Neue Arbeitsformen wie zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ist in vielen Branchen bereits zum Alltag geworden und nicht mehr wegzudenken. Organisationen haben in den vergangenen Jahren eine rasante Entwicklung durchgemacht, die mitunter nicht nur technische Herausforderungen mit sich bringt. Denn die Technik ist rasch implementiert, aber wie steht es hier um die Zusammenarbeit und vor allem die Akzeptanz der Mitarbeiter?

In Zukunft, so viel ist klar, braucht es klare Regelungen, wie Rahmenbedingungen und starke Konzepte, die vom gesamten Unternehmen sowie den Führungskräften, getragen werden dürfen. Denn mobiles Arbeiten erfordert eben mehr als nur einen Laptop mit Internetanschluss.

Bei Magenta Telekom hat sich das Personalmanagement bereits 2013 mit modernen Bürokonzepten und flexiblen Lösungen am Arbeitsplatz der Zukunft auseinandergesetzt und ist somit auch weiterhin ein attraktiver Arbeitgeber.

Wie attraktiv ist ihr Unternehmen? Welche Werkzeuge hier unterstützen können und welchen Nutzen sie bringen, erfahren Sie auch in unserem Whitepaper.

Welche Säulen der neuen Arbeitsformen bilden die Voraussetzung?

Um virtuelles Arbeiten optimal zu ermöglichen, sind folgende drei Säulen als Rahmen zu beachten und individuell auf Ihr Unternehmen anzupassen:

  • Mensch & Unternehmenskultur
  • Technologie & Infrastruktur
  • Organisation & Rahmenbedingungen

1. Säule: Mensch & Unternehmenskultur

Der vernetzte und mobile Arbeitsplatz setzt voraus, dass die Mitarbeiter selbstbestimmt arbeiten und sich stärker selbst organisieren. Dies ist wiederum nur möglich, wenn die Unternehmenskultur bestmöglich auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten ist. Das beste Tool bringt den Anwendern nichts, wenn sie nicht wissen, wie sie es optimal einsetzen oder wo dessen Grenzen sind.

Um dies zu erreichen, sind Weiterbildung, Austausch und neue Modelle essenziell. Magenta Telekom unterstützt Unternehmen bei der Erarbeitung und Umsetzung zukunftsrelevanter Konzepte im Bereich Kommunikation.

Wie kann klar über Ziele geführt werden?

Am Arbeitsplatz ist die Zusammenarbeit nach bestimmten eingespielten Prozessen geregelt. Im Home-Office gibt es solche Regeln nicht. Jeder Mitarbeiter ist dort auf sich gestellt und kann sich seinen Tagesablauf so organisieren, wie er es für richtig hält. Deshalb muss jeder einzelne Mitarbeiter wissen, welcher Output von ihm erwartet wird und wofür dieser gebraucht wird. Dies lässt sich durch das Führen über Ziele organisieren: Dabei kennt jeder Einzelne das Ziel, das ein Team erreichen soll und weiß, welchen Beitrag er selbst dafür leisten muss.

Wie kann strukturiert kommuniziert werden?

Das setzt voraus, dass die Organisation auch Raum für Austausch lässt. Denn im Home-Office entfallen die Gespräche zwischen Tür und Angel oder während der gemeinsamen Mittagspause. In diesen Situationen tauschen sich Mitarbeiter auch sehr oft über gemeinsame Projekte aus. Die Informationen, die dabei weitergegeben werden, müssen auch unter Telearbeitern kommuniziert werden. Eine Möglichkeit hier entgegenzuwirken, sind gemeinsame Chaträume für einzelne Teams, um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken.

Im Home-Office müssen die Mitglieder einer Projektgruppe viel mehr und strukturierter über digitale Kanäle kommunizieren, als sie das gewohnt sind. Die Führungskraft muss ein Modell dafür entwickeln, wie jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit auf dem gleichen Wissensstand sein kann. E-Mails sind dafür in den meisten Fällen nicht der richtige Weg: Dabei verschicken die Teammitglieder oft unterschiedliche Versionen von Dokumenten untereinander und mitunter wird auf ein Teammitglied „vergessen“.

Mit einer Cloud-Lösung funktioniert die Kommunikation hingegen um einiges besser: Es gibt von jedem Dokument immer nur die eine – und zwar die aktuellste Version eines Dokuments –, zu der jedes Teammitglied Zugang hat.

Magenta Business bietet Ihnen als Unternehmer attraktive Microsoft Office 365 Lösungen inkl. Teams für Ihren vernetzten Arbeitsplatz an.

2. Säule: Technologie & Infrastruktur

Um den hybriden Arbeitsplatz in der eigenen Infrastruktur zu integrieren, bietet Magenta Business ein vielfältiges Angebot an individuell passenden Lösungen an, wie beispielweise:

Wichtig dabei ist, dass es nicht um eine Vielzahl an Lösungen geht, sondern darum für Ihr Unternehmen die besten Lösungen zusammenzustellen. Allen voran spielen hier die Kosten natürlich auch eine wichtige Rolle als Unternehmer.

Der passende Tarif hält Kosten niedrig

Die Lösung, die Ihre individuellen Ansprüche am besten erfüllt, ist ganzheitlich betrachtet immer die kostengünstigste: Daher ist es wichtig, einen Tarif zu finden, der Ihre Kommunikationsbedürfnisse optimal abdeckt und sich bei Bedarf auch flexibel an neue Rahmenbedingungen anpassen lässt.

Beachten Sie dabei folgende Fragen:

  • Wie viele mobile Endgeräte sind im Einsatz?
  • Wie hoch ist das Datenaufkommen?
  • Benötigen Mitarbeiter Sprach-, Datenvolumen oder SMS-Kontingente fürs Ausland?

Mit den Magenta Smartphone-Tarifen bekommen Ihre Mitarbeiter neben unlimitierten Minuten in Österreich und in der EU auch genug Datenvolumen – und bei Bedarf sogar Freieinheiten in ganz Kontinentaleuropa oder weltweit.

Für Sie entfallen dabei die Aktivierungskosten und bei Anmeldung über den Webshop erhalten Sie einen Online-Bonus. Befinden sich Ihre Mitarbeiter aufgrund der Ausgangs- und Ausreiseregelungen nun länger als geplant im Ausland, so haben sie von ihrem Übergangsquartier aus einen sicheren Zugang zum Internet und Firmennetzwerk. Mittels weniger Klicks lässt sich dabei am Smartphone schnell ein Hotspot einrichten (Anleitungen für Android bzw. iOS).

Welche Vorteile des Firmen-Festnetzes im Home-Office können Sie nutzen?

Um den steigenden Anforderungen der Kunden gerecht zu werden, müssen die Mitarbeiter eines Unternehmens optimal erreichbar sein. Gleichzeitig sollte sich ein Unternehmen mit einem professionellen Auftritt nach außen präsentieren. Eine Festnetznummer gilt als Qualitätsmerkmal für einen klassischen Dienstleister. Viele Unternehmen nutzen deshalb Mobilfunk und Festnetz parallel, was sich im jetzigen Arbeitsalltag als vorteilhaft erweist.

Moderne Telefonanlagen, wie All In Communication, vereinen die Vorteile von Festnetz und Mobilfunk unter einem Dach. Die Cloud-Telefonanlage wird von Magenta Telekom betrieben und kann Unternehmen speziell im Home-Office aufgrund Ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit unterstützen. Weiterhin gibt es die Funktion „Konferenzraum“, mit der die Nutzer einfach und unkompliziert Telefonkonferenzen mit bis zu acht Teilnehmern veranstalten können.

Alle Mitarbeiter können somit auch im Home-Office mit Ihrer Festnetznummer erreichbar sein – entweder direkt am Mobiltelefon oder am Softphone, indem IP-Telefonie auf Ihrem Computer installiert ist. Der Anrufer bemerkt keinerlei Unterschiede, den Mitarbeitern stehen von Zuhause aus, alle Möglichkeiten einer modernen Festnetz-Telefonanlage bzw. IP-Telefonanlage zur Verfügung und für Mobilfunk und Festnetz fällt dabei nur eine Rechnung an.

Der Internetschutz für den Arbeitsalltag

Sie und Ihre Mitarbeiter greifen im Home-Office täglich über Laptops, Smartphones und Tablets auf die unterschiedlichsten Webseiten zu. Deshalb kann es auch dazu kommen, dass Ihre Unternehmensrechner mit schädlicher Software infiziert werden.

Ohne Lösungen wie dem Internetschutz von Magenta Business können diese Programme (Viren, Trojaner, etc.) Ihre Unternehmensdaten gefährden und unter Umständen sogar Ihren Arbeitsablauf lahmlegen.

Die Technik bildet eine gute Basis für Home-Office. Wie effizient diese Form der Zusammenarbeit in den virtuellen Teams letztendlich funktioniert, hängt aber von den Rahmenbedingungen und Mitarbeitern selbst ab.

 

3. Säule: Organisation & Rahmenbedingungen

Je nach Industrie und Größe sind die Rahmenbedingungen für den hybriden Arbeitsplatz sehr unterschiedlich. In gezielten Workshops mit den Mitarbeitern sollten die Regeln und organisatorischen Voraussetzungen erarbeitet werden. Bei Magenta Telekom hat dies besonders gut durch das Aufstellen von Thesen funktioniert, die in kleinen Arbeitsgruppen verifiziert oder falsifiziert wurden.

Auf diese Weise konnten die Rahmenbedingungen von Magenta Work optimal festgelegt werden, z.B. den verpflichtenden Office-Day einmal pro Woche. Und diese drei Tipps helfen dabei, die Zusammenarbeit in den virtuellen Teams für alle Beteiligten zu verbessern.

Wie grenze ich den Arbeitstag klar ab?

Home-Office gibt jedem Einzelnen die Chance, genau dann zu arbeiten, wann es der Alltag zulässt und wann sich der Einzelne am produktivsten fühlt. Diese Möglichkeit birgt allerdings eine große Gefahr: Es ist nicht mehr klar, wann ein Arbeitstag beginnt und wann er endet.

Sowohl für jeden Einzelnen als auch für das Team insgesamt ist es extrem belastend, nicht zu wissen, wann man selbst und die anderen arbeiten und damit auch problemlos erreichbar sind, und wann der Arbeitstag endet. Michael Bartz, Experte für modere Arbeitsformen an der IMC Fachhochschule Krems, rät in einem Blogbeitrag zum virtuellen Grüßen am Morgen und am Ende des Arbeitstages.

Denn gerade im Home-Office ist es wichtig, dass der Einzelne auch auf fixe Erholungszeiten setzen kann, da die räumliche Trennung oftmals fehlt. Das virtuelle Grüßen erinnert auch jeden an seinen gewohnten Arbeitsalltag und hilft dabei, gegenseitig Vertrauen aufzubauen.

Wie gewinne ich virtuell Vertrauen?

Vertrauen ist für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams essentiell und hat zwei Aspekte: Die Teammitglieder kennen einander und wissen über die Qualifikation der anderen Bescheid. Diese Voraussetzungen sind bei Mitarbeitern, die einander gut kennen, erfüllt. Werden Teams auf ein Projekt bezogen zusammengestellt, kennen sich die Mitglieder in der Regel kaum oder gar nicht. Um Vertrauen aufzubauen, sind daher Video– oder Telefonkonferenzen mit einer Vorstellungsrunde sinnvoll.

Ob Telefonkonferenz oder Videomeeting: Um Vertrauen aufzubauen ist es hilfreich, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich besser kennenzulernen. Zeit für den Austausch von informellen Informationen hilft dabei. Bei den virtuellen Treffen sollten auch Themen besprochen werden können, die nicht direkt mit dem Projekt oder auch Unternehmen zu tun haben.

3. Richtiges Collaboration-Tool zeitnah wählen

Am Markt existiert eine enorme Vielfalt an Tools, die die Zusammenarbeit von Dokumenten simultan, also zeitgleich, ortsunabhängig und in der Cloud ermöglicht. Gerade in der jetzigen Situation wird auch sehr viel darüber in Medien oder über Social Media berichtet. Wichtig ist, dass sich Unternehmen in der jetzigen Situation zeitnah für eine Lösung entscheiden, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Denn: Mitarbeiter auf eine völlig neue Plattform einzuschulen, braucht Zeit. Magenta Business unterstützt Unternehmen dabei, damit Sie und Ihre Teams verbunden bleiben.

Fazit: Hybrider Arbeitsplatz der Zukunft

Der Arbeitsplatz von morgen ist mobil: Er ist nicht länger auf feste Büroarbeitsflächen beschränkt. Dank digitaler Lösungen, der richtigen Ausstattung und moderner Konzepte können Mitarbeiter an jedem Ort produktiv und sicher arbeiten. Indem wir Österreichs Unternehmen an unseren eigenen Erfahrungen teilhaben lassen und sie mit allen relevanten Informationen sowie Lösungen ausstatten, möchten wir unseren Beitrag zur gemeinsamen Gestaltung des Arbeitsplatzes der Zukunft leisten.