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11.11.2014     Veronika Schindelar

Wenn es um die ständige Erreichbarkeit für Kollegen sowie den Chef geht, fühlen sich viele Mitarbeiter heutzutage überfordert. In einer Studie des deutschen IT-Branchenverbandes Bitkom gaben 77% der Befragten an, außerhalb der regulären Arbeitszeiten für Kollegen und Kunden erreichbar zu sein.

Als Assistentin bzw. als Assistent müssen Sie besonders auf Work Life Balance achten. Weder Ihre Kollegen noch Ihr Chef haben etwas davon, wenn ein Burn Out droht. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie der ständigen Erreichbarkeit Zügel anlegen können.

Vorbild deutsche Autokonzerne

Mitarbeiter einiger großer deutscher Autokonzerne haben es in Bezug auf Erreichbarkeit bereits gut. Bei Volkswagen werden von 18:15 bis 7:00 einfach keine Mails vom Mailserver weiter geleitet. Bei Daimler können E-Mails bei Abwesenheit automatisch gelöscht werden, der Absender wird darüber informiert. BMW hat eine Betriebsvereinbarung, die vorsieht, dass Mitarbeiter mit ihrem Chef vereinbaren, wann Sie für ihn erreichbar sind und Mitarbeiter können die zusätzliche Arbeitszeit in das Stundenkonto eintragen.

Der ständigen Erreichbarkeit Grenzen setzen

Sprechen Sie mit Ihrem Chef über Ihr Recht auf Unerreichbarkeit, aber machen Sie das auf eine konstruktive Art und Weise. Das Beispiel von BMW zeigt eine konstruktive Lösung. Wenn es in Ihrem Unternehmen in Bezug auf die ständige Erreichbarkeit noch keine Betriebsvereinbarung gibt, dann gehen Sie als Assistentin voran. Ihr Chef schätzt es sicher, wenn Mitarbeiter Probleme ansprechen und konstruktive Lösungen vorschlagen.

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Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Chef wann unter welchen Umständen Sie gerne bereit sind erreichbar zu sein. Wichtig ist, dass die zusätzliche Zeit, die Sie außerhalb der Arbeitszeit auf Abruf sind, auch angemessen entlohnt wird. Achten Sie dabei auch auf die Überstundenregelungen.

Wenn schon, dann ordentlich

Wenn Ihr Chef von Ihnen außerhalb des Büros Unterstützung braucht, dann sollte er auch die notwendigen Arbeitsgeräte zur Verfügung stellen. Niemand kann erwarten, dass Sie Ihr privates Smartphone und ihren privaten Laptop auspacken, wenn dringend ein Termin außerhalb der Bürozeiten zu koordinieren ist.

Ein ordentliches Firmen Smartphone und ein ordentlicher Laptop muss Ihre Flexibilität dem Chef wert sein. Außerdem geht es auch um Sicherheit. IT Security wird immer wichtiger. Aber aufpassen: Allein, dass Sie ein Firmen Handy haben, leitet überhaupt kein Recht auf ständige Erreichbarkeit ab. Deshalb wie oben vorgeschlagen: Vereinbaren Sie Regeln mit Ihrem Chef.

Durch mobiles Arbeiten Lebensqualität zurückgewinnen

Ihr Chef verlangt von Ihnen Flexibilität. Wahrscheinlich ist diese im derzeitigen Wettbewerbsumfeld notwendig. Verlangen Sie im Gegenzug auch Flexibilität und holen Sie sich Lebensqualität zurück. Zum Beispiel könnten Sie einen mobile Working Day vereinbaren. Das ist für Assistentinnen und Assistenten vielleicht nicht selbstverständlich. Aber mit Smartphone und Laptop sind Sie für den Chef ja immer erreichbar und manche Arbeiten, bei denen Sie sich konzentrieren müssen, können Sie zu Hause oder wo immer Sie Ruhe finden ebenfalls erledigen.

Bessere Kommunikation erleichtert die ständige Erreichbarkeit

Vielleicht kennen Sie das: Privat nutzen die meisten von uns Social Media Netzwerke, wie Facebook oder WhatsApp um uns mit Freunden zu koordinieren. In der Firma gibt es meist nur Outlook und das nicht einmal in der neuesten Version. Gehen sie voran und ventilieren Sie die Idee in Ihrem Unternehmen, dass es mittlerweile auch Social Media Plattformen für Unternehmen gibt.

Yammer ist so eine Social Media Plattform für Unternehmen. Mit Yammer, das so ähnlich wie Facebook funktioniert, nur halt hinter Fire Wall eines Unternehmen, können alle Mitarbeiter wesentlich einfacher kommunizieren und zusammenarbeiten, als mit dem herkömmlichen E-Mail System. Das wirkt sich auch auf Ihre ständige Erreichbarkeit aus. Wenn alle Mitarbeiter alle Informationen finden, dann brauchen Sie nicht ständig das Firmenlexikon zu spielen.

Leider werden Sie das E-Mail nicht komplett los. Lesen Sie in diesem Beitrag wie Sie die E-Mail Flut in den Griff bekommen.

Fazit

Viele große Unternehmen erkennen, dass sie der ständigen Erreichbarkeit Grenzen setzen müssen und erstellen Betriebsvereinbarungen. Wenn das in Ihrem Unternehmen noch nicht ist, ergreifen Sie die Initiative und besprechen Sie das mit Ihrem Chef. Definieren Sie mit Ihrem Chef Regeln. Holen Sie sich Lebensqualität zurück. Zum Beispiel durch mobiles Arbeiten. Ordentliche Werkzeuge und Kommunikationsplattformen können zusätzlich helfen die ständige Erreichbarkeit zu zähmen.

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