Große Speditionen setzen längst auf moderne Flottenmanagement-Systeme, um die Disposition effizienter und kundenfreundlicher zu gestalten. Disponenten erhalten Informationen zu Standort, Leistung, Treibstoffverbrauch, Ladungszustand in Echtzeit und sind so in der Lage, dynamisch auf Probleme zu reagieren. Aber auch Handwerker und Dienstleistungsunternehmen mit einer Serviceflotte profitieren vom lückenlosen Tracking relevanter Daten in einem modernen Fuhrparkmanagement.

Tracking-Systeme im Fuhrparkmanagement vernetzen die Fahrzeugflotte mit der Zentrale. Eine Software sammelt dabei Informationen über Position, Geschwindigkeit, Route und Staus aller Fahrzeuge der Flotten. Diese Daten werden dann über mobile Netze in Echtzeit an die Zentrale gesendet, wo der Disponent sie computergestützt auswertet. Neben GPS-Sendern existieren Sensoren für Messungen der Geschwindigkeit, des Fahrzeugzustands, des Tankstands und anderer Parameter.

Vorteile von Tracking-Systemen für Dienstleistungsunternehmen

Schon 2016 nutzten 20 Prozent aller Fuhrparkleiter in Europa ein Telematik- und/oder Fuhrparkmanagementsystem. In derselben Dataforce Studie 2018 waren es bereits 45 Prozent der befragten Firmen. Ein eindeutiger Trend, dem langfristig immer mehr Unternehmen folgen werden, denn die Vorteile sind zahlreich:

  • Produktivität erhöhen: Eine automatische und dynamische Routenplanung sorgt für kürzere Fahrzeiten, wodurch auch der Spritverbrauch sinkt. Der Verwaltungsaufwand für Servicemitarbeiter wird durch digitale Lieferscheine und automatische Zeiterfassung minimiert.
  • Mitarbeiter im Backoffice entlasten: Auch die Mitarbeiter im Backoffice profitieren von einem digitalen Flottenmanagement. So erhält die Buchhaltung den Lieferschein des Außendienstmitarbeiters sofort nach Auftragsabschluss und im richtigen Format. Die aufwendige Zettelwirtschaft und elektronische Archivierung entfällt dadurch.
  • Kundenzufriedenheit steigern: Mit einem Flottenmanagementsystem halten Sie Auftraggeber von Anfang auf dem Laufenden: Von der Terminvereinbarung bis zur Nachbereitung ist er über den Status seiner Anfrage informiert. Diese Serviceleistungen sind dem modernen Kunden zunehmend wichtig. So gaben etwa in der Salesforce Studie State of the Connected Customer 91 Prozent der Kunden an, dass eine positive Erfahrung im Kundendienst einen erneuten Kauf wahrscheinlicher mache. Gleichzeitig beschreibt mehr als die Hälfte der Befragten Ihre Erfahrungen mit dem Kundendienst als fragmentiert.
  • Schnellere Bearbeitungszeiten: Mitarbeiter im Außendienst sind häufig auf Ersatzteile angewiesen, um einen Auftrag abzuschließen. Vor allem Dienstleistungsunternehmen profitieren daher von der mobilen Betriebsmittelerfassung. Denn Mitarbeiter im Außendienst bestellen über ein mobiles Gerät benötigte Ersatzteile sofort im Firmenlager. Da der Lagerbestand direkt mit der Bestellung verbunden ist, erhält der Kunden sofort eine Information, wann er mit dem Einbau des Ersatzteils rechnen kann.
  • Fahrverhalten vergleichen und optimieren: Das Fahrverhalten der Fahrer beeinflusst den Wert der Fahrzeuge. Ein risikoreicher Fahrstil und häufige Fehler gehen buchstäblich an die Substanz. Mit einem modernen Fuhrparkmanagement können Sie das Fahrverhalten auswerten und die Daten nicht nur zur Optimierung des Spritverbrauchs, sondern auch für die Schulung und Weiterbildung Ihrer Fahrer einsetzen.
  • Rechtliche Sicherheit: Zu schnelles Fahren, Auffahrunfälle oder ein angekratztes Fahrzeug: kleine bis größere Unfälle sind auf Dauer unvermeidlich. Doch in der vernetzten Fahrzeugflotte wird jede Bewegung mithilfe von Dashcams dokumentiert, sodass der Unfallhergang im Streitfall nachvollziehbar ist und auch den Fahrer im Zweifelsfall entlasten kann. Durch automatisierte Erfassung von Arbeits- und Standzeiten erleichtern Sie Ihren Fahrern auch die Dokumentation dieser und können komplett auf manuelle Fahrtenbücher verzichten.

Modernes Flottenmanagement in der Praxis (6 Schritte)

Wie sieht ein modernes Fuhrparkmanagement in der Praxis aus? Stellen Sie sich einen Spediteur aus Wien vor. Er bekommt einen Auftrag aus Linz, wo er einige Paletten mit Ware von einem Kunden abholen soll.

  1. Beidseitige Kommunikation bei der Auftragsvergabe: Mit dem modernen Fuhrparkmanagement-System schaut der Disponent nun, welcher Lkw freie Kapazitäten hat und möglichst nahe am Zielort ist. Dann übermittelt er die Details digital an das mobile Gerät des Fahrers. Er bestätigt den Auftrag oder lehnt ihn ab, falls Gründe dagegensprechen.
  2. Dynamische Routenplanung: Auf der Autobahn zwischen Wien und Linz ist ein Stau. Die intelligente Routenplanung erkennt den Stau und plant die Route um, bevor der Fahrer einen großen Umweg fahren muss. Er ist schneller beim Kunden und verbringt weniger Zeit auf der Straße.
  3. Automatische sensorische Messungen: Während der Fahrt erhält der Disponent eine Alarmmeldung, denn der Mitarbeiter ist zu schnell unterwegs. Sensoren im Fahrzeug messen die Geschwindigkeit, Beschleunigung, den Spritverbrauch und optional viele andere Parameter. Diese Sensoren sind direkt mit dem Fuhrparkmanagement-System verbunden. Der Disponent definiert Grenzwerte, deren Überschreitung einen Alarm auslöst.
  4. Optimierte Auftragsverwaltung: Der Fahrer nimmt den Auftrag an und fährt zum Kunden. Dort angekommen, füllt er den Lieferschein direkt am Tablet aus, lässt ihn unterschreiben und schickt ihn digital an die Zentrale. Die Auftragsdaten sind unmittelbar nach Abschluss verfügbar, sodass die Buchhaltung den Auftrag sofort buchen kann.
  5. Automatische Zeiterfassung durch Geozonen: Um die Zeiterfassung braucht sich der Fahrer nicht mehr selbst zu kümmern. Über die automatische Zeiterfassung definiert der Disponent stattdessen eine Geozone. Erreicht der Fahrer diesen Punkt, dokumentiert das System automatisch die Zeit.
  6. Elektronischer Fahrtenschreiber mit Alarmsystem: Auf der Rückfahrt schlägt das System erneut Alarm beim Disponenten: Er hat die maximale Fahrzeit überschritten. Der Disponent greift ein und weist die Ruhezeit an. Statt eines Tachos, der Fahrerkarte und Massenspeicher ausliest, läuft der digitale Fahrtenschreiber in Echtzeit.

Fazit: So profitieren Dienstleistungsunternehmen vom Fuhrparkmanagement mit Tracking

2019 sind nur 9 Prozent aller IoT-Projekte in deutschen Unternehmen gescheitert. Ein Jahr zuvor waren es noch 15 Prozent, so das Ergebnis der IDG-Studie Internet of Things. Dieser Trend zeigt, dass sich der Schritt in Richtung modernem Flottenmanagement für Dienstleistungsunternehmen, aber auch andere Branchen zunehmend lohnt.

Die Implementierung eines Fuhrparkmanagement-Systems für Serviceflotten ist ein Paradebeispiel für die Potenziale von IoT-Technologie in der Wirtschaft. Durch die Verbindung von Fahrzeugtelematik und moderner Analysesoftware entsteht ein leistungsstarkes Trackingsystem für eine effizientere Fahrzeugflotte. Unternehmen senken so die TCO für ihre Fahrzeugflotte und steigern die Produktivität im Außendienst sowie die Kundenzufriedenheit.