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Viele Unternehmen beschäftigen ihre Mitarbeiter während der Ausgangsbeschränkungen aufgrund des Coronavirus nun im Home Office. Für einen Großteil der Arbeitnehmer ist diese Form der Arbeit völlig neu. Diese fünf Tipps helfen sowohl Nutzern als auch Neulingen, die Zusammenarbeit in den virtuellen Teams zu verbessern und verbunden zu bleiben.

Die hohe Dynamik der Wirtschaft hat bis jetzt gemeinsam mit der Globalisierung dazu geführt, dass Unternehmen heute viele verschiedene Formen der Zusammenarbeit nutzen: Projektbezogene Kollaboration auch über nationale Grenzen hinweg setzt sich immer mehr durch. Das auf fixe Prozesse ausgerichtete Arbeiten ist dadurch natürlich nicht verschwunden und bleibt weiterhin eine wichtige Form der Zusammenarbeit.

Um die Verbreitung des Coronavirus zu verlangsamen und letztendlich zu stoppen, beschäftigen viele Betriebe nun ihre Mitarbeiter im Home Office. Diese Form der Arbeit ist für viele völlig neu. Die technischen Voraussetzungen dafür sind sehr rasch realisierbar. Magenta Business bietet etwa mit den „Aktion Home Office“-Tarifen spezielle Lösungen an, die exakt auf die Bedürfnisse der Unternehmen in dieser außergewöhnlichen Lage zugeschnitten sind.

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Die Technik bildet eine gute Basis für Home Office. Wie effizient diese Form der Zusammenarbeit in den virtuellen Teams letztendlich funktioniert, hängt aber von den Mitarbeitern selbst ab. Diese 5 Tipps helfen dabei, die Zusammenarbeit in den virtuellen Teams für alle Beteiligten zu verbessern.

1) Über klar definierte Ziele führen

Am Arbeitsplatz ist die Zusammenarbeit nach bestimmten eingespielten Prozessen geregelt. Im Home Office gibt es solche Regeln nicht. Jeder Mitarbeiter ist dort auf sich gestellt und kann sich seinen Tagesablauf so organisieren, wie er es für richtig hält. Deshalb muss jeder einzelne Mitarbeiter wissen, welcher Output von ihm erwartet wird und wofür dieser gebraucht wird. Dies lässt sich durch das Führen über Ziele organisieren: Dabei kennt jeder Einzelne das Ziel, das ein Team erreichen soll und weiß, welchen Beitrag er selbst dafür leisten muss.

2) Mehr und strukturiert kommunizieren

Im Home Office entfallen die Gespräche zwischen Tür und Angel oder während der gemeinsamen Mittagspause. In diesen Situationen tauschen sich Mitarbeiter auch sehr oft über gemeinsame Projekte aus. Die Informationen, die dabei weitergegeben werden, müssen auch unter Telearbeitern kommuniziert werden.

Im Home Office müssen die Mitglieder einer Projektgruppe viel mehr und strukturierter über digitale Kanäle kommunizieren, als sie das gewohnt sind. Die Führungskraft muss ein Modell dafür entwickeln, wie jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit auf dem gleichen Wissensstand sein kann. E-Mails sind dafür in den meisten Fällen nicht der richtige Weg: Dabei verschicken die Teammitglieder oft unterschiedliche Versionen von Dokumenten untereinander und mitunter wird auf ein Teammitglied „vergessen“.

Mit einer Cloud-Lösung funktioniert die Kommunikation hingegen um einiges besser: Es gibt von jedem Dokument immer nur die eine - und zwar die aktuellste Version eines Dokuments zu der jedes Teammitglied Zugang hat. Magenta Business bietet Ihnen als Unternehmer Microsoft Office 365 inkl. Teams in der Version „Enterprise E1“ ab sofort für sechs Monate kostenlos und ohne Bindung.

Das im ersten Punkt angesprochene „Führen über Ziele“ erfordert zudem auch die Zunahme an Kommunikation. Führungskräfte müssen den Mitarbeitern erklären, warum welche Inputs notwendig sind. Mitarbeiter wiederum müssen der Teamleitung Feedback über ihren Arbeitsfortschritt oder etwaige Probleme geben. Jedem Teammitglied muss zudem klar sein, wann er welchen Beitrag abzuliefern hat. Exakt definierte Abgabetermine und fixierte Telefon- oder Videokonferenzen helfen jedem einzelnen, im Home Office eine Grundstruktur für seinen Arbeitstag aufzubauen.

3) Den Arbeitstag klar abgrenzen

Home Office gibt jedem Einzelnen die Chance, genau dann zu arbeiten, wann es der Alltag zulässt und wann sich der Einzelne am produktivsten fühlt. Diese Möglichkeit birgt allerdings eine große Gefahr: Es ist nicht mehr klar, wann ein Arbeitstag beginnt und wann er endet.

Sowohl für jeden Einzelnen als auch für das Team insgesamt ist es extrem belastend, nicht zu wissen, wann man selbst und die anderen arbeiten und damit auch problemlos erreichbar sind, und wann der Arbeitstag endet. Michael Bartz, Experte für modere Arbeitsformen an der IMC Fachhochschule Krems, rät in einem Blogbeitrag zum virtuellen Grüßen am Morgen und am Ende des Arbeitstages. Denn gerade in dieser Ausnahmesituation ist es wichtig, dass der Einzelne auch auf fixe Erholungszeiten vertrauen kann. Das virtuelle Grüßen erinnert auch jeden an seinen gewohnten Arbeitsalltag und hilft dabei, gegenseitig Vertrauen aufzubauen.

4) Vertrauen virtuell gewinnen und pflegen

Vertrauen ist für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams essentiell und hat zwei Aspekte: Die Teammitglieder kennen einander und wissen über die Qualifikation der anderen Bescheid. Diese Voraussetzungen sind bei Mitarbeitern, die einander gut kennen, erfüllt. Werden Teams auf ein Projekt bezogen zusammengestellt, kennen sich die Mitglieder in der Regel kaum oder gar nicht. Um Vertrauen aufzubauen, sind persönliche Meetings ideal. Diese sind aufgrund der Ausgangsbeschränkungen nicht möglich, jedoch lassen sich diese Treffen sehr leicht in die virtuelle Welt verlagern:

  • Videokonferenzen sind eine geeignete Form, um sich untereinander auszutauschen und besser kennen zu lernen. Microsoft Office 365 bietet etwa solche virtuellen Meetings in HD-Qualität. Dabei können die Teilnehmer während solcher Meetings Dokumente über den gemeinsamen Bildschirm teilen: Jeder Einzelne hat damit vor Augen, über welche Inhalte gerade gesprochen wird.
  • Telefonkonferenzen sind eine weitere Option, mit der sich Mitglieder von virtuellen Teams sehr einfach persönlich austauschen und dabei auch Vertrauen aufbauen können. Mit dem Mobiltelefon können schon simple Abstimmungen mit mehreren Personen gleichzeitig durchgeführt werden. Telefonanlagen wie All In Communication von Magenta Business bieten darüber hinaus unter anderem die Funktion Konferenzraum, mit der die Nutzer einfach und unkompliziert Telefonkonferenzen mit bis zu acht Teilnehmern veranstalten können.

Ob Telefonkonferenz oder Videomeeting: Um Vertrauen aufzubauen ist es hilfreich, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich besser kennen zu lernen. Zeit für den Austausch von informellen Informationen hilft dabei. Bei den virtuellen Treffen sollten auch Themen besprochen werden können, die nicht direkt mit dem Projekt oder auch Unternehmen zu tun haben.

5) Richtiges Collaboration-Tool zeitnah wählen

Am Markt existiert eine enorme Vielfalt an Collaboration-Tools. Gerade in der jetzigen Situation wird auch sehr viel darüber in Medien oder über Social Media berichtet. Wichtig ist, dass sich Unternehmen in der jetzigen Situation zeitnah für eine Lösung entscheiden, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Denn: Mitarbeiter auf eine völlig neue Plattform einzuschulen, braucht Zeit. Magenta Business unterstützt Unternehmen dabei, damit sie und ihre Teams verbunden bleiben. 

Home Office in Österreich

Insgesamt sind die heimischen Arbeitnehmer Home Office gegenüber sehr aufgeschlossen. Wie Studien vor und während der Coronavirus-Epidemie belegen, ist der Wunsch nach der Arbeit in den eigenen vier Wänden sehr hoch. Eine Untersuchung von Deloitte aus dem Vorjahr hat ergeben, dass sich die Nutzung von Heimarbeit in Österreich in den letzten beiden Jahren verdoppelt hat.

Fazit: Wie virtuelle Teams optimal zusammenarbeiten

Obwohl sowohl Firmen als auch Mitarbeiter in Österreich dem Thema Home Office sehr positiv gegenüberstehen, ist die durch das Coronavirus verursachte Ausnahmesituation dennoch etwas Neues und herausfordernd. Dank Lösungen von Magenta Business sind die technischen Voraussetzungen für das Arbeiten von Zuhause aus sehr rasch realisierbar. Um Home Office effizient zu nutzen, ist die Technik alleine aber nicht genug. Einige wichtige Tipps helfen dabei, dass sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter von Mobile Working profitieren und so miteinander verbunden bleiben.

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