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Die letzten Wochen seit dem Covid-19-Shutdown haben uns gezeigt, dass in Web- und Telefonkonferenzen sehr viel mehr Potential steckt als bisher angenommen. Virtuelle Meetings mit einem oder mehreren Kollegen bzw. Geschäftspartnern sind problemlos möglich, denn die Qualität der Kommunikation kommt der eines realen Treffens mittlerweile sehr nahe.

Diese Form modernen Arbeitens ist zwar nicht neu, doch wurde sie von vielen Unternehmen neu entdeckt und schätzen gelernt. Produktivität steigernde Tools, flexible und ortsunabhängige Teilnahme an Besprechungen sowie nachhaltige Geschäftsabläufe im Sinne des Klimaschutzes sind nur einige der zahlreichen Vorteile. Allein die Collaboration Plattform MS Teams hat innerhalb von nur einer Woche 12 Millionen Nutzer hinzugewonnen. Daher ist zu erwarten, dass moderne Webkonferenz-Lösungen auch in Zukunft den Arbeitsalltag mitbestimmen werden.

1. Viel Potential um Kosten zu senken

Für eine Webkonferenz brauchen Sie nicht viel: Einen Computer, ein Smartphone oder ein Mobiltelefon, Internet oder zumindest eine Telefonleitung, vielleicht noch eine Kamera und ein Headset sowie eine Software. Wie viel Sie durch den Einsatz von Webkonferenzen sparen können, hängt sehr stark von Ihrem Unternehmen ab. Mit dem Einsatz von Webkonferenzen können Sie auf jeden Fall die Reisekosten und die unproduktiv verbrachte Arbeitszeit, etwa während Autofahrten, erheblich senken. Längerfristig können Sie auch bei der Büromiete sparen, weil Sie auf Ihrem Standort weniger Fläche für Besprechungsräume benötigen.

2. Effizientere Abläufe

Weil Webkonferenzen mit wenigen Mausklicks durchführbar sind, sinkt auch die Barriere, sich mit Mitarbeitern auszutauschen, erheblich. Sie und Ihre Mitarbeiter werden mehr miteinander kommunizieren, was wiederum die Arbeit aller effizienter macht.

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Microsoft Teams beispielsweise ist eine Webkonferenzlösung, die die Kommunikation unter Kollegen, mit Kunden oder Geschäftspartner deutlich effizienter gestaltet. Über das Tool stehen verschiedene Kanäle, wie Anrufe, Videokonferenz oder Chat, zur Verfügung. Je nach Anliegen sind Textinformationen schnell versandt oder anschauliche Hilfestellungen über die Kamera in Echtzeit gegeben. MS Teams bietet außerdem die Möglichkeit, andere Teilnehmer zu einem virtuellen Gespräch einzuladen, ohne dass der- oder diejenige die Anwendung installiert haben muss. Der digitale Austausch wird dadurch schneller und effizienter.

Auch wenn Sie einen Job neu zu besetzen haben, können Webkonferenzen ebenso helfen: Sie gewinnen ohne viel Aufwand von interessanten Kandidaten einen ersten persönlichen Eindruck. Das führt dazu, dass Sie in der gleichen Zeit mehr Bewerber persönlich kennenlernen und damit bessere Personalentscheidungen treffen können. Webkonferenzen eigenen sich auch zur Kommunikation mit dem Kunden. Wenn Sie etwa in der Beratungsbranche tätig sind oder beratungsintensive Produkte und Services verkaufen, können Sie Ihren Kunden virtuelle Treffen anbieten.

3. Ortsungebunden zusammenarbeiten

Bei vielen Webkonferenz-Lösungen lassen sich notwendige Dokumente einblenden und gleichzeitig bearbeiten. Wenn Sie etwa für ein größeres Projekt ein Angebot für den Kunden erstellen, können Sie das mit Ihren Mitarbeitern per Webkonferenz besprechen und vor deren Augen zeitgleich fertigstellen. Alle Teilnehmer sehen, wovon gerade die Rede ist, möglicherweise sogar besser, als wenn Sie sich in einem Besprechungsraum treffen würden. Die ortsungebundene Zusammenarbeit ist gerade in Ausnahmesituationen von einer gut funktionierenden virtuellen Lösung abhängig. Sei es aufgrund von weltweiter Remote-Arbeit, Verspätungen im Reiseverkehr oder anderen unvorhergesehenen Geschehnissen.

4. Besprochenes ist immer abrufbar

Gerade bei langen Sitzungen wissen die Teilnehmer danach oft nicht mehr, was genau besprochen oder vereinbart wurde. Fehlt ein detailliertes Protokoll für dieses Treffen, dann wurde viel Geld und Zeit vergeudet. Mit vielen Webkonferenz-Lösungen lassen sich die Meetings aufzeichnen und im Intra- oder Internet verfügbar machen. Wenn Sie Schulungen per Video-Konferenz durchführen, ist dies eine weitere überaus praktische Funktion. So bauen Sie eine multimediale Wissensdatenbank auf, die Ihre Mitarbeiter jederzeit nutzen können.

Ein Beispiel, wie eine solche Datenbank aussehen könnte, finden Sie auf der Website der Initiative werde digital. Die in der Vergangenheit organisierten, über Webkonferenzen angebotenen Schulungen, (Webinare) können Sie hier im wahrsten Sinne des Wortes „nachschauen“.

5. Flexible Teilnahme an Meetings

Um an einer Webkonferenz teilzunehmen, müssen Sie nicht in Ihrem Büro vor einem Computer sitzen. Sie oder Ihre Mitarbeiter können sich auch per Smartphone, Tablet oder auch per Telefon in ein virtuelles Meeting einklinken. Wenn Sie während einer Besprechung dringend den Rat, die Meinung, oder das Fachwissen eines Ihrer Kollegen benötigen, kann sich dieser spontan einschalten, selbst wenn er gerade unterwegs ist.

6. Schnellere Entscheidungen

Webkonferenzen lassen sich oft kurzfristiger einberufen und durchführen als reale Meetings vor Ort, denn die Gesprächspartner können sich an verschiedenen Orten aufhalten und ohne Zeitverlust teilnehmen. Die Unternehmensorganisation gestaltet sich dadurch flexibler, während Entscheidungen schneller getroffen werden. Diese agilen, effizienten und entscheidungsfreudigen Strukturen tragen nachhaltig zur Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens bei.

7. Attraktive Jobs für Digital Natives

In der Wirtschaft sind die Kenntnisse und Fähigkeiten von Digital Natives heiß begehrt. Diese Gruppe legt großen Wert auf flexibles und projektbezogenes Arbeiten. Webkonferenzen sind für Digital Natives ein zentrales Werkzeug, um dynamisch in Teams zusammenzuarbeiten. Von welchem Ort aus die einzelnen Mitglieder der Projektteams arbeiten, ist sekundär. Ein wichtiger Vorteil für Sie und Ihr Unternehmen: Die Suche nach einem geeigneten Kandidaten müssen Sie nicht mehr auf den Umkreis Ihres Unternehmens beschränken, sondern können aus einem weltweiten Bewerberpool schöpfen.

8. Webkonferenzen schonen die Umwelt

Weil Sie und Ihre Mitarbeiter sich einige Wege zu Kunden, Lieferanten oder Partnern ersparen, belastet Ihr Unternehmen die Umwelt weniger. Allein was die CO2-Belastung betrifft, wären hier laut einer Studie des WWF und der Vereinigung Europäischer Telekommunikationsanbieter (ETNO) eine spürbare Entlastung möglich: Wenn innerhalb der EU ein Fünftel aller Geschäftsreisen durch Videokonferenzen ersetzt werden würde, dann ließen sich jährlich über 22 Millionen Tonnen CO2 einsparen.

Fazit Vorteile Webkonferenzen

Webkonferenzen sind und werden aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sein. Plattformen für eine produktive virtuelle Zusammenarbeit erlauben es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, Gespräche flexibel und ortsunabhängig zu führen, effizient Entscheidungen zu treffen und dabei agil sowie konkurrenzfähig zu bleiben. Eine kostensparende und umweltfreundliche Lösung macht Ihr Unternehmen zudem nachhaltiger. Microsoft Teams Only für Onlinemeetings, Chats und Anrufe steht Ihnen bei Magenta Business ab sofort für sechs Monate kostenlos und ohne Bindung zur Verfügung. Weitere Infos finden Sie unter magentabusiness.at/aktion-microsoft.

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Dieser Beitrag wurde am 20.5.2020 aktualisiert. 

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