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Das Coronavirus wirkt sich sowohl auf den beruflichen als auch den privaten Alltag aus. Um die Verbreitung einzudämmen, rät die Regierung Unternehmen, ihren Mitarbeitern Mobile Working und Home Office zu gewähren. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie schnell und einfach Home Office auch in Ihrem Betrieb einführen können und welche Punkte Sie dabei beachten sollten.

„Die Bevölkerung wird ersucht, ihre sozialen Kontakte zu reduzieren”, rät das Sozialministerium auf seiner Website, um die Verbreitung des Coronavirus (COVID-19) zu verlangsamen. Diese Aufforderung gilt insbesondere für das Arbeitsleben. Denn in den meisten Fällen ist der Arbeitsplatz jener Ort, an dem man sich am längsten mit anderen Personen gemeinsam befindet. Bundeskanzler Sebastian Kurz hat deshalb bei einer Pressekonferenz am 10. März alle Unternehmen dazu aufgefordert, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zum Home Office anzubieten.

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Mobile Working ist hierzulande nicht neu: In Österreich hat sich die Nutzung von Home Office laut einer Studie zuletzt verdoppelt. Im europäischen Vergleich ist diese flexible Form der Arbeit in Österreich schon stark verbreitet. In Anbetracht der vielen Vorteile, die diese flexible Form der Arbeit bietet, ist dies logisch. Einen Mobile Working-Arbeitsplatz einzurichten ist in den meisten Fällen auch sehr rasch möglich:

Internet, Smartphone und Computer reichen für Home Office

Um zumindest einem Großteil der beruflichen Aufgaben innerhalb der eigenen vier Wände nachzugehen, benötigen viele Mitarbeiter lediglich eine Internetverbindung, ein Smartphone und einen Computer. Doch auch bei einigen Berufen wie etwa Call-Center-Mitarbeitern, bei denen auf den ersten Blick die Präsenz am Arbeitsplatz notwendig scheint, lässt sich die Arbeit von zu Hause aus erledigen.

Insgesamt lässt sich Mobile Working sehr leicht realisieren, weil die Grundvoraussetzungen in Österreich ideal sind:

  • Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern bereits ein Smartphone und auch einen Laptop zur Verfügung, weil sie beispielsweise in ihrem beruflichen Alltag viel unterwegs sind. Ist dies nicht der Fall, haben viele diese Geräte auch in ihrem Privatbesitz.
  • Die überwiegende Mehrheit der Österreicher hat Zugang zum Internet: entweder über eine fixe Leitung, Mobilfunk-Lösungen oder über das in den meisten Mobilfunktarifen inkludierte Datenvolumen, welches z.B. für Hotspots genutzt werden kann.
  • Mit Cloud-Lösungen wie Microsoft Office 365 ist das Einrichten eines vollwertigen Arbeitsplatzes und das mobile Arbeiten selbst denkbar einfach.

Diese fünf Punkte sollten Sie beim Zugang zum Firmennetzwerk beachten

Ohne Verbindung zum gesicherten Netzwerk können viele Mitarbeiter ihre Arbeit nicht oder nur schlecht erledigen. Für den Zugriff auf und Austausch mit dem Server des Arbeitgebers gibt es verschiedenste Möglichkeiten. Die fünf gängigsten Varianten sind:

  1. Der Mitarbeiter nutzt seinen privaten Internetanschluss und kann mittels VPN-Verbindung auf das Firmennetzwerk zugreifen.
  2. Unternehmen können ihre Mitarbeiter mit mobilen Internet-Anschlüssen wie dem Business Mobile Internet ohne Bindung und einem günstigem Modem ausstatten. Durch die unkomplizierte Plug-and-Play-Lösung kann das Modem direkt verwendet werden und bietet den Mitarbeitern auch kurzfristig die geeigneten Rahmenbedingungen um im Home Office produktiv zu bleiben.
  3. Verfügt der Mitarbeiter über keinen Internetanschluss, kann er die in den meisten Mobilfunktarifen inkludierten Datenpakete Mit nur wenigen Klicks lässt sich am Smartphone ein Hotspot einrichten (Anleitungen für Android bzw. iOS). Von diesem haben dann gleich mehrere Geräte - etwa ein Laptop oder ein Tablet - Zugang zum Internet und mittels VPN-Verbindung auch zum Firmennetzwerk.
  4. Vorsicht vor der Nutzung von öffentlichen WLANs, wie sie etwa in Parks, Einkaufszentren, Bahnhöfen oder Kaffeehäusern angeboten werden. Wenn Mitarbeiter diese Zugänge zum Arbeiten nutzen, bringen sie die Daten des Unternehmens in Gefahr.
  5. Einige Laptop- oder Tablet-Modelle haben eine SIM-Karte bereits integriert und bieten über Mobilfunk einen direkten und sicheren Zugang.

Besprechungen lassen sich auch sehr gut virtuell abhalten

Beim Home Office muss der Mitarbeiter auf den Austausch mit seinen Kollegen nicht verzichten. Denn ohne Vorinstallation am Mobiltelefon können bis zu fünf Teilnehmer in einem Anruf zusammengeschalten werden. Abseits von Telefon und E-Mail bieten SMS und verschiedene Messaging-Anwendungen eine gute Alternative, um mit einzelnen oder mehreren Kollegen direkt in Kontakt zu treten. Die für den privaten Gebrauch sehr populären Messaging-Lösungen können jedoch im Business-Einsatz Probleme verursachen. Ein Beispiel: WhatsApp zu nutzen und dabei die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten, ist zwar theoretisch möglich, praktisch aber schwierig.

Für die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander eignen sich auch Web-Konferenzen. Diese Anwendungen sind ideal für interne Besprechungen oder auch Meetings mit Kunden, denn damit können die Teilnehmer nicht nur einander sehen, sondern haben auch jene Dokumente im Blick, um die sich das Gespräch gerade dreht. Das Archivieren der Kommunikation ist ebenfalls möglich und denkbar einfach.

Es gibt zahlreiche Lösungen, die sich auch für den Einsatz im Home Office eignen. Die folgenden Anwendungen sind empfehlenswert, weil sie der Mitarbeiter einfach und rasch selbst am Laptop, Tablet oder Smartphone einrichten kann:

So lassen sich Sicherheit und Datenschutz auch bei Home Office realisieren

Security ist nicht bloß eine Frage der dafür passenden Soft- oder Hardwarelösung. Auch das Verhalten des Nutzers spielt eine immer wichtigere Rolle. Um Firmendaten nicht zu gefährden, sollten Sie deshalb gerade beim Mobile Working folgende Aspekte beachten:

  • Der Mitarbeiter sollte sich über eine VPN-Verbindung (Virtual Private Network) ins Firmennetzwerk einloggen. Dabei wird im Internet ein Datentunnel zwischen dem Gerät des Mitarbeiters zuhause und dem Firmenserver aufgebaut.
  • Wenn ein Mitarbeiter ein privates Gerät (Smartphone, Tablet, Laptop oder PC) verwendet, dann sollte dieses zumindest mit einer Passwortsperre versehen sein. Viele Apps und Anwendungen lassen sich ohne diese Sperre gar nicht mehr nutzen.
  • Setzen Sie Cloud-Lösungen ein, um den Zugriff auf Firmendaten im Home Office zu ermöglichen. Dabei werden die Daten nicht auf dem Device des Mitarbeiters, sondern in der sicheren Cloud gespeichert. So können selbst dann keine Daten verloren gehen, wenn das Smartphone oder der Laptop entwendet wird oder kaputt geht. Ist eine Arbeit mit der Cloud nicht möglich, dann sollte der Mitarbeiter die Daten zumindest verschlüsselt speichern.
  • Arbeitet der Mitarbeiter mit privaten Geräten, sollten Sie Virenschutz- und Firewall-Programme wie Norton™ Business Security in Betracht ziehen. Diese sind wesentlich einfacher zu nutzen und vor allem immer am aktuellsten Stand.

Bei allen Vorteilen, die Home Office generell und insbesondere vor dem Hintergrund des Coronavirus bietet, kann ein Unternehmen Mobile Working in Österreich nicht einseitig anordnen. Es gibt auch keinen Rechtsanspruch auf Home Office. Vielmehr müssen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf einigen. Das kann in Form von Betriebsvereinbarungen oder durch Übereinkommen mit dem einzelnen Mitarbeiter erfolgen. Darüber hinaus gilt es für Unternehmen auch bestimmte rechtliche Aspekte zu berücksichtigen.

Fazit: Home Office - trotz Coronavirus produktiv bleiben

Jedes Unternehmen kann einen wichtigen Beitrag dazu leisten, die Verbreitung des Coronavirus zu verlangsamen. Dabei ist Home Office eine sehr wirkungsvolle Maßnahme, weil sich damit die Anzahl und Intensität der persönlichen Kontakte einschränken lässt. Aufgrund der hohen Internetaffinität der Österreicher und vorhandener Cloud-Lösungen sind die Voraussetzungen für Mobile Working gegeben. Magenta Business unterstützt Sie und Ihr Unternehmen bei der raschen und sicheren Implementierung von Home Office. Dadurch können Betriebe die wirtschaftlichen Folgen des Kampfes gegen das Coronavirus erheblich reduzieren.

In diesem Beitrag finden Sie alle wichtigen Informationen für Schüler und wie Distance Learning von zu Hause aus funktioniert. 

Dieser Beitrag wurde am 16.03.2020 aktualisiert.

Cloud Telefonanlage im Home Office

 

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