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Produktivitätskiller Nummer eins ist das E-Mail. Knapp 109 Milliarden geschäftliche Mails wurden 2014 weltweit täglich verschickt. So der E-Mail-Statistics-Report des Marktforschungsunternehmens The Radicati Group. Den Studienautoren zufolge soll diese Zahl bis zum Jahr 2018 auf knapp 140 Milliarden pro Tag anwachsen. 

Eine Studie der AKAD-Hochschule Leipzig besagt, dass Büromitarbeiter an nur drei von fünf Arbeitstagen produktiv sind. In diesem Blogbeitrag lesen Sie darüber, dass es gute technische Hilfen für eine besser Zusammenarbeit gibt, dass aber die besten Collaboration Tools nichts nutzen, wenn Sie nicht auch die Prozesse neu gestalten.

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Es gibt zwar hilfreiche Tipps zur Eindämmung der E-Mail-Flut, die jeder von uns anwenden kann. Dennoch zahlt es sich aus, sich zu überlegen, ob Sie Ihre Internet-Kommunikation nicht besser und effizienter mit Collaboration-Tools abbilden.

Die aus unserer Sicht besten Collaboration Tools

Mittlerweile gibt es eine große Anzahl dieser Anwendungen. Wir haben für Sie eine Liste von 10 einfach zu nutzenden Programmen zusammengestellt, die die Zahl interner Mails verhindern helfen und mit denen Sie problemlos in die Welt der Collaboration Tools eintauchen können.

  • Trello: Sehr viele Teams nutzen Trello weil es so einfach ist. Alle Aktivitäten werden in Kärtchen und der Projektfortschritt in Spalten dargestellt. Die gute opitsche Benutzerobefläche erzeugt einen gewissen Gamifikation Effekt. 
  • Teamwork: Mit Teamwork haben Sie eine Reihe zusätzlicher Tools für Ihre Projekt wie etwas die Zeitaufzeichnung und das Gant Diagramm dabei. 
  • Slack: Die professionelle Chat-Applikation ist für den projektbasierten Austausch und das Teilen von Dokumenten konzipiert. Wirklich spooky sind die Bots. Kleine Roboter, die intelligente Aufgaben übernehmen können. 
  • Google Apps for Work: Sie können auf Ihrem Computer ein Dokument, eine Tabelle oder ein Präsentation beginnen und Ihren Kollegen zur Weiterverarbeitung per Mail senden. Besser Sie öffnen das alles in den Google Apps for Work und alle arbeiten gleichzeitig an diesen Dokumenten. Keine Mails, keine unterschiedlichen Versionen. 
  • Doodle: Gemeinsame Termine mit Kollegen zu finden, löst oft eine Flut an E-Mails aus. Mit Doodle geht das schneller und einfacher.
  • Basecamp: Das bewährte Projektmanagement-Tool besticht durch Minimalismus und eine auf das Wesentliche reduzierte Oberfläche.
  • Wunderlist: Ideal zum Abarbeiten gemeinsamer To-Do-Listen.
  • X-Tensio: So oft könnten Templates die über das Web verfügbar sind Arbeitschritte verkürzen. Mit X-Tensio können Sie Templates kinderleicht erstellen. Jedes Template ist eine Webpage, die von Teammitgliedern leicht weiterverwendet werden kann. 
  • Mindmeister: Manche Mitarbeiter können nur mit Mindmaps produktiv sein. Mit Mindmeister brauchen sie das nicht mehr allein. Da Mindmeister online funktioniert können alle Kollegen am gleichen Mindmap arbeiten. 
  • Evernote: Das ist das mächtige Online Notizbuch im Web. Sie wollen sich eine Website für später zum Lesen aufheben. Ein Klick auf das Evernote Symbol im Browser und der Artikel ist für Sie gespeichert. Sie können den Artikel mit Kollegen teilen, Ihre ToDos organisieren und vieles mehr. 

Enterprise Social Network: Facebook für Firmen

Neben diesen relativ simpel zu implementierenden Applikationen existieren auch umfassendere Lösungen - im Fachjargon als Enterprise Social Networks bezeichnet. Eine Art Facebook für Firmen. Yammer von Microsoft, Jam von SAP, Chatter von Salesforce, BlueKiwi von Atos oder Jive schaffen die technische Basis für eine neue Art der Kommunikation. Eine Art, die E-Mails reduziert und Mitarbeiter effektiver und produktiver zusammenarbeiten lässt.

Nur neue Software allein hilft nicht weiter

Die beste und teuerste Anwendung ist aber beileibe kein Garant dafür, dass Ihre Mitarbeiter produktiver sind, und effizienter miteinander kommunizieren. Viele Unternehmen glauben aber, dass es mit der Anschaffung einer neuen Software getan ist. Das ist wohl auch der Grund, warum 90 Prozent der Collaboration-Projekte scheitern, wie der Marktforscher Gartner in einer Studie herausfand. Gartner weist auf fünf Kriterien hin, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden:

  • Die Verwendung der Collaboration Tools muss jedem einzelnen Mitarbeiter einen persönlichen Nutzen stiften. Wenn Sie versuchen, Ihre Belegschaft über Umwege zu motivieren, (Wenn Sie das verwenden, gibt es einen Urlaubstag mehr), funktioniert dies in der Regel nicht. Ebensowenig, wie die Mitarbeiter zur Nutzung der Anwendung zu zwingen.
  • Damit Collaboration Tools funktionieren, müssen möglichst alle Ihre Mitarbeiter diese auch nutzen. Wenn dies nur eine technikaffine Minderheit tut, bringen Collaboration Tools sehr wenig.
  • Stellen Sie klar, welchen Nutzen die Firma vom Einsatz der Tools hat. Der Nutzen sollte im besten Fall auch messbar sein, denn die Daten können Sie dann auch für Feedback und Motivation verwenden.
  • Verwenden Sie Collaboration Tools anfangs in Bereichen, in denen nicht viel passiert, falls Ihre Mitarbeiter die neuen Werkzeuge nicht annehmen sollten.
  • Definieren und kommunizieren Sie, welchen Zweck Sie mit dem Einsatz verschiedener Werkzeuge verfolgen. Sie könnten beispielsweise ein Chat-Programm anbieten, um endlose und nervige E-Mail-Diskussionen zu vermeiden.

Sind Sie bereit für Collaboration?

Um Collaboration Tools gewinnbringend einsetzen zu können, sollte Ihre Firma über eine bestimmte Unternehmenskultur verfügen. Denn der Einsatz solcher Tools verursacht oft einen tiefgreifenden Wandel in der Kommunikation. Anstatt nur in eine Richtung, wie bei E-Mails, findet der Austausch von Informationen quer durch alle Hierachie-Ebenen statt. Dies betont etwa Catharina von Delden vom Bitkom-Präsidium gegenüber der deutschen Computerwoche. Auf diesen Wandel sollten Sie vorbereitet sein, sofern Ihre Kommunikations- und Arbeitsprozesse nicht jetzt schon dezentral, flach und autonom sind.

Kleiner Selbsttest: Verkraften Sie es, wenn einer Ihrer Mitarbeiter einen Beitrag im firmeninternen, für jeden Mitarbeiter zugänglichen, Blog kritisiert?

Allzuviel ist ungesund

Collaboration Tools sind andererseits auch kein Allheilmittel gegen ineffiziente Kommunikation. Denn so wie bei vielen Dingen im Leben macht die Dosis das Gift. Tappen Sie also nicht in die Falle, zu viele verschiedene Collaboration Tools zu implementieren. Oder die verschiedenen Anwendungen häufig zu wechseln. Auch wenn die Anwendungen einfach sind, so stiften Sie durch eine zu große Anzahl nur Verwirrung. Ihr Unternehmen droht im Collaboration-Chaos zu versinken. Wie eine aktuelle europäische Studie des britischen Projektmanagement-Anbieters Projektplace und der Forschungsunternehmen Cint und Loudhouse herausfand, kommt Sie dies noch dazu teuer zu stehen.

Fazit Collaboration Tools

Collaboration Tools haben das Potenzial, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrer Firma substantiell effizienter zu gestalten. Damit die Tools dies auch tatsächlich tun, müssen Sie sich im Klaren sein, was Sie und Ihre Mitarbeiter mit dem Einsatz überhaupt erreichen wollen. Auch wenn einige der oben vorgestellten Collaboration Tools kostenlos zu haben sind, kann ihr Einsatz teuer kommen. Etwa dann, wenn nicht alle Mitarbeiter die Applikationen nutzen, und es so zu Doppelgleisigkeiten kommt. Beispiel: Einige Team-Mitglieder verwenden Doodle, um schnell einen gemeinsamen Termin für ein Meeting zu finden. Andere Kollegen, die auch an diesem Treffen teilnehmen sollten, sind die Terminabstimmung per E-Mail gewohnt. Dann sind trotz einer erfolgreichen Terminfindung über Doodle erst wieder mühsame E-Mail-Diskussionen notwendig.

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