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Egal, ob Klein- oder Großunternehmen: Der Besitz eines Firmenwagens oder sogar einer ganzen Fahrzeugflotte erfordert die professionelle Führung eines Fahrtenbuches. In erster Linie schon deshalb, um sich vom Finanzamt Geld zurückzuholen und Steuervorteile aus betrieblich gefahrenen Kilometern geltend machen zu können.

Grundsätzlich besteht in Österreich keine gesetzliche Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen. Verpflichtend ist ein Fahrtenbuch nur dann, wenn es im Rahmen einer gerichtlichen Anordnung (§ 31a StVZO) auferlegt wurde. Beispielsweise, wenn bei einem Verkehrsdelikt der Fahrzeugführer nicht festgestellt werden konnte.

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Das Führen eines Fahrtenbuchs erfolgt also grundsätzlich freiwillig, gibt Unternehmen aber auch wichtige Einblicke in die Nutzung ihrer Fahrzeuge und ermöglicht eine effizientere Steuerung des Fuhrparks. Wird ein Fahrtenbuch geführt um es steuerlich geltend zu machen, ist auch die Aufbewahrungspflicht zu beachten. In Österreich besteht für Fahrtenbücher eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Wichtiges Detail: Auch wenn die Eintragungen in die Fahrtenbücher von den Mitarbeitern als tatsächliche Fahrzeuglenker durchgeführt werden, bleibt der Arbeitgeber laut der Lenkprotokoll-Verordnung für die Führung verantwortlich. Dabei sind folgende Vorschriften zu beachten:

  • Das Unternehmen muss an jeden Lenker ein Fahrtenbuch (Lenkprotokoll) ausgeben oder als Download zur Verfügung stellen.
  • Jedes Unternehmen hat ein Verzeichnis über die ausgegebenen Fahrtenbücher zu führen.
  • Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass jeder Lenker eine Anleitung erhält, wie das Fahrtenbuch ordnungsgemäß verwendet wird.
  • Die Fahrtenbücher sind von dem Arbeitgeber mindestens einmal im Monat mit Datum und Unterschrift daraufhin zu überprüfen, ob alle erforderlichen Angaben eingetragen wurden.
  • Die abgeschlossenen Fahrtenbücher müssen mindestens 24 Monate aufbewahrt werden. Dem Lenker müssen auf dessen Wunsch hin kostenfreie Kopien übergeben werden.
  • Verlangt die Arbeitsinspektion Einsicht, muss das Unternehmen die Fahrtenbücher mit Verzeichnis vorlegen bzw. übermitteln.

Die lückenlose Erfassung aller gefahrenen Kilometer stellt jedoch viele Unternehmen vor eine große Herausforderung und nimmt enorm viel Zeit in Anspruch. Obwohl die Vorschriften für Fahrtenbücher sehr genau sind und es unzählige potentielle Fehlerquellen bei der Erstellung eines Fahrtenbuches gibt, sind grundsätzlich in Österreich mehrere Möglichkeiten gang und gäbe, ein Fahrtenbuch zu führen:

  • Erfassung per Hand: Die immer noch am häufigsten verwendete Variante in österreichischen Firmenfahrzeugen. Nachteil ist nicht nur, dass das Geschriebene oft nicht leserlich ist, das Ausfüllen benötigt auch viel Zeit. Nicht zu unterschätzen ist zudem das manuelle Festhalten als Fehlerquelle.
  • Erfassung per Excel-Tabelle: Auch diese Variante ist nicht unproblematisch. Einerseits müssen die Daten einmal handschriftlich aufgezeichnet werden, da nicht jeder Fahrer immer ein Gerät bei sich hat, auf dem er auf die Excel-Tabelle zugreifen kann. Andererseits, und dieser Aspekt ist noch wesentlicher: Die Daten können jederzeit manipuliert werden beziehungsweise durch Verrutschen der Spalten oder Falscheingabe nicht mehr authentisch sein. Das Hauptargument gegen ein Excel-Fahrtenbuch: In Österreich haben Rechtsprechung beziehungsweise der Gesetzgeber ein Fahrtenbuch per Excel-Tabelle als nicht zuverlässigen Nachweis deklariert.
  • Software-Lösung: Obwohl es in Österreich neben Excel noch eine Vielzahl an Software-Lösungen für die Erstellung eines Fahrtenbuches gibt, ist die Problematik exakt die Gleiche: Wirkliche Zeitersparnis gibt es nicht, wenn das Fahrtenbuch lückenlos geführt werden soll. Die Gefahr, dass das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird, besteht bei diesen Lösungen ebenso wie bei einer Excel-Tabelle.
  • Fahrtenbuch per App: Hier gibt es zwei grundsätzliche Unterscheidungen. Entweder werden die Daten per Hand in die App eingetragen oder per GPS erfasst. Die Eintragung per Hand bietet wie die Lösungen zuvor kaum einen Effizienzgewinn. Die Erfassung per GPS ist einfacher und genauer. Trotzdem ist diese Variante darauf angewiesen, dass sich der Fahrer aktiv mit der Erfassung beschäftigt.
  • Plug & Play Endgerät plus mobile App: Hier wird ein Stick am On-Board-Diagnose-Anschluss (OBD-2) im Fahrzeug installiert, der alle Daten automatisch aufzeichnet und an eine zentrale Cloud-Plattform übermittelt. Mit Hilfe einer mobilen App oder Desktop-Software können die Daten bequem ausgelesen und verwaltet werden. Die Hardware ist durch eine SIM-Karte mit dem Internet verbunden und sendet so die Daten an die zentrale Plattform. 
  • Das digitale Fahrtenbuch als Teil einer umfassenden Lösung für Betriebsdatenerfassung: Ist die höchste Ausbaustufe der Digitalisierung im mobilen Außendienst. Hier ist die Hardwarelösung mit der mobilen App zur Erfassung der Fahrzeugdaten in ein Ökosystem aus weiteren Software-Applikationen und anderer Hardware integriert, die als Ganzes die Geschäftsprozesse eines Unternehmens unterstützen: Arbeitszeiterfassung, elektronische Leistungsnachweise, Lieferscheine, Einsatzplanung, Fahrzeugortung und Auftragsdisposition. Bei einer mobilen Betriebsdatenerfassung ist der gesamte Außendienst in einem System vereint.

Verstärkte Kontrollen durch das Finanzamt

Es ist wichtig, das Fahrtenbuch lückenlos und transparent zu führen, da das Finanzamt zunehmend dazu übergegangen ist, Fahrtenbücher von Unternehmen zu überprüfen. Bei falscher Dokumentation können Nachzahlungen oder sogar Strafen drohen. Das Finanzamt bevorzugt eine möglichst genaue und lückenlose Führung des Fahrtenbuchs.

Damit die Glaubwürdigkeit aller vorgelegten Daten vom Finanzamt anerkannt wird, bieten sich elektronische Fahrtenbücher in Kombination mit GPS besonders gut an. Die Finanzamt tauglichen Lösungen erfordern keine manuelle Datenerfassung mehr und gelten daher als wenig manipulierbar.

Wichtig bei allen Varianten ist es, seine Mitarbeiter über die Einführung eines Datenerfassungssystems zu informieren. Diese haben laut dem Gesetz das Recht darauf, diesem zu widersprechen. Folgende Daten müssen für das Finanzamt bei beruflichen Fahrten erfasst werden:

  • Datum
  • Uhrzeit, Kilometerstand und Ort bei Abfahrt
  • Uhrzeit, Kilometerstand und Ort bei Ankunft
  • Zweck der Fahrt
  • Name des Kunden, des Unternehmens oder des Partners ist optional, wird aber vom Finanzamt gerne gesehen

Fazit: Digitales Fahrtenbuch für Unternehmen

Das Fahrtenbuch ist für Unternehmen in Österreich dann von Vorteil, wenn eine lückenlose Dokumentation sowie hohe Manipulationssicherheit gegeben sind. Je intuitiver und flexibler die Lösung, desto einfacher fällt Mitarbeitern die Nutzung, während Arbeitgeber alle Daten schnell und unkompliziert auslesen.

Das digitale Fahrtenbuch erfüllt diese Voraussetzungen optimal. Denn die moderne Hardwarelösung mit mobiler App erfasst Betriebsdaten über Mobilfunk sowie GPS voll automatisch und sicher. Die Bedienung ist benutzerfreundlich und beugt menschlichen Fehlern bestmöglich vor, sodass unleserliche Datenblätter oder Manipulationsversuche der Vergangenheit angehören.

Unternehmen sparen deutlich Zeit und Ressourcen, denn alle Fahrtenbücher werden zentral an einem Speicherort verwaltet und eingängige Dashboards erleichtern die übersichtliche Auswertung immer und überall. Auch der Wechsel zwischen verschiedenen Fahrzeugen sowie die Unterscheidung zwischen beruflichen und privaten Fahrten ist problemlos möglich. Mit dem digitalen Fahrtenbuch sinkt also für alle Beteiligten der administrative und organisatorische Aufwand, während die Sicherheit der damit verbundenen Organisationsprozesse steigt.

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