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Das Telefon ist wichtiges Mittel für den Kontakt zu Kunden und Kollegen. Im Wechsel zwischen Büro, Home-Office oder unterwegs braucht es eine Telefonanlage, die Festnetz und Mobilfunk nahtlos verbindet. Unsere 8-Punkte Checkliste zeigt Ihnen die benötigten Funktionen.

Home-Office wird uns auch nach der Pandemie begleiten

Vom Rand in die Mitte des Arbeitsmarkts ist Home-Office gerückt; 39% aller unselbständig Erwerbstätigen in Österreich, das sind 1,5 Millionen Menschen, haben 2020 zumindest zeitweise im Homeoffice gearbeitet, hat die aktuelle Studie des Arbeitsministeriums ermittelt.

Interessant ist auch der Ausblick in die Zukunft: Es ist gesichert davon auszugehen, dass Homeoffice auch nach dem Ende der Corona-Pandemie bei mehr Beschäftigten und Betrieben zur Anwendung kommen wird als davor. Dabei wird am häufigsten eine Homeoffice-Tätigkeit im Ausmaß von ein bis zwei Tagen pro Woche gewünscht, also ein hybrides Arbeiten im abgestimmten Wechsel zwischen Büro und zu Hause.

Seit 1. April sind in Österreich daher auch neue gesetzliche Regeln für das Arbeiten im Home-Office auf freiwilliger Basis in Kraft getreten.

Kundenkontakt ist zentrale Herausforderung

Aus der Studie geht ebenfalls hervor – und viele wissen es auch aus eigener Erfahrung - dass der Wechsel ins Home-Office kurzfristig und improvisiert stattgefunden hat. Nun ist es Zeit, den Mitarbeitern die notwendigen professionellen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen. Ein zentraler Aspekt ist dabei die Kommunikation, denn sowohl für die Kunden als auch intern muss die einfache Erreichbarkeit sichergestellt sein.

Die 12 wichtigsten Fragen bei der Anschaffung einer Telefonanlage - Checkliste jetzt herunterladen!

Zu Beginn der Pandemie hat man noch akzeptiert, dass etwa in der Telefonzentrale erst nach längerem Läuten sich jemand gemeldet hat, weil alle von der plötzlichen Umstellung betroffen waren. Nun aber gibt es kein Verständnis mehr dafür. Unternehmen brauchen also eine Telefonanlage, die hybride Arbeitsverhältnisse managen kann, ohne dass die Anrufer etwas bemerken.

8 Funktionen für die telefonische Erreichbarkeit

Ist Ihr Unternehmen für hybrides Arbeiten mit einer geeigneten Telefonanlage gerüstet? Wir haben für Sie eine Checkliste erstellt, mit der Sie die Kriterien und benötigte Funktionen überprüfen können.

  • Ist jede Nummer immer erreichbar?
    Ein Kunde ruft den Servicetechniker unter seiner Mobilnummer an, ein anderer Kunde wählt die Festnetznummer, beide haben ein dringendes Problem.
    Funktion: Der Techniker ist stets unter beiden Nummern auf all seinen Endgeräten erreichbar; und zwar unabhängig davon, ob er im Büro, zu Hause oder unterwegs ist.

  • Wird die richtige Nummer nach außen gesendet?
    Die Buchhaltung hat dem Lieferanten nur die Festnetznummer des Büros kommuniziert. Wenn sie vom Home-Office aus mit ihrem Handy beim Lieferanten anruft, so soll die Mobilnummer weiterhin privat bleiben.
    Funktion: Die Telefonanlage muss ermöglichen, dass vom Handy die Bürofestnetznummer mitgesendet werden kann.

  • Wie telefonieren Mitarbeiter, die kein Firmenhandy haben?
    Manche Mitarbeiter haben kein Firmenhandy, weil sie in der Regel den Festnetzapparat im Büro nutzen. Sie müssen vom Home-Office aus mit der Festnetznummer telefonieren können.
    Funktion: Moderne Telefonanlagen ermöglichen Festnetztelefonie über den Laptop, das ist das sogenannte Softphone.

  • Können Sie dezentral neue Geräte zuordnen?
    Ein Mitarbeiter bekommt ein Softphone für das Home-Office statt des Tischapparats im Büro. Ein neuer Mitarbeiter beginnt in Ihrem Unternehmen und braucht ein Telefon. All das soll schnell gehen.
    Funktion: Geräte auch dezentral vom Home-Office aus zuordnen und verwalten können.

  • Können Sie die Telefonanlage dezentral verwalten?
    Wechselnde Schichten von Service-Mitarbeitern verlangen unterschiedliche Ringrufe.
    Funktion: Diese Einstellungen der Telefonanlage muss ein Administrator auch vom Home-Office aus über ein Online-Portal machen können; ebenso das Verwalten neuer Ansagetexte.

  • Funktionieren Ringrufe?
    Alle, die in einer Ringrufschaltung sind, müssen auch im Home-Office gleichermaßen erreichbar sein.
    Funktion: Mobile Erreichbarkeit von Ringrufen sicherstellen; dasselbe gilt auch für Gruppenfax-Einstellungen.

  • Was sieht die Telefonzentrale?
    Ein Kunde ruft an und möchte einen Mitarbeiter sprechen. Um das Gespräch weiterleiten zu können, muss die Telefonzentrale wissen, ob der Mitarbeiter im Home-Office gerade telefoniert.
    Funktion: Telefonanlagen, die auch Mobilfunk integrieren können, liefern verlässlich den gewünschten Status: besetzt oder frei.

  • Ist MS Teams integrierbar?
    Viel interne Kommunikation läuft über Gruppen-Software wie Microsoft Teams. Der Client ist dabei ein weiteres Endgerät, das in die telefonische Kommunikation integriert sein soll.
    Funktion: Wenn die Telefonanlage auch MS Teams integriert, so können hereinkommende Anrufe darüber angenommen werden. Hinausgehende Anrufe können wiederum die Festnetz- oder Mobilnummer nach außen senden und außerdem mit einem gemeinsamen Tarif verrechnet werden.

Immer erreichbar mit AIC Telefonanlagen

Wo auch immer die Problemfelder in Ihrem Unternehmen liegen, es gibt eine Lösung, die alle 8 Punkte der Checkliste erfüllt: die AIC Cloud Telefonanlagen von Magenta Business. Dabei steht AIC für All In Communication: Mit der nahtlosen Integration des Mobilfunks gehören die Nachteile von klassischen Telefonanlagen, wo Festnetz und Mobilfunk getrennt sind, der Vergangenheit an. Das Angebot von Magenta Business orientiert sich am jeweiligen Bedarf, daher können Sie zwischen drei Varianten wählen:

  • AIC Mobile: Festnetz und Mobilfunk für alle, die ausschließlich Smartphones nutzen und immer erreichbar sein wollen.
  • AIC Basic: Für KMU, die Festnetz und Mobilfunk in einem System vereinen wollen und nur eine Leitung zum Telefonieren der VoIP-Teilnehmer und zum Surfen im Internet nutzen möchten.
  • AIC Pro: Die leistungsstärkste Variante ist eine umfassende Cloud-Telefonanlage, sie bietet eine Internetleitung exklusiv zum Telefonieren und erfüllt auch spezielle Anforderungen wie ein Call Center oder die Integration von MS Teams als zusätzlichen Kommunikationskanal in die Telefonanlage dezentrale Verwaltung via Online-Portal.

Fazit: Erreichbarkeit im Home-Office

Wenn Kunden anrufen, muss es in der Regel schnell gehen - die Erreichbarkeit der Mitarbeiter ist daher ein wesentlicher Punkt in der Servicequalität. Moderne AIC-Telefonanlagen integrieren den Mobilfunk nahtlos mit dem Festnetz, so wird der richtige Ansprechpartner effizient erreicht, egal ob er im Home-Office, am Arbeitsplatz oder unterwegs ist, und egal auf welcher Nummer er angerufen wird. Viele Unternehmen wünschen sich auch die Verwaltung der Anlage über ein Online-Portal. Mit dem Trend zum Home-Office gewinnen für die interne Kommunikation Collaboration Tools wie MS Teams an Bedeutung, auch hier punktet eine moderne Telefonanlage, weil sie MS Teams integrieren kann.

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