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Verantwortliche Fuhrparkmanager sind ständig mit Themen wie Kundentermine, Diebstahl und Zettelwirtschaft konfrontiert. Wir zeigen in diesem Beitrag, wie Unternehmer mit einer einfachen Lösung ihren Fuhrpark steuern und dabei Kosten sparen können. Im Fokus steht dabei das Potenzial der Digitalisierung zu nutzen.

Laut einer Befragung der Leasing-Firma Arval ist die Optimierung der Kosten die größte Herausforderung im Fuhrparkmanagement. 39% der Fuhrparkmanager möchten die Kostensituation verbessern, und setzt dabei auf Fahrtrainings, effizientes Fahren und Spritsparbewerbe. An zweiter Stelle der Herausforderungen liegt der rasante Technologiefortschritt, 31% der Unternehmen haben damit zu kämpfen. An dritter Stelle stehen Gesetzesänderungen, die für 28% der Fuhrparkmanager eine Hürde darstellen.

Für Kostenkontrolle fehlen Zeit und Ressourcen

Auch wenn als erstes Ziel die Optimierung der Kosten genannt wird, so bleibt im Alltag scheinbar wenig Zeit, sich damit zu befassen. Das hat eine Studie des deutschen Marktforschungsinstituts Dataforce unter 600 Teilnehmern ergeben. Als möglichen Grund vermuten die Studienautoren die knappe Personalsituation, denn je kleiner das Unternehmen ist, desto weniger Kostenkontrolle gibt es. Der laufende Betrieb hat Vorrang.

5 digitale Lösungen für Fuhrpark-Verantwortliche

Die beiden Studien zeigen klar: Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen benötigen Fuhrpark-Verantwortliche Unterstützung. Steigender Wettbewerb verlangt besseren Service, um sich am Markt abzuheben und das wiederum verlangt einen Überblick über die Flotte. Im stressigen Alltag bleibt schlussendlich sehr wenig Zeit, sich um Auswertungen zu kümmern, die den Ist-Status und in der Folge Einsparungspotenzial analysieren.

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Unterstützung bringt Ihnen ein digitalisierter Fuhrpark, damit sehen Sie Ihre gesamte Fahrzeugflotte auf einem Blick, beispielsweise am Laptop oder Tablet. Der Überblick in Echtzeit hilft Ihnen zu disponieren und zu optimieren. Genauso werden zahlreiche Daten über jede einzelne Fahrt automatisch ermittelt, zusammengeführt und zentral gespeichert – damit bekommen Sie Analysen auf Knopfdruck.

Mit einer „Flottenmanagement“-Plattform digitalisieren Sie Ihren Fuhrpark ohne großen Aufwand und lösen damit die typischen Herausforderungen eines Fuhrparkmanagers:

1. Von unsichtbaren zu sichtbaren Autos - für mehr Kundenservice

Ein Kunde ruft an und fragt, wann Ihr Service-Mitarbeiter bei ihm ankommt. Sie können keine genaue Auskunft geben, weil Sie nicht wissen, wo er sich gerade befindet. Sie versuchen, ihn am Handy zu erreichen, aber er hebt nicht ab. Somit muss Ihr Kunde genauso wie Sie im Ungewissen warten.

Die Lösung: Sie sehen auf dem Bildschirm Ihre gesamte Fahrzeugflotte und auch den gesuchten Service-Mitarbeiter. So können Sie dem Kunden sofort Auskunft geben, wann der Mitarbeiter da ist.

2. Von unbefugter Nutzung zur Kontrolle mittels Tracking

Ihre Fahrzeuge werden immer wieder von Mitarbeitern oder Unbefugten außerhalb der Geschäftszeiten für eigene Fahrten genutzt - vielleicht sogar für einen Nebenerwerb - doch Sie können das nicht nachweisen. Außerdem kommt es manchmal zu Diebstählen, beispielsweise von Baumaschinen.

Die Lösung: Mittels Tracking wissen Sie jederzeit, wo sich jedes Fahrzeug befindet. Bei unbefugter Nutzung oder Diebstahl werden Sie mit der Funktion „Automatische Alarme“ per SMS oder Mail alarmiert.

3. Von Zeitverschwendung zu Zeit für das Wesentliche

Jedes Mal bringt die Abrechnung der Dienstleistungen eine mühsame Zettelwirtschaft mit Fahrtenbüchern, Tachodaten und teilweise fehlerhaften Aufzeichnungen. Es kommt vor, dass unzählige Excel-Tabellen von unterschiedlichen Mitarbeitern verwendet werden, diese sind nur auf lokalen PCs gesichert und im schlimmsten Fall gehen Daten verloren.

Die Lösung: Das elektronische Fahrtenbuch und automatische Reports bringen Ihnen spürbare Entlastung bei der Abrechnung. Statt manuellem Eintippen von Zahlen werden die Daten von der Auftragszeiterfassung am Smartphone elektronisch in die Zentrale übernommen - und das schnell und fehlerfrei. Alle Daten sind übersichtlich gesammelt, jederzeit auswertbar und zentral in der Cloud für Sie gesichert.

4. Von Frust bei Kunden und Mitarbeitern zur Zufriedenheit mit Service 2.0

Nicht optimierte Routen führen zu Wartezeiten bei Kunden und das sorgt für Ärger. Oft liegt dies am fehlenden Überblick, wo die einzelnen Mitarbeiter gerade unterwegs sind und wer welchen Kunden am schnellsten erreichen kann.

Die Lösung: Mit Tracking in Echtzeit haben Sie die gesamte Flotte stets im Blick. So können Sie auch ad-hoc einen Service-Mitarbeiter zu einem Kunden schicken, dabei unterstützt Sie die digitale Routen-Optimierung. Mit pünktlichem Service und transparenten Informationen steigern Sie die Kundenzufriedenheit.

5. Von hohen Sprit- und Wartungskosten zu effizientem Fahren

Mangelhaft koordinierte Routenwahl, keine schonende Fahrweise, aber auch das Abzweigen von Tankfüllungen können die laufenden Kosten in die Höhe treiben.

Die Lösung: Der Routenplaner optimiert die Fahrten und das Fahrverhalten Ihrer Mitarbeiter wird getrackt und somit transparent nachverfolgbar. Eine Tankstandanalyse verhindert Missbrauch. Das dadurch ausgelöste angepasste und optimierte Fahren spart Kosten und nützt auch der Umwelt.

Fazit Herausforderungen im Fuhrparkmanagement

Studien zeigen ziemlich genau wo der Schuh im Fuhrparkmanagement drückt. Leider fehlt es gerade in kleineren Unternehmen an Zeit und Ressourcen um die Herausforderungen in den Griff zu bekommen. Um den Fuhrpark zu optimieren, Kunden-Service zu verbessern und Kosten zu sparen, brauchen Sie aber keine aufwendigen Consulting-Projekte. Mit wenigen digitalen Tools und ohne großen Aufwand gewinnen Sie rasch an Effizienz und Zeit.

Leitfaden Digitales Fuhrparkmanagement

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