Blog abonnieren

Trotz E-Mail, Instant-Messaging, Twitter und Co sind Faxgeräte auch heute noch ein fester Bestandteil der Kommunikation in vielen Unternehmen. Einer Studie zufolge erachten 82 Prozent der Befragten Verantwortlichen das Fax noch immer als „wichtig“ für ihr Unternehmen und vier von zehn Unternehmen empfangen und versenden nach wie vor mehr als 500 Dokumente pro Monat per Fax. Bei 70 Prozent sind es immer noch mehr als 100 Faxe bei Empfang und Versand.

Angebote, Auftragsbestätigungen, Mietverträge, Bestellungen, Rechnungen oder Mahnungen können zwar per E-Mail versendet werden, doch wenn es auf die Beweisbarkeit ankommt oder eine manuelle Unterschrift verlangt wird, wird auf das bewährte Faxgerät zurückgegriffen. Weitere Vorteile von Faxgeräten sind:

  • automatische Sendebestätigungen
  • einfache Einbeziehung von Logo und Unterschrift
  • universelle Kompatibilität
  • höhere Sicherheit gegenüber modernen Kommunikationsmitteln (Viren, Spam, Hacker)

Erfahren Sie, wie Sie moderne Bürokommunikation in Ihren Büroalltag integrieren können - Whitepaper jetzt herunterladen!

Der Einsatz von Faxgeräten erfordert allerdings manuelle Druck- und Fax-Prozesse, die Verwaltung von Papier und anderem Verbrauchsmaterial wie etwa Toner oder Druckertinte, sowie die Wartung der Geräte und bringt weitere Nachteile mit sich:

  • Zettelwirtschaft
  • keine Suchfunktion
  • keine Verteilermöglichkeit
  • Faxe müssen ausgedruckt werden, um sie versenden zu können

Zudem können Probleme auftauchen wenn zum Beispiel Faxe verlorengehen, unleserlich ankommen oder sensible Dokumente im Faxgerät vergessen werden. Zusammengefasst: Faxgeräte verursachen Mehraufwand, höhere Kosten und können im schlimmsten Fall sogar geschäftsschädigend sein.

Eine virtuelle Faxlösung verhindert analoge Probleme

Mit der Nutzung einer internetbasierten Fax2Mail-Lösung gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Dieses Verfahren erfreut sich in der Praxis großer Beliebtheit, da der Fax-Versand unmittelbar in der gewohnten E-Mail-Umgebung erfolgt, ohne dass zusätzliche Software installiert werden muss. Der Faxdienst übernimmt die Weiterleitung des Faxes an den Empfänger über das Internet und sorgt auch für die Umwandlung des Faxes in eine E-Mail. Ausgehende Sendungen (Mail2Fax) werden über E-Mail an das Fax-Gateway des Anbieters geschickt und kommen beim Empfänger am Faxgerät an.

T-Mobile bietet mit Fax2Mail eine Lösung an, die das Versenden und Empfangen von Faxen via Internet ermöglicht. Das Service lässt sich online abrufen und Faxdokumente können komfortabel am PC geschrieben, bearbeitet und gespeichert werden und entweder direkt von der Webseite oder mit Hilfe einer optionalen Client-Software versendet werden. Nach dem Verschicken eines Faxes erhält man eine Sendebestätigung per E-Mail und die Faxsendung kommt wie gewohnt am Faxgerät des Empfängers an. Als Faxnummer kann eine bestehende Faxnummer umgeleitet oder portiert werden. Die Vorteile der Fax2Mail-Lösung im Überblick:

  • senden und empfangen von Faxen über das Internet
  • Faxe werden als E-Mail zugestellt
  • zentrale Speicherung der Faxe
  • bequeme Weiterverarbeitung der Faxe
  • das Service steht rund um die Uhr zur Verfügung
  • Sendebestätigung per E-Mail
  • direkte Verrechnung über Ihre Mobiltelefonrechnung
  • die bestehende Faxnummer kann übernommen oder umgeleitet werden
  • Einsparung von Kosten (kein Faxgerät, Papier, Toner und Wartung nötig)

Übrigens: Mit Hilfe der Client-Software lassen sich Faxnachrichten auch bequem und einfach direkt vom PC oder via App vom Smartphone aus versenden. Um Fax2Mail von T-Mobile nutzen zu können, wird lediglich ein PC mit Internetzugang oder ein Smartphone benötigt.

Fazit: Eine sichere Ergänzung der Unternehmenskommunikation

Das Fax stellt auch im Internet-Zeitalter eine optimale Ergänzung zur E-Mail-Kommunikation dar. Umfassende Kompatibilität und eine höhere Wertigkeit sind nur zwei der Vorzüge, die das Fax noch immer aktuell halten und auch in Sachen Sicherheit können Faxgeräte gegenüber E-Mail punkten. Daher ist zu empfehlen sich eine Fax2Mail-Lösung anzusehen und in den Geschäftsalltag zu integrieren.

New Call-to-action

 

Artikel teilen:

NO MORE POSTS

NO MORE POSTS TO LOAD

Kommentare zu diesem Beitrag.