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Moderne Technologien für die Bürokommunikation steigern zweifelsohne die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Aber wo liegen eigentlich die größten Zeitverschwender im Arbeitsalltag und mit welchen Lösungen kann man ihnen den Kampf ansagen?

Dazu hat das Marktforschungsunternehmen IDC 2012 eine weltweite Umfrage unter Information Workern und IT-Experten in den USA, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Australien und Japan durchgeführt. Information Worker sind Menschen, die Ihr Einkommen hauptsächlich mit dem Kopf und nicht mit ihren Händen verdienen.

Dokumente als größte Zeitverschwender

Der Arbeitsalltag von Information Workern besteht vor allem aus der Erstellung, Bearbeitung und Genehmigung von Dokumenten aller Art. Dazu gehören auch das Zusammentragen von Informationen, das Durchsuchen von archivierten Dokumenten und die Aufbereitung in neue Darstellungsformen (z.B. Präsentationen).

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Rund neun Stunden pro Woche verbringen Information Worker mit der Bewältigung von Schwierigkeiten bei der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten. Häufige Ursachen sind vor allem die schwierige Suche nach abgelegten Dokumenten, inkompatible Dateiformate, unterschiedliche im Umlauf befindliche Versionen eines Dokuments und zeitintensives Ausfüllen von Formularen.

Dieser Aufwand kann laut IDC Studie die Produktivität von Arbeitskräften um 20 Prozent verringern. Einem Unternehmen kann dieser Zeitverlust jährlich rund 14.500 Euro pro Arbeitskraft kosten. Rechnet man dies auf ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern um, entspricht die verschwendete Arbeitszeit einer Leistung von 195 zusätzlichen Mitarbeitern.

Praktische Tipps zur Steigerung der Produktivität Ihrer Mitarbeiter


1. Cloud-Lösungen

Neun von zehn Information Workern arbeiten mit Personen außerhalb des Unternehmens zusammen. Hier stellt sich die Frage nach Methoden einfacher Zusammenarbeit und gemeinsamer Nutzung von Dokumenten. Laut Studienergebnissen ist dies ein treibender Faktor für die Nutzung von Cloud-Diensten bzw. Sharing-Diensten. Bei Cloud-Diensten wird ein Teil der Hard- und Software nicht selbst betrieben, sondern in einem Rechenzentrum eines Providers. Die Dienste werden online zur Verfügung gestellt.

Mehr als ein Fünftel aller Anwendungen für Information Worker basiert auf Cloud-Lösungen – Tendenz stark steigend. Insbesondere der Einsatz von Collaboration Tools wird zunehmen. Auch moderne Kommunikationsmittel wie Web- oder Videokonferenzen, Instant Messaging oder Enterprise Social Networks verringern die Hürden im Handling mit Dokumenten und steigern somit die Produktivität der Information Worker.

Häufig geht die IT noch zu wenig auf die Bedürfnisse der Information Worker ein. Mobile Arbeit muss auf allen Ebenen und in vollem Funktionsumfang möglich sein. Am effektivsten kann eine Produktivitätssteigerung hier durch die Schaffung einer „dritten Plattform“ – einer Cloud-Lösung, die mobile und soziale Technologien bündelt, erlangt werden. Das steigert nicht zuletzt auch die Effizienz der Zusammenarbeit und somit die Produktivität.

2. Mobiles Arbeiten

Produktivität kann gesteigert werden, indem Sie Mitarbeitern ermöglichen, mobil zu arbeiten. Umfragen zufolge wünschen sich die meisten Information Worker, dass sie mit ihren Smartphones oder Tablets neben E-Mail und Kalender auch vollen Zugriff auf ihre Dokumente haben. Veraltete IT-Sicherheitsrichtlinien schränken die Funktionen und Anwendungen auf mobilen Geräten häufig massiv ein.

3. Etablierte Dokumentenstandards

Schon seit jeher spielen Dokumentenstandards eine wesentliche Rolle beim Thema Kompatibilität und Zusammenarbeit. Wer weltweit etablierte Standards verwendet, der kann sicherstellen, dass ein plattformunabhängiges Öffnen und Bearbeiten möglich ist. Beispiele für solche Dokumentenstandards sind ODF, OpenXML, PDF und EPUB.

4. Kein Papier

Ein Appell der IDC Studien-Autoren vorwiegend an die IT lautet, Strategien für die Verringerung des Papierbedarfs zu entwickeln. Papierdokumente haben sich als einen der größten Produktivitätskiller in Arbeitsprozessen mit Dokumenten herausgestellt, denn sie sind im Gegensatz zu digitalen Dokumenten nicht durchsuchbar und schwer zu verwalten.

Laut Studienergebnissen wirkt die Nutzung von Tablets erfolgreich gegen die Papierabhängigkeit. Tablet-Nutzer drucken wesentlich weniger Dokumente aus, da sie durch das Tablet den Umgang mit digitalen Dokumenten besser in den Arbeitsalltag integrieren können.

5. Kommentare

Zwei Drittel der Befragten in der IDC Studie gaben an, dass hinzugefügte Kommentare in vorgelegten Dokumenten Zeit sparen würde. Im Arbeitsalltag beschränken sich Kommentare und Bewertungen auf das Medium E-Mail. Vermeiden Sie diesen Zeitkiller, indem Sie Kommentare, etwa in Textdokumenten, direkt einfügen.

6. Frust mit E-Formularen

E-Formulare sind für die Hälfte der Befragten ein Frustrationsfaktor, da sie im Schnitt acht Stunden pro Woche damit verbringen. Etwa 2,5 Stunden gehen wöchentlich pro Arbeitskraft dafür drauf. Gelockerte Policies können so manches Formular überflüssig machen und damit diesen Frustrationsfaktor beseitigen.

7. Collaboration Tools

Collaboration- und Social Communication Tools erleichtern den Mitarbeitern die Organisation der Zusammenarbeit enorm. So können gemeinsam Dokumente erstellt und bearbeitet werden, Online-Meetings abgehalten und Ideen in Mindmaps gesammelt werden. Das optimiert Arbeitsabläufe maßgeblich, ganz besonders in virtuellen Teams und bei mobiler Projektarbeit.

Der Softwareanbieter TWT hat die Produktivitätssteigerung durch den Einsatz von Google Apps (Mail, Docs, Calendar, Sites etc.) in Unternehmen erhoben. Verwenden drei Viertel der Mitarbeiter Google Docs, so steigert das die Produktivität um knapp 20 Prozent und beim Google Calendar sind es sogar 37 Prozent.

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