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Angesichts der vielen Vorteile von Webkonferenzen ist es kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen sich virtueller Treffen bedienen. Anbieter gibt es mittlerweile viele. In diesem Blogartikel haben wir für Sie einige Kriterien aufgelistet, damit Sie für Ihr Unternehmen die richtige Webkonferenz Lösung finden.

Diskutieren oder präsentieren

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, überlegen Sie kurz, wofür Sie die Webkonferenzen einsetzen wollen. Denn es gibt verschiedene Arten von virtuellen Treffen:

  • Eine Webkonferenz ist ein virtuelles Meeting zwischen mehreren Teilnehmern, die sowohl mitreden als auch zuhören können. In diese Gruppe fallen etwa Teamsitzungen, ein Jour-Fix mit dem Kunden oder geschäftliche Verhandlungen.
  • Ein Webinar ist eine virtuelle Präsentation, bei dem hauptsächlich ein Sprecher das Wort führt. Die Zuhörer können über Text-Chats oder Mikrophon Feedback geben. Webinare eignen sich etwa für Schulungen und Weiterbildung sehr gut.
  • Bei einem Webcast gibt es im Normalfall keine Interaktion. Dieses Format eignet sich etwa dafür, Kunden oder Interessenten die eigenen Produkte und Services zu erklären, oder Hauptversammlungen von börsennotierten Unternehmen ins Web zu übertragen. Beim Live-Webcast können Teilnehmer Fragen stellen oder an einer Abstimmung teilnehmen. Bei einem Webcast können mehrere tausend Menschen teilnehmen.

Wie Sie Dokumente bei Webkonferenzen teilen

Bei realen Treffen ist es hilfreich, das worüber man spricht, auch vor Augen zu haben. Das ist bei virtuellen Meetings nicht anders. Doch es gibt verschiedene Arten, Dokumente allen Teilnehmern sichtbar zu machen, bzw. auch gemeinsam zu bearbeiten.

  • Beim Desktop-Sharing oder Screensharing sehen die Konferenzteilnehmer den Computerbildschirm eines Teilnehmers und alles, was er dort gerade macht. Doch Vorsicht, es kommt nicht sehr gut an, wenn etwa ein Teilnehmer einen sehr persönlichen Desktophintergrund hat, sein virtueller Schreibtisch chaotisch ist oder er eine vertrauliche E-Mail bekommt. Gute Lösungen ermöglichen es, Persönliches vom geteilten Bildschirm zu verbannen.
  • Die für eine Besprechung notwendigen Dokumente können Sie vor dem Meeting in einen virtuellen Datenraum ablegen. Sie haben dadurch eine bessere Kontrolle, was die anderen Teilnehmer zu sehen bekommen und was nicht. Dokumente im virtuellen Datenraum lassen sich gemeinsam nutzen und bearbeiten. Sie können den Zugriff darauf auch sperren.

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Webkonferenz mit Telefon, Smartphone und Tablet

Teilnehmer an einem virtuellen Treffen sitzen nicht immer vor ihren Laptops oder Stand-PCs. Achten Sie deshalb darauf, dass die Web-Konferenz-Lösung auch auf den Betriebssystemen von Tablets und Smartphones arbeitet. Am besten ist es, wenn die Anwendung plattformunabhängig funktioniert. Achten Sie auch darauf, dass sich Teilnehmer per Voice-over-IP oder herkömmlichen Telefon dazuschalten können. Denn in manchen Lebenslagen ist es praktischer, ein Telefon zu nutzen.

Kaufen, mieten oder beides?

Webkonferenz-Lösungen können Sie entweder auf Ihren eigenen Servern installieren, oder als Cloud-Service mieten. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile:

  • Beim Mietmodell (Software as a Service) müssen Sie nur ein Client-Programm installieren und können dann gleich mit Ihren virtuellen Meetings beginnen. Oft ist nicht einmal das notwendig. Viele Lösungen laufen bereits als App in Ihrem Browser. Mietlösungen sind zudem ganz nach Ihren Bedürfnissen skalierbar. Bedenken Sie aber, dass die Daten über die Server des Webkonferenz-Anbieters fließen. Daher sollten Sie einen vertrauenswürdigen Provider wählen, der im besten Fall sein Rechenzentrum auch im Inland betreibt.
  • Eigene Installationen von Webkonferenz-Lösungen sind für größere Unternehmen geeignet. Sie müssen sich dabei selbst um den laufenden Betrieb und den Support kümmern. Auch die benötigte Kapazität müssen Sie selbst richtig einschätzen. Sonst kann es zu Engpässen und Verbindungsschwierigkeiten kommen. Eigene Installationen können kostengünstiger als vergleichbare Mietlösungen sein. Weiterer Vorteil von eigener Software: Die Daten verbleiben auf Ihren eigenen Servern - allerdings sind Sie damit auch selbst für deren Schutz verantwortlich.
  • Hybride Lösungen aus eigener Installation und Webkonferenzen versuchen, die Vorteile beider Welten zu vereinen. Für unternehmensinterne Meetings steht dann die eigene, sichere und kostengünstigere Installation zur Verfügung. Für virtuelle Treffen mit Kunden und Geschäftspartnern können Sie dann eine Mietlösung nutzen.

Marktüberblick Webkonferenz - Software

Wenn Sie eine passende Lösung suchen, dann sollten Sie der Website „Online Meeting Software im Test“ der Frankfurter Online Marketing-Agentur Publicare einen Besuch abstatten. Die Agentur weiß selbst sehr gut, worauf es bei Webkonferenz-Lösungen ankommt. Denn sie verfügt sowohl über ein Tochterunternehmen in den USA als auch über einen Kundenstamm in aller Welt.

Publicare nutzt seit 2003 täglich Webkonferenz-Lösungen fürs Projektmanagement, den Vertrieb und den Kundensupport. Bei Ihrer Suche nach einem Webkonferenz Anbieter sah die Agentur wie schwierig die Auswahl bei so vielen Anbietern ist und schloss kurzerhand selbst mit der oben erwähnten Website diese Lücke. Den Frankfurter Testern zufolge sind GoToMeeting von Critix bei den kostenpflichtigen und TeamViewer bei den kostenlosen Anwendungen die derzeit besten am Markt.

  • GoToMeeting: Die Cloud-Anwendung ist dank eigener App auch für die mobile Nutzung fit. Auch übers gute alte Telefon können Sie sich einwählen. Die leicht zu bedienende Anwendung lässt sich mit dem Google Calendar, Outlook und anderen Microsoft-Produkten gut integrieren. Der Benutzer kann aus Dokumenten heraus Web-Meetings starten, oder einen Termin fixieren und die Teilnehmer via E-Mail dazu einladen. Der Moderator kann bestimmen, ob er seinen gesamten Bildschirm, oder nur bestimmte Programme herzeigt. Es ist auch jederzeit möglich, die Moderation einem anderen Teilnehmer zu übergeben.

Bis zu sechs Teilnehmer gleichzeitig können sich auch per Video-Stream dazuschalten. Je nach Bandbreite und Hardwareausstattung kann jeder Teilnehmer die Größe und Auflösung des Streams variieren. Speziell für Online-Seminare (Webinare) ist GoToWebinar konzipiert: Bis zu 1.000 Teilnehmer können an einer virtuellen Veranstaltung gleichzeitig teilnehmen. GoToTraining stellt ein virtuelles Klassenzimmer für Schulungen zur Verfügung. Die monatlichen Kosten von GoToMeeting starten bei 35 Euro.

  • TeamViewer: Um unverbindlich zu testen, ob und wie Ihr Unternehmen von virtuellen Meetings profitieren kann, eignet sich das Produkt der deutschen TeamViewer GmbH hervorragend. TeamViewer eignet sich für Treffen bis zu maximal 25 Teilnehmer und verfügt aber über alle wichtigen Funktionen: Eine Dateibox, in die die Anwender Dokumente per Drag & Drop hineinkopieren und untereinander austauschen können. Der Moderator kann den Desktop als Whiteboard benutzen und so Passagen eines Dokumentes einkreisen oder hervorheben. Er kann aber auch genau bestimmten, welche Bereiche seines Bildschirmes für die anderen Teilnehmer sichtbar sind und welche nicht.

TeamViewer bietet auch einen Chat an, mit dem Sie sich gezielt mit einzelnen Personen austauschen können. Auf Wunsch können sich die Teilnehmer gegenseitig auch sehen. Eine Einwahl per Telefon ist ebenso möglich. Apps für alle gängigen mobilen Betriebssysteme erlauben den Einsatz von TeamViewer auf Smartphone und Tablet. Für Privatanwender ist TeamViewer kostenlos, ansonsten kostet das günstigste Paket einmalig 500 Euro.

Fazit Webkonferenz Anbieter Vergleich

Die vielen Vorteile, die Webkonferenzen für Ihr Business bieten, sollten Sie sich nicht entgehen lassen. Noch dazu sind Anwendungen für virtuelle Meetings in sehr vielen Bereichen Ihres Unternehmens einsetzbar: So können Sie erste Gespräche mit Bewerbern ohne viel Aufwand abwickeln. Mit Webinaren können Sie Mitarbeiterschulungen effizienter und kostengünstiger durchführen. Ihr Verkauf kann persönliche Kontakte mit dem Kunden besser und einfacher pflegen.

Das Feld der möglichen Anwendungen ist groß. Ebenso wie die Anzahl der am Markt befindlichen Webkonferenz Anbieter. Wichtig ist jedenfalls, zuerst Ihre Bedürfnisse abzuklären, um dann die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

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