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20.07.2015     Michael Veronese

Am direkten Kontakt zu Mitarbeitern und Geschäftspartnern führt im Business kein Weg vorbei. Mit Web- und Telefonkonferenzen können Sie persönliche Besprechungen durchführen oder Gesprächspartner in einem virtuellen Besprechungszimmer versammeln. Die Qualität der Kommunikation kommt der eines realen Treffens sehr nahe.

Daneben bieten Webkonferenzen dem Unternehmen viele Vorteile, und machen sogar völlig neue Formen der Zusammenarbeit unter Mitarbeitern und Geschäftspartnern möglich. Hier finden Sie die wichtigsten 8 Vorteile, die Sie von einer modernen Webkonferenz-Lösung erwarten können. Sicher gibt es noch mehr.

1. Viel Potenzial um Kosten zu senken

Für eine Webkonferenz brauchen Sie nicht viel: Einen Computer, ein Smartphone oder ein Telefon, Internet oder zumindest eine Telefonleitung, vielleicht noch eine Kamera und ein Headset sowie eine Software. Wie viel Sie durch den Einsatz von Webkonferenzen sparen können, hängt sehr stark von Ihrem Unternehmen ab. Mit dem Einsatz von Webkonferenzen können Sie auf jeden Fall die Reisekosten und die unproduktiv verbrachte Arbeitszeit, etwa während Autofahrten, erheblich senken. Längerfristig können Sie auch bei der Büromiete sparen, weil Sie auf Ihrem Standort weniger Fläche für Besprechungsräume benötigen. In diesem Beitrag Kosteneinsparung mit Videokonferenzlösungen finden Sie konkrete Informationen über das Einsparungspotential.

2. Effizientere Abläufe

Weil Webkonferenzen mit wenigen Mausklicks durchführbar sind, sinkt auch die Barriere sich mit Mitarbeitern auszutauschen erheblich. Sie und Ihre Mitarbeiter werden mehr miteinander kommunizieren, was wiederum die Arbeit aller effizienter macht. Ein Beispiel für einen solchen Effizienzgewinn zeigt eine Webkonferenzlösung, die die Knapp AG einsetzt. Damit kann etwa ein Monteur, der bei einem Kunden eine technische Anlage repariert, per Videokonferenz einen Fachmann aus der Firmenzentrale zu Rate ziehen.

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Wenn Sie einen Job neu zu besetzen haben, können Webkonferenzen ebenso helfen: Sie können ohne viel Aufwand von interessanten Kandidaten einen ersten persönlichen Eindruck gewinnen. Das führt dazu, dass Sie in der gleichen Zeit mehr Bewerber persönlich kennenlernen und damit bessere Personalentscheidungen treffen können. Webkonferenzen eigenen sich auch zur Kommunikation mit dem Kunden. Wenn Sie etwa in der Beratungsbranche tätig sind, oder beratungsintensive Produkte und Services verkaufen, können Sie Ihren Kunden virtuelle Treffen anbieten.

3. Ortsungebunden Zusammenarbeiten

Bei vielen Webkonferenz-Lösungen können Sie notwendige Dokumente einblenden und gleichzeitig bearbeiten. Wenn Sie etwa für ein größeres Projekt ein Angebot für den Kunden erstellen, können Sie das mit Ihren Mitarbeitern per Webkonferenz besprechen und vor deren Augen zeitgleich fertigstellen. Alle Teilnehmer sehen, wovon gerade die Rede ist, möglicherweise sogar besser, als wenn Sie sich in einem Besprechungsraum treffen würden.

4. Besprochenes ist immer abrufbar

Gerade bei langen Sitzungen wissen die Teilnehmer danach oft nicht mehr, was genau besprochen oder vereinbart wurde. Fehlt ein detailliertes Protokoll für dieses Treffen, dann wurde viel Geld und Zeit vergeudet. Mit vielen Webkonferenz-Lösungen lassen sich die Meetings aufzeichnen und im Intra- oder Internet verfügbar machen. Wenn Sie Schulungen per Video-Konferenz durchführen, ist dies eine weitere überaus praktische Funktion. So können Sie eine multimediale Wissensdatenbank aufbauen, die Ihre Mitarbeiter jederzeit nutzen können.

Ein Beispiel, wie eine solche Datenbank aussehen könnte, finden Sie auf der Website der Initiative werde digital. Die in der Vergangenheit organisierten, über Webkonferenzen angebotenen Schulungen, (Webinare) können Sie hier im wahrsten Sinne des Wortes „nachschauen“.

5. Flexible Teilnahme an Meetings

Um an einer Webkonferenz teilzunehmen, müssen Sie nicht in Ihrem Büro vor einem Computer sitzen. Sie oder Ihre Mitarbeiter können sich auch per Smartphone, Tablet oder auch per Telefon in ein virtuelles Meeting einklinken. Wenn Sie während einer Besprechung dringend den Rat, die Meinung, oder das Fachwissen eines Ihrer Kollegen benötigen, kann sich dieser sogar dann einschalten, wenn er gerade unterwegs ist.

6. Schnellere Entscheidungen

Virtuelle Treffen lassen sich viel kurzfristiger und schneller einberufen als reale. Sie bekommen die Menschen, die zum Treffen einer Entscheidung notwendig sind, viel schneller an „einen Tisch“. Sie können damit schneller entscheiden und so flexibler managen. Ein echter Wettbewerbsvorteil, denn das macht Ihr Unternehmen insgesamt schneller und konkurrenzfähiger.

7. Attraktive Jobs für Digital Natives

In der Wirtschaft sind die Kenntnisse und Fähigkeiten von Digital Natives heiß begehrt. Diese Gruppe legt großen Wert auf flexibles und projektbezogenes Arbeiten. Webkonferenzen sind für Digital Natives ein zentrales Werkzeug, um flexibel in Teams zusammenzuarbeiten. Von welchem Ort aus die einzelnen Mitglieder der Projektteams arbeiten, ist sekundär. Ein wichtiger Vorteil für Sie und Ihr Unternehmen: Die Suche nach einem geeigneten Kandidaten müssen Sie nicht mehr auf den Umkreis ihres Unternehmens beschränken, sondern können aus einem weltweiten Bewerberpool schöpfen.

8. Webkonferenzen schonen die Umwelt

Weil Sie und Ihre Mitarbeiter sich einige Wege zu Kunden, Lieferanten oder Partnern ersparen, belastet Ihr Unternehmen die Umwelt weniger. Allein was die CO2-Belastung betrifft, wären hier laut einer Studie des WWF und der Vereinigung Europäischer Telekommunikationsanbieter (ETNO) eine spürbare Entlastung möglich: Wenn innerhalb der EU ein Fünftel aller Geschäftsreisen durch Videokonferenzen ersetzt werden würde, dann ließen sich jährlich über 22 Millionen Tonnen CO2 einsparen.

Fazit Webkonferenzen

Der beste Weg um sich untereinander abzustimmen, ist noch immer das persönliche Gespräch. Lösungen für Webkonferenzen erlauben es Ihnen und Ihren Mitarbeitern jedoch, Gespräche flexibel und ortsunabhängig zu führen. Die Vorteile von Webkonferenzen liegen nicht nur in Bereich der Kosteneinsparung. Es geht von Effizienzsteigerung bis zum Umweltschutz.

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