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Auch wenn wir alle noch viele Mails schreiben und erhalten, die Zukunft gehört Chats, Kommunikation in Echtzeit und Teamarbeit mit gemeinsamen Dokumenten. All das ermöglichen Collaboration Tools. Wir zeigen Ihnen, warum neue Kommunikationswege notwendig sind, welche Werkzeuge es gibt und was Sie bei der Einführung beachten sollten.

Mails weiterhin beliebt und zunehmend …

Pro Sekunde werden weltweit mehr als 3,7 Millionen Mails verschickt, pro Jahr ergibt das mehr als 117.480 Milliarden Mails, besagt eine Statistik des Technologie-Marktforschers Radicati Group. Dies ergibt demnach etwa 322 Milliarden Mails pro Tag. Zur ziemlich gleichen Einschätzung kommt das Portal statista: Laut Prognose soll die Anzahl der privat und geschäftlich versendeten und empfangenen Mails in den kommenden Jahren kontinuierlich steigen und sich im Jahr 2025 auf 376,4 Milliarden Mails pro Tag belaufen.

Obwohl die E-Mail ein für die schnelllebige IT-Welt relativ altes Kommunikationsmittel ist (die erste Mail verschickte der US-Informatiker Ray Tomlinson 1971), erfreut sie sich weiterhin großer und steigender Beliebtheit. Das Wachstum ist nämlich nicht auf Spam zurückzuführen, folgt man der Analyse von A-SIT, Zentrum für sichere Informationstechnologie – Austria: Nach Höchstständen bei fast 90 Prozent und einem darauffolgenden Abwärtstrend ist der Spam-Anteil mittlerweile schon seit Jahren stabil; der durchschnittliche Spam-Anteil lag im Jahr 2021 bei 46 Prozent und ist damit gegenüber dem Vorjahr etwas gefallen.

… aber sind Mails heute noch produktiv?

Mails sind allen vertraut und werden weiter fleißig versendet, aber macht das immer Sinn? Denn jeder hat so etwas sicher schon erlebt: Eine Kaskade von Antworten auf ein Mail mit einem Verteiler an 20 Personen, zum Teil ist der Mailverlauf abgeschnitten, zum Teil wird darin ein neues Thema begonnen, das nicht im Betreff steht. Das unerfreuliche Ergebnis: keiner weiß mehr, wo welche Information steht. Und viele lesen die Inhalte gar nicht mehr, weil das Meiste für sie nicht relevant ist und übersehen dabei aber jene Punkte, wo sie angesprochen sind, etwas zu tun.

Die wachsende Mailflut führt zu vollen Eingangspostkörben und in der Folge zu vielen Tipps für mehr E-Mail-Produktivität im Geschäftsalltag, bekannt auch unter dem Schlagwort Inbox-Zero. Empfehlenswert ist u.a.: Benachrichtigungen abstellen und stattdessen Zeitfenster zum Lesen und Bearbeiten reservieren, Mails automatisch in Ordner sortieren lassen, aussagekräftige Betreffzeilen verwenden, keine ausschweifenden Konversationen, abonnierte Newsletter auf Nutzen checken. Ein wichtiger Tipp lautet, dass Mails eben nur Mails sind, das heißt, sie sind weder Aufgabensysteme, Archive noch Projektmanagement-Tools. Dafür gibt es andere Werkzeuge.

Mehr Produktivität mit Zweiwegkommunikation

Eine E-Mail entfaltet ihre Wirksamkeit für den Zweck der Einwegkommunikation mit Gruppen, sowie für das Verteilen von Dateien an viele Menschen. Jedoch ist die E-Mail nicht gut geeignet für die viel häufiger stattfindende Zweiwegkommunikation, weil Sender und Empfänger mehrfach die Rollen wechseln, das Versenden der Nachrichten nicht unmittelbar stattfindet und die Fülle der Nachrichten im Posteingang die Übersicht erschwert.

Genau diesen zusätzlichen Aufgaben, die ein Mailprogramm nicht erfüllen kann bzw. sollte, haben sich Collaboration Werkzeuge verschrieben. Sie sollen dazu beitragen, die Zahl der internen Mails zu verringern, Kommunikation effizienter zu machen und diese auch in Echtzeit zu ermöglichen. Mit der Verbreitung des Home-Office haben diese Tools nochmals einen Aufschwung bekommen.

Trend zu vernetztem Arbeiten

In den Unternehmen arbeiten immer mehr Digital Natives, also Menschen, die mit dem Internet aufgewachsen sind. Als erste kamen die Millennials (auch Generation Y genannt), die nächste Generation Z ist sogar schon mit dem Smartphone groß geworden, Kommunikation und Zusammenarbeit muss für sie selbstverständlich digital möglich sein. Arbeitgeber sind demnach gefordert, diese Anforderungen zu erfüllen.

Collaboratives Arbeiten ist bei Digital Natives großgeschrieben, berichtet das Portal für Digital Workplace CMSWire, das ändert auch die Werkzeuge, die Firmen zur Verfügung stellen sollten: Zu abteilungsspezifischen Anwendungen kommen nun Lösungen, die das Unternehmen übergreifend vernetzen und jederzeit Diskussionen ermöglichen, denn gute Ideen können von überall kommen.

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Die besten Collaboration Tools

Laut Rankings des weltweiten Technologie-Portals TechRadar und des Technologie-Review-Portals PCMag haben wir Ihnen folgende Empfehlungen für Collaboration Werkzeuge zusammengestellt:

Microsoft Office 365 und Teams: Die Office-Programme zum Bearbeiten und Teilen von Dokumenten sind vielen Anwendern bestens vertraut. Dazu kommen nun Cloud-Services und vor allem Microsoft Teams: Diese Collaboration Software integriert sich mit den Office-Funktionen und ermöglicht auch Chats anstelle von Mails, sowie Videokonferenzen.

Slack: Besticht durch eine einfach verständliche Oberfläche, sodass die Anwendung sofort genutzt werden kann. Die professionelle Chat-Applikation ist für den projektbasierten Austausch und das Teilen von Dokumenten konzipiert. Dazu können pro Projekt eigene Kanäle angelegt werden.

Asana: Stark bei To-do Listen, Remindern für Deadlines und Kommentaren von Teammitgliedern. Damit liegt der Fokus auf Workflowmanagement, Projektorganisation und Fortschrittskontrolle.

Trello: Mit guter Benutzeroberfläche macht die Lösung das Arbeiten in Teams einfach. Dazu gibt es Kärtchen und Listen mit Aufgeben bzw. To-do-Listen, die Teammitgliedern zugeordnet werden können. Mit Kommentaren kann Feedback zu Aufgaben gegeben werden.

Podio: Die Collaboration Lösung von Citrix bietet Austausch von Dateien, Feedback-Funktionen und die Überwachung von Projektfortschritten. Hier können viele Produkte von Dritt-Anbietern eingebunden werden, wie Dropbox oder Google Drive.

Todoist: Wie der Name schon sagt, ist dies ein Werkzeug für To-do-Listen. Aufgaben werden mit Fälligkeitsdatum und Erinnerung versehen. Übersicht erzeugen verschiedene Kategorien, sowie die deutliche Kennzeichnung, was offen und was erledigt ist.

Basecamp: Kombiniert alle Tools für Teamarbeit, wie Message-Boards, Termine, To-do-Listen, Gruppen-Chat, Dateispeicher. Die einfach zu installierende Lösung verbindet Kommunikation und konkrete Zusammenarbeit.

Google Workspace: Ein Anwendungspaket bekannter Collaboration Tools mit Funktionen wie Kalender, Chat, Daten synchronisieren oder Dokumente gemeinsam bearbeiten.

Soziale Netzwerke in Firmen

Zusätzlich zu diesen Collaboration Tools werden Enterprise Social Networks angeboten, sie erleichtern die Kommunikation im Unternehmensnetzwerk und man kann sie am besten mit „Facebook für Unternehmen“ beschreiben. Dazu gehören u.a. Yammer von Microsoft (mittlerweile als Teil von Office 365 Enterprise), die europäische und damit DSGVO-konforme Lösung talkspirit oder workplace, das zum Zuckerberg-Konzern Meta gehört.

Der Nutzen dieser Social Media Tools für Unternehmen wird unterschiedlich bewertet. Solche Lösungen fördern die informelle Kommunikation auch über Abteilungen hinweg und damit den Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens; gerade im Hinblick auf Home-Office nützlich, wo die Kaffeeküche als Treffpunkt für den einfachen Info-Austausch fehlt.

Auch wird durch solch ein Angebot Schatten IT verhindert, also dass die Mitarbeiter andere Tools nützen, die möglicherweise nicht den Datenschutzrichtlinien entsprechen. Auf der anderen Seite müssen Unternehmen achten, dass sie nicht zu viele Tools einführen und die Belegschaft nicht genau weiß, was wofür geeignet ist – dann besteht die Gefahr, dass keines der Werkzeuge mehr genutzt wird.

Software allein macht keinen Sinn

Wer im App-Store für private Zwecke beispielsweise eine Anwendung für Wetter, Kalender, Schrittzähler oder Messenger sucht, findet eine Vielzahl von Angeboten und es ist oft nicht einfach, die für die eigenen Bedürfnisse richtige App zu wählen. Dasselbe gilt im Firmenkontext: Die beste und teuerste Anwendung ist kein Garant dafür, dass Mitarbeiter produktiver sind und effizienter miteinander kommunizieren. Unternehmen sollten daher vorab prüfen, welche Anforderungen die Mitarbeiter haben und daraus eine sinnvolle Auswahl treffen. Wie wichtig das ist, hat die TU Darmstatt mit dem Beratungshaus Campana & Schrott in einer Studie über die Entwicklung digital vernetzter Zusammenarbeit ermittelt:

  • Die Arbeitseffizienz steigt mit Social Collaboration Werkzeugen um 50 Prozent
  • Aber zwei Drittel der Mitarbeiter sind mit der Einführung unzufrieden. Sie kritisieren, dass sie zu wenig Zeit haben, sich mit den Tools intensiv zu beschäftigen. Und oft haben sie das Gefühl, dass die Lösungen zu wenig auf ihre Anforderungen und Arbeitsabläufe abgestimmt sind.

Tipps zur Einführung

Folgenden Kriterien helfen Ihnen, Collaboration Tools nutzbringend einzuführen. Die Flut der Infokanäle eindämmen, empfiehlt IDG Tech Media auf ihrer Plattform zum Digital Workplace; Intelligent planen empfiehlt die Plattform Heise:

  • Ein grundlegendes Umdenken in der Zusammenarbeit bedeutet auch einen grundlegenden Change-Prozess. Schaffen Sie daher Transparenz und binden Sie alle von vornherein ein. Das fördert die Akzeptanz neuer Arbeitsmethoden.
  • Was benötigen Ihre Mitarbeiter und was bringt ihnen Nutzen? Erfassen Sie im Vorfeld alle relevanten Prozesse der Fachabteilungen.
  • Je nach Anforderung, wie beispielsweise Dokumente gemeinsam bearbeiten oder Chatten in Echtzeit, wählen Sie die passenden Tools aus.
  • Nützen Sie die Chance zur Konsolidierung, indem etwa bestehende File-Sharing- oder Videokonferenzlösungen erfasst und möglicherweise durch eine umfassende Anwendung ersetzt werden.
  • Beginnen Sie mit einem Pilotteam und das sollte nicht (nur) die IT-Abteilung sein. In dieser Testphase können Sie praktisches Know-how erwerben.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, zu welchem Zweck welche Werkzeuge eingesetzt werden. So soll z.B. eine Chatlösung langwierige Mailkaskaden ersetzen. Ein interner „Digital Advisor“ kann als Ansprechpartner für alle Fragen fungieren.
  • Sorgen Sie dafür, dass nicht nur technikaffine Gruppen damit arbeiten, sondern möglichst alle. Sonst gibt es wieder Medienbrüche und die Produktivität von Collaboration Tools vermindert sich.

Wirtschaftlicher Nutzen ist groß

Der Analyst Forrester hat den wirtschaftlichen Nutzen bei einem unternehmensweiten Einsatz des Collaboration Werkzeugs Microsoft Teams berechnet. Eine theoretische Firma mit 5.000 Nutzern soll über drei Jahre 30 Millionen Dollar einsparen können, bei Gesamtkosten von 3,3 Millionen Dollar. Auch wenn hierzulande die Firmen in der Regel kleiner sind, so lassen sich folgende allgemein gültige Vorteile aus der Befragung ableiten:

  • „Information Worker“ sparen 4 Stunden pro Woche durch bessere Zusammenarbeit und Informationsaustausch.
  • Mitarbeiter sparen über eine Stunde pro Woche, da sie nicht dauernd zwischen den Anwendungen wechseln müssen.
  • Die Dauer von Besprechungen wird reduziert. Zusätzlich sparen Online-Meetings Reisezeiten und Geld.

Integriert in Telefonanlagen, kann Teams nochmals seine Stärken in puncto Collaboration ausspielen. Die Mitarbeiter profitieren von den bewährten Funktionen der Telefonanlage und können dazu noch Funktionen wie die sehr beliebte Chat-Funktion, Videotelefonie oder Bildschirmteilen nutzen.

Sind Sie als Unternehmen bereit für Collaboration?

Wir haben bereits das Thema Unternehmenskultur angesprochen: Neue Formen der Zusammenarbeit erfordern einen Change-Prozess, ebenso bringen die Digital Natives mit ihrem kollaborativen Teamansatz manch etablierte Hierarchien durcheinander. Ein attraktiver Arbeitgeber muss seine Unternehmenskultur dementsprechend verändern.

Worauf speziell Führungskräfte achten sollten, betonen Experten in einem Beitrag der deutschen Computerwoche:

  • Der Einsatz von Social Media-Werkzeugen zur Mitarbeiterkommunikation bedeutet häufig einen tiefgreifenden Kulturwandel im Unternehmen. Anstatt nur in eine Richtung zu kommunizieren, findet ein Austausch von Informationen und Meinungen quer durch alle Hierarchieebenen statt.
  • Statt einer hierarchischen, zentralen Mitarbeitersteuerung sollte deshalb eine dezentrale, flache und autonome Selbststeuerung von Teams die Kommunikations- und Arbeitsprozesse bestimmen.
  • Es braucht Organisationen, die zulassen, dass Mitarbeiter ihre Netzwerke aufbauen und womöglich auch einmal den Beitrag des Vorstandschefs kommentieren.

Fazit: Erfolgreich zusammenarbeiten mit Collaboration Tools

Collaboration Tools haben das Potenzial, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen effizienter zu gestalten. Arbeitskräfte erwarten heute auch von ihrem Arbeitgeber, dass sie moderne digitale Mittel nutzen können. Der Trend zum Home-Office trägt zusätzlich dazu bei, dass für Kommunikation und Wissensaustausch neue Wege beschritten werden müssen.

Damit neue Tools auch tatsächlich Nutzen bringen, müssen Sie sich im Klaren sein, was Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen mit dem Einsatz überhaupt erreichen wollen. Sonst kann dies teuer kommen, etwa wenn nicht alle Mitarbeiter die Applikationen nutzen und es zu Doppelgleisigkeiten kommt.

Zum Beispiel verwenden einige Team-Mitglieder MS Teams, um sich schnell über ein dringendes Kundenprojekt auszutauschen. Andere Kollegen, die auch am Projekt beteiligt sind, sind die Abstimmung per E-Mail gewohnt. Das kann zu Frust und Verzögerungen führen, nicht nur intern, sondern auch extern bei Ihren Kunden. Eine vorbereitende Analyse über Einsatzszenarien und die Einbeziehung der gesamten Belegschaft ist daher die Grundlage, um Collaboration Tools erfolgreich zu nutzen.

Der vernetzte Arbeitsplatz

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