Blog abonnieren

Die Integration von Fax in E-Mail reduziert Medienbrüche und macht Prozesse effizienter, etwa bei Bestellungen. Mit fortschreitender Digitalisierung macht es Sinn, sich auch über neue Ansätze zu informieren. Magenta Business bietet sowohl die Lösung Fax2Mail, als auch Beratung zur Umstellung auf digitale Kommunikationsprozesse.

Im Geschäftsalltag wird noch viel gefaxt

Laut einer Analyse des Deutschen Umweltbundesamtes gehört trotz Internet und E-Mail das Faxgerät noch immer zur Standardausrüstung in Büros. Vor allem im Kundendienst sind neue Kommunikationstechnologien noch wenig verbreitet: Eine Customer Service Studie hat ergeben, dass das Fax mit 51 Prozent weiterhin an erster Stelle der genutzten Kommunikationskanäle liegt, gefolgt von Sozialen Medien (28 Prozent) und Online-Chats (16 Prozent).

Das Faxgerät ist weiterhin hoch im Kurs, denn es ist ein gewohntes Werkzeug und stellt damit Erreichbarkeit sicher. Die in der Studie befragten Mitarbeiter aus dem Kunden-Service bemängeln jedoch eine konsolidierte Sicht, weil sie bei Kundenanfragen in verschiedenen Systemen oder Kanälen suchen müssen – das kostet Zeit und mindert die Service-Qualität.

Fax bietet Vorteile …

Was macht also die weiterhin hohe Nutzung von Fax im Unternehmensalltag aus? Angebote, Auftragsbestätigungen, Mietverträge, Bestellungen, Rechnungen oder Mahnungen können zwar per E-Mail versendet werden, doch wenn es auf die Beweisbarkeit ankommt oder eine manuelle Unterschrift nötig ist, liefert das bewährte Fax die geforderte Dokumentenechtheit. Die Vorteile von Faxgeräten sind:

  • Rechtssicherheit
  • automatische Sendebestätigungen
  • einfache Einbeziehung von Logo und Unterschrift
  • höhere Sicherheit gegenüber Cybergefahren moderner Kommunikationsmittel (Viren, Spam, Hacker)

… aber auch Nachteile gegenüber digitalen Lösungen

Herkömmliche papierbasierte Faxgeräte sind definitiv nicht mehr am Puls der Zeit, denn sie erfordern manuelle Druck- und Fax-Prozesse und bringen zahlreiche Nachteile mit sich:

  • Verbrauchsmaterial wie Papier, Toner, Druckertinte muss verwaltet werden und erzeugt Kosten
  • Zettelwirtschaft, keine Suchfunktion, keine Verteilermöglichkeit
  • Faxe müssen ausgedruckt werden, um sie versenden zu können – das verschwendet wiederum Ressourcen
  • Probleme bei Unleserlichkeit
  • Mangelnder Datenschutz bei Übermittlung sensibler Informationen

Fax2Mail-Lösung von Magenta - Jetzt beraten lassen!

Virtuelles Fax entschärft analoge Probleme

Viele Unternehmen nutzen bereits seit Jahren internetbasierte Fax2Mail-Lösungen, um das analoge, papierbasierte Fax zu ersetzen. Dieser erste Schritt war und ist für die Mitarbeiter ideal, denn sie nutzen weiterhin bekannte Technologien und Prozesse, bekommen aber gleichzeitig eine effiziente Lösung.

Dabei erfolgt der Faxversand unmittelbar in der gewohnten E-Mail-Umgebung, ohne dass zusätzliche Software installiert werden muss. Der Faxdienst übernimmt die Weiterleitung des Faxes via Internet an den Empfänger und sorgt auch für die Umwandlung in eine E-Mail. Ausgehende Sendungen (Mail2Fax) werden über E-Mail an das Fax-Gateway des Anbieters geschickt und kommen beim Empfänger am Faxgerät an.

Die Lösung Fax2Mail von Magenta Business ermöglicht das Versenden und Empfangen von Faxen via Internet. Faxdokumente können komfortabel am PC geschrieben, bearbeitet und gespeichert werden und entweder direkt von der Webseite oder mit Hilfe einer optionalen Client-Software versendet werden. Nach dem Verschicken eines Faxes erhält man eine Sendebestätigung per E-Mail und die Faxsendung kommt wie gewohnt am Faxgerät des Empfängers an. Als Faxnummer kann eine bestehende Faxnummer umgeleitet oder portiert werden.

Vorteile der Fax2Mail-Lösung

  • Senden und empfangen von Faxen über das Internet
  • Universelle Erreichbarkeit, auch von Geschäftspartnern mit unterschiedlichem Grad der Technologisierung, etwa kleinen Handwerksbetrieben
  • Faxe werden als E-Mail zugestellt
  • Zentrale Speicherung der Faxe
  • Bequeme Weiterverarbeitung der Faxe
  • Sendebestätigung per E-Mail
  • Direkte Verrechnung über die Mobiltelefonrechnung
  • Bestehende Faxnummer kann übernommen oder umgeleitet werden
  • Einsparung von Kosten (kein Faxgerät, Papier, Toner und Wartung nötig)

Tipp: Mit Hilfe der Client-Software lassen sich Faxnachrichten auch bequem und einfach direkt vom PC oder via App vom Smartphone aus versenden. Um Fax2Mail von Magenta Business nutzen zu können, wird lediglich ein PC mit Internetzugang oder ein Smartphone benötigt.

Digitale Alternativen evaluieren

Für alle Unternehmen, die auf Prozesse mittels Fax setzen, ist Fax2Mail die geeignete Lösung, die Medienbrüche verhindert. Dennoch ist es an der Zeit, generell den Einsatz von Fax zu überdenken, denn neue digitale Technologien können Prozesse besser und unternehmensübergreifend integrieren. Auf dem Weg zu mehr Effizienz und Servicequalität in der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern stellen sich beispielsweise folgende Fragen:

  • Wie können wir manuelle oder von Papier- bzw. Medienumbrüchen geprägte Abläufe auf digitale Prozesse umstellen?
  • Wie sieht eine durchgängig automatisierten Prozesskette von Beauftragung über den Auftragseingang bis hin zu abschließender Auslieferung und Service aus?
  • Wie binden wir Lieferanten und Geschäftspartner in die eigenen Unternehmenssysteme ein?
  • Welche Vorteile kann vorausschauende Wartung und Instandhaltung (Predictive Maintenance) bringen?

Mit seinen Experten steht Magenta Business bei solchen Fragen beratend zur Seite. Die Bürokommunikation kann beispielsweise mit All-In-Communication auf völlig neue Beine gestellt werden: Das sind Telefonanlagen via Cloud, die Festnetz und Mobilfunk vereinen und mobiles Arbeiten von unterwegs und im Home-Office nahtlos ermöglichen.

Ebenso können Technologien aus dem Internet of Things (IoT) integriert werden: So können etwa im Bereich Logistik - Lagerstandüberwachung automatische Bestellungen aufgrund der Messdaten von Sensoren ausgelöst werden, ein manuelles Kontrollieren der Lagerstände und Nachbestellen von Schüttgut, Flüssigkeiten oder Regalware via Fax oder Mail ist nicht mehr notwendig.

Mit Fax2Mail zur Digitalisierung der Unternehmenskommunikation

Die Nutzung des Fax hat sich stark gewandelt. Es ist an vielen Stellen im Büro verschwunden, doch auch im Internet-Zeitalter kann es immer noch eine optimale Ergänzung zur Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern sein, weil es rechtssichere Dokumente mit Unterschrift bzw. Empfangsbestätigung ermöglicht und die Erreichbarkeit aller Beteiligter sicherstellt.

Das analoge Papier-Fax ist jedoch endgültig Vergangenheit, hier bietet die Fax2Mail Integration von Magenta Business die Brücke in die digitale Welt, verbunden mit den Vorteilen von sicherer Ablage und Verteilung ohne Medienbrüche. Als weiteren Schritt für eine effiziente Bürokommunikation sollten Prozesse unternehmensübergreifend unterstützt und die Möglichkeiten der Digitalisierung genützt werden; die Experten von Magenta Business beraten zu Organisation und Werkzeugen bis zu Internet of Things.

Nutzen Sie die Fax2Mail-Lösung von Magenta bequem und einfach direkt vom PC oder via App vom Smartphone aus - Wir beraten Sie gerne!

Artikel teilen:

NO MORE POSTS

NO MORE POSTS TO LOAD