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Aufgrund der Corona-Krise wechselten 18.000 Mitarbeiter der Stadt Wien innerhalb einer Woche ins Home Office. Ulrike Huemer, Chief Information Officer (CIO) der Stadt Wien, verrät, wie diese Transformation gelungen ist, welche Rolle Magenta Business dabei gespielt hat und gibt Tipps für Organisationen in ähnlichen Situationen.

Der Magistrat der Stadt Wien ist der größte Arbeitgeber der Bundeshauptstadt: Die weitgehend selbständigen Unternehmen eingerechnet, beschäftigt die Stadt etwa 65.000 Arbeitnehmer. Aufgrund der Ausgangsbeschränkungen schuf die Stadt Wien innerhalb einer Woche die Möglichkeit für 18.000 Mitarbeiter, ganz oder zumindest teilweise innerhalb der eigenen vier Wände zu arbeiten. „Vor der Krise arbeiteten etwa 2.000 Mitarbeiter im Home Office“, erinnert sich Huemer.

Zahl der Videokonferenzen ist explodiert

Dieser schnelle Wechsel einer sehr großen Gruppe an Mitarbeitern ins Home Office stellte eine große Herausforderung für das eigene Rechenzentrum dar. „Wir mussten unsere Server nachjustieren, aber das ist uns kurzfristig sehr gut gelungen“, erinnert sich die CIO der Stadt Wien. Die Anzahl der Videokonferenzen ist seit dem Wechsel ins Home Office explodiert. „In der Vergangenheit hielten wir etwa 30 Videokonferenzen pro Tag ab, nun sind es 1.000“, präzisiert Huemer.

Rasanter Anstieg der Datennutzung

Seit dem Jahr 2008 verlässt sich die Stadt Wien bei der Mobiltelefonie auf Magenta Telekom. Durch den schnellen Wechsel von derart vielen Mitarbeitern ins Home Office und durch den rasanten Anstieg der Videokonferenzen stieg die Datennutzung schlagartig an. Magenta Business konnte diesen Bedarf durch eine flexible Datapool-Lösung, konkret 20.000 SIM-Karten (Voice mit Datapool), sehr schnell decken.

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Außerdem garantiert das mobile IP VPN (Virtual Private Network) einen hohen IT-Security-Level. Die für die Stadt Wien zuständigen Magenta-Teams bieten zudem einen Vorort-Handy-Support. Durch ein verstärktes Monitoring der Netz-Infrastruktur werden die mobilen Kommunikationsprozesse der Mitarbeiter der Stadt Wien sichergestellt. „Magenta Telekom konnte die eigene Infrastruktur an die sprunghaft gestiegenen Anforderungen schnell anpassen und für eine gute Kommunikationsbasis sorgen”, meint Huemer und betont: “Der Mobilfunker hat bewiesen, dass er sehr schnell auf einzelne Bedürfnisse reagieren kann“, resümiert die CIO der Stadt Wien.

7 Tipps, die großen Organisationen den Umstieg auf Home Office erleichtern

Für die Mitarbeiter der Stadt Wien, die nun im Home Office arbeiten, ist ein stabiler Zugang zum Netz eine der wichtigsten technischen Voraussetzung, um auch Zuhause produktiv arbeiten zu können. Gleichzeitig ist eine funktionierende Technik nicht der Garant dafür, dass diese neue Form der Arbeit tatsächlich gelingt. Die Stadt Wien setzt sich schon seit Jahren mit dem Thema auseinander und verwendet flexible Modelle bereits in mehreren Dienststellen.

Diese Erfahrungen von ganz unterschiedlichen Bereichen haben bei der Bewältigung der derzeitigen Ausnahmesituation geholfen, versichert Huemer. Von den Erfahrungen und Learnings aus dem Corona-bedingten Wechsel ins Home Office kann die CIO einige Tipps für Organisationen und Unternehmen in ähnlichen Situationen geben:

  1. Für Mitarbeiter im Home Office ist eine gewisse Regelmäßigkeit und Struktur wichtig. „Wir halten in unseren Teams täglich um 9 Uhr ein Meeting ab, verrät Huemer. Diese Videokonferenzen dienen nicht nur dazu, die aktuellen Aufgaben und Projekte zu besprechen, sondern helfen dabei, die Verbindung zu jedem einzelnen Mitarbeiter aufrecht zu erhalten. „Zuvor veranstalteten wir nur einmal in der Woche solche Treffen“, erinnert sich die CIO der Stadt Wien. Öfter wären solche Meetings früher nicht nötig gewesen, weil sich die Mitarbeiter ja an ihrem Arbeitsplatz trafen und austauschen konnten.

  2. In der Regel sind Lösungen für Videokonferenzen einfach zu bedienen. Dennoch gibt es einige Tipps für solche virtuellen Meetings zu beachten. Mitarbeiter der Stadt Wien, die bisher mit Videokonferenzen noch nicht sehr vertraut waren, wurden bezüglich der grundsätzlichen Regeln geschult.

  3. Gerade Mitarbeiter, die keine Erfahrung beim Arbeiten von Zuhause aus haben, unterschätzen den Stress, der dabei entstehen kann. „Wenn man von einem digitalen Termin zum anderen hetzt, kann das ganz schön anstrengend sein“, konkretisiert Huemer. Jedes Teammitglied muss daher Probleme ansprechen können. Denn nur so lassen sich diese Stresssituationen vermeiden.

  4. Die Stadt Wien hat für die Umstellung auf das Home Office einen Krisenstab in der eigenen IT-Abteilung implementiert. „Der Krisenstab hat sämtliche Anforderungen an Hard- und Software strukturiert bewertet“, sagt Huemer. Die Instanz evaluierte auch geplante Wartungsfenster der IT-Infrastruktur und entschied, ob diese sich auch auf später verschieben lassen.

  5. Mitarbeiter, die nicht oder nur selten zu ihrem Arbeitsplatz kommen, benötigen viel mehr Informationen als zuvor. „Es ist wichtig, diese Informationen so aufzubereiten, dass sie jeder leicht verstehen kann“, rät Huemer. Die Stadt Wien richtete rasch eine eigene Hotline ein, an die sich Mitarbeiter mit ihren Anliegen rund um das Thema mobiles Arbeiten wenden können.

  6. Bei einer so massiven Veränderung, wie sie der Wechsel von 18.000 Mitarbeitern ins Home Office bedeutet, passieren manchmal Fehler. „Diese muss man auch zulassen und mit ihnen leben“, sagt Huemer. Wichtig sei ein respektvoller Umgang untereinander und das Verständnis für Mitarbeiter, die bei der Umstellung etwas mehr Zeit als andere brauchen.

  7. Eine große Anzahl von Mitarbeitern ins Home Office zu schicken ist auch immer eine Herausforderung für die IT-Security. „Bezüglich der Infrastruktur gibt es ganz klare Vorgaben“, sagt Huemer. Um virtuelle Meetings abzuhalten, können die Mitarbeiter ein Videokonferenztool nutzen, das vom Rechenzentrum der Stadt Wien gehostet wird. „Einige Mitarbeiter wollen ein anderes Tools nutzen“, ergänzt die CIO der Stadt Wien. Diesem Wunsch konnte man durch einen Kompromiss entsprechen: Die Mitarbeiter dürfen andere Anwendungen passiv verwenden; also an Meetings teilnehmen, die ein anderer Teilnehmer organisiert hat. Auf diesem Wege wird keinerlei Software auf der Hardware der Mitarbeiter der Stadt Wien installiert. „Mit dieser Policy sind wir sehr gut gefahren“, bestätigt Huemer.

Digitalisierung wird nun stärker als Chance gesehen als vor Corona

Bei der Stadt Wien rechnet man damit, dass die Ausgangsbeschränkungen bei geringeren Infektionszahlen gelockert werden und die Mitarbeiter im Laufe des Mai sukzessive wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können. „Diese Krise wird uns aber noch länger begleiten“, ist sich Huemer bewusst. Der Anteil an Home Office wird also sicher höher bleiben, als vor der Corona-Krise. „Allerdings werden die Mitarbeiter nicht jeden Tag acht bis zehn Stunden von Zuhause aus arbeiten. Das neue Arbeiten wird vielmehr  bisherige Beschäftigungsformen ergänzen”, prognostiziert Huemer. Sie versichert, dass mehr Besprechungen in Zukunft per Video abgehalten werden.

Die durch Corona ausgelöste Ausnahmesituation habe jedenfalls zur Folge, dass die Digitalisierung viel mehr als Chance wahrgenommen wird. „Es zeigt sich nun, welche Prozesse schon komplett digital abgewickelt werden können, wo noch Nachjustierungen notwendig sind und wo Medienbrüche auftreten. Huemer glaubt, dass in Zukunft Entscheidungen rascher getroffen werden, weil auch der Bedarf schneller und viel eindringlicher erkannt wird. Dazu kann die CIO der Stadt Wien ein eigenes Beispiel nennen: „Die Stadt Wien hat kürzlich ein Bildungspaket präsentiert, das Kindern Software und Notebooks zur Verfügung stellt.“ Vor der Corona Krise wäre vor einem solchen Rollout die Zeit für die Evaluation länger gewesen, als dies nun der Fall war.

Fazit: „Wie die Stadt Wien in Krisenzeiten digitale Stärke zeigt

Je größer ein Unternehmen, eine Organisation oder eine Gebietskörperschaft ist, desto schwerer ist es für sie, flexibel zu agieren. Dass es jedoch nicht unmöglich ist, hat die Stadt Wien bewiesen und in dieser Krise digitale Stärke gezeigt: Knapp 20.000 Mitarbeiter mehr oder weniger von heute auf morgen ins Home Office zu schicken, ist eine enorme Herausforderung.

Weil sich die Stadt Wien schon seit Jahren mit neuen Arbeitsformen beschäftigt und diese auch konkret anwendet, konnte sie diese Erfahrungen in der derzeitigen Ausnahmesituation auch nutzen. Beim Schaffen der technischen Voraussetzungen konnte Magenta Business unterstützen, beispielsweise mit einem Vorort-Handy-Support. Durch diese Ausnahmesituation hat die Stadt Wien jedoch auch wertvolle Erfahrungen gemacht, die sie für die weitere Digitalisierung der Bundeshauptstadt nützen kann.

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