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07.07.2016     Marcel Henrich

Eine Umfrage in Deutschland führt vor Augen, dass 59% der Befragten mit den Tools, die Ihnen der Arbeitgeber zur Verfügung stellt unzufrienden sind. Besonders junge Arbeitnehmer zwischen 22 und 35 Jahren gaben an, dass sie desshalb bewusst auf andere Software zurückgreifen. 

In diesem Beitrag erfahren Sie über Probleme mit herkömmlichen Tools und wir zeigen Ihnen 5 Beispiele, die nicht nur junge Menschen gerne nutzen. 

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Millenials haben besonders große Probleme mit herkömmlichen Tools

Als Millenials werden jene jungen Menschen bezeichnet, die im Zeitraum von etwa 1980 bis 1999 geboren wurden. Diese Leute sind gut ausgebildet und haben einen technologieaffinen Lebensstil. Es ist die erste Generation, die mit Internet und mobiler Kommunikation aufgewachsen ist. Sie möchten daher auch im Berufsleben nicht auf Tools verzichten, die sie in Ihrer Freizeit nutzen. Die oben erwähnte Befragung zeigt wie Unzufrieden die Millenials mit der von Arbeitgebern zur Verfügung gestellten Tools sind: 

  • 71% haben Schwierigkeiten mit den Tools vom Arbeitgeber. Bei den über 50-jährigen  (Babyboomer) sind das nur 45%. 
  • 47% der Millenials nutzen am liebsten Chat- und SMS Tools für die Zusammenarbeit. Babyboomer halten diese Werkzeuge für äußerst uneffektiv. 
  • Ebenfalls 47% der Milleinials möchten Besprechungen lieber online als vor Ort durchführen. Bei den Babyboomer sind das nur 26%. 

Produktivität leidet mit herkömmlichen Werkzeugen

Wie unproduktiv das wohl am meist verbreiteste Werkzeug E-Mail ist, belegen viele Studien. In einem aktuellen Bericht im Harvard Business Review ist zu lesen, dass ein durchnittlicher Mitarbeiter 23% seiner Zeit pro Arbeitstag mit E-Mail verbringt.

Es braucht aber keine wissenschaftlichen Untersuchungen um Klarheit darüber zu bekommen, dass ein Tool wie E-Mail die Produktivität bremst. E-Mail ist zwar immer noch die am weitesten verbreitete und allgemein akzeptierte Form der Kommunikation im Geschäftsleben. Sie ist besonders wirksam für die Einwegkommunikation mit Gruppen sowie das Verteilen von Dateien an viele Menschen, und sie bietet eine wertvolle schriftliche Aufzeichnung der Kommunikation. Jedoch ist die E-Mail nicht gut geeignet für die viel häufiger stattfindende Zweiwegkommunikation, in der Sender und Empfänger mehrfach die Rollen wechseln, weil das Versenden der Nachrichten nicht unmittelbar stattfindet, und die Fülle der Nachrichten im Posteingang die Übersicht erschwert. Viel Zeit wird täglich damit verbracht den Posteingang zu ordnen und aus der Vielzahl von unwichtigen Mails die herauszufinden, die relevant sind. Atos ein französisches Technologieunternehmen hat daher 2011 eine Zero e-Mail Policy eingeführt. Tatsächlich ist es dem Unternehmen inzwischen gelungen E-Mails um 60% zu reduzieren. 

Online Tools, die alle gerne nutzen

Wir haben für Sie fünf OnlineTools ausgewählt, mit denen Sie im Team effizienter kommunizieren und gemeinsam arbeiten können.

1. Slack

Simpel ausgedrückt ist Slack ein Chat-Programm für Teams. Was nicht besonders spannend klingt, hat den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen revolutioniert. Denn Slack ist DAS Kommunikations-Tool für gemeinsames, effizientes Arbeiten und ist vor allem in größeren Teams ungemein nützlich.

Besonders interessant ist die Vielseitigkeit von Slack: öffentliche und private Chat-Kanäle sind ideal für größere Gruppen, Privatnachrichten sind natürlich auch mit dabei, dazu kommt die Möglichkeit, unzählige andere Dienste wie etwa verschiedene Projekt-Management-Tools zu integrieren.

Slack ist für Windows, MacOS, Linux, Windows Phone, iOS und Android erhältlich.

2. Evernote

Dieses digitale Notizbuch sollte ebenfalls auf keinem Notebook und Smartphone fehlen. Der nützlichste Aspekt von Evernote sind seine zahlreichen Sortier- und Suchfunktionen: alles lässt sich in Notiz-Bücher oder einzelne, digitale Seiten gliedern und mit Schlagworten, Orten oder Sprach- und Bild-Anmerkungen versehen.

Dabei ist es egal, ob Sie Evernote am Desktop, Notebook, Smartphone oder Tablet verwenden, denn sämtliche Eintragungen werden über alle Plattformen hinweg online synchronisiert. Dank eines integrierten Chat-Moduls und der Möglichkeit, sämtliche Notizen anderen freizugeben, bleibt so das komplette Team stets auf dem aktuellsten Informationsstand. Wie bei Slack ist auch hier die Vernetzung mit anderen Tools problemlos möglich.

Evernote kann für Windows, MacOS, Windows Phone, iOS und Android heruntergeladen werden.

3. Basecamp

Basecamp ist ein web-basiertes Projektmanagement Tool, welches sich in seinen ersten Jahren vor allem im schulischen und universitären Bereich bewährt hat. Basecamp wurde nämlich bereits im Jahr 2004 ins Leben gerufen. Im Laufe der Zeit ist die Software in führenden Unternehmen angekommen und hat mittlerweile über 8 Millionen Projekte verwaltet. Sie bietet To-do-Listen, wiki-artige Textdokumente, Meilenstein-Management, File-Sharing, Zeiterfassung, Reportingfunktionen und ein Nachrichten- sowie ein Chatsystem. Basecamp verfügt außerdem über eine API, die von einer Vielzahl von anderen Web-und Mobile-Anwendungen verwendet werden kann. Mit der ergänzenden App für Apple und Android Geräte können Anwender die Fortschritte jedes ihrer Projekte überprüfen, Updates mit anderen Teammitgliedern diskutieren und Dateien hochladen.

Basecamp ist im Browser und auf iOS und Android Geräten via App nutzbar.

4. WeTransfer

WeTransfer ist zwar kein Programm und keine App, für Team-Arbeiten aber dennoch extrem nützlich. Die Kernfunktion: Dateien aller Art mit einer Größe von bis zu 2 GB sehr schnell versenden und empfangen. Was simpel klingt, ist es im täglichen Gebrauch auch tatsächlich. Einfach eine Präsentation, Video-Dateien oder Fotos in einen ZIP-Ordner packen, bei WeTransfer mit voller Upload-Geschwindigkeit hochladen und den Link einem oder mehreren Empfängern durchschicken.

Mit einer kostenpflichtigen Plus-Version lässt sich nicht nur das Hintergrundbild auf die eigene Firma branden, sondern es lassen sich 20 GB große Dateien versenden, mit einem Passwort versehen und langfristig speichern.

WeTransfer ist über alle Geräte und Betriebssysteme hinweg im Browser nutzbar.

5. Trello

Trello hat es sich zur ambitionierten Aufgabe gemacht, einige der vorhin erwähnten Tools komplett zu ersetzen. Das Ziel ist es, komplexe Projekte komplett über Trello im Blick zu behalten und zu planen – und (digitale oder analoge) Notizzettel, lange Tabellen und massenhaft E-Mails überflüssig zu machen. Um das zu schaffen, lassen sich Aufzeichnungen, ToDos, Checklisten und Ideen zu Projekten mit individuell anpassbaren „Boards“ visualisieren und verwalten.

Diese lassen sich von mehreren Nutzern gleichzeitig und über viele verschiedene Plattformen hinweg nutzen. In einer kostenpflichtigen Version lassen sich andere Dienste wie Slack oder Evernote einbinden und die „Boards“ zusätzlich individualisieren. 

Trello ist im Browser und via App auf iOS und Android nutzbar.

In diesem Beitrag erfahren Sie noch mehr über Collaboration Tools und wie Sie diese sinnvoll einsetzen. 

Fazit Online Tools

Sie können die Nutzung von Online Tools im Unternehmen kaum unterbinden. Besonders junge Mitarbeiter, die sogenannten Millenials sind mit dieser Technologie aufgewachsen und kommen ohne diese Werkzeuge nicht aus. Außerdem sollten Sie bedenken, dass herkömmliche Tools wie zum Beispiel E-Mails die  Produktivität hemmen. Besser ist es daher wenn Sie den Einsatz von Online Tools aktiv fördern. 

 

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