Fuhrparkmanager brauchen bei der Disposition von Fahrzeugen und Mitarbeitern genauen Überblick, wo gerade wer unterwegs ist. Eine digitale Lösung steigert Kundenservice und Effizienz, gleichzeitig sinken die Kosten. Doch der Mehrwert wird bei KMU oft noch nicht erkannt – wir haben daher für Sie Bilanz gezogen und zeigen außerdem, wie das Unternehmen Rohrmax den eigenen Fuhrpark steuert.

Digitaler Fuhrpark mit Telematik …

Kundentermine einhalten, Routen und Kosten optimieren, Missbrauch oder Diebstahl von Geräten verhindern und dazu noch eine riesige Zettelwirtschaft bei der Abrechnung – der Alltag von Fuhrpark-Verantwortlichen ist vielseitig und stressig, gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist Unterstützung gefragt.

Abhilfe bringt ein digitalisierter Fuhrpark. Die wichtigste Funktion dabei ist die Ortung jedes Fahrzeugs mittels Telematik. Damit sehen Fuhrparkleiter jederzeit in Echtzeit auf PC, Laptop oder Tablet, wo jedes einzelne Fahrzeug oder Gerät derzeit steht oder fährt, inklusive Route und Fahrverhalten; so können sie den Fuhrpark effizient disponieren und somit optimieren.

Der aktuelle Überblick über die Flotte ermöglicht besseren Service, ein wichtiger Faktor, um sich im steigenden Wettbewerb zu behaupten. Außerdem werden zahlreiche Daten über jede einzelne Fahrt automatisch ermittelt, zusammengeführt und zentral gespeichert – damit bekommen Verantwortliche zahlreiche Analysen auf Knopfdruck.

… oder Papier und Excel?

Trotz dieser überzeugenden Vorteile meldet das Fuhrpark-Barometer 2020 von Arval: „Österreich liegt beim Einsatz von Telematik deutlich hinter dem europäischen Durchschnitt – nur 25 Prozent der österreichischen Unternehmen setzen diese Technologie bereits für ihre Flotte ein (europäischer Durchschnitt bei 33 Prozent). KMU sind zurückhaltender, während größere Unternehmen immerhin zu einem Drittel Telematiklösungen in der Flotte verwenden.“

Auch eine aktuelle Branchen-Umfrage aus Deutschland resümiert: „Excel (44 Prozent) und Papier (19 Prozent) dominieren bei der Fuhrparkverwaltung.“ Während Telematik bei Flotten mit überwiegend LKW eingesetzt wird, nimmt dies bei Transportern und noch mehr bei PKW-Flotten rapide ab.

Den Mehrwert erkennen

Unternehmen, die Telematik nutzen, sehen als Vorteile die verbesserte Routenplanung und die effiziente Verwaltung. Bei den Nicht-Nutzern dagegen kommen beide Studien zu ähnlichen Schlüssen: Vielen Unternehmen sei nicht ausreichend klar, wie die dokumentierten Fahrzeugdaten zu mehr Kostersparnis führen bzw. für ihre Geschäftstätigkeiten nützlich sein können; manche meinen auch, ihr Fuhrpark sei zu klein.

Der Mehrwert wird nicht erkannt und so wird weiter mit Excel oder gar mit Papierlisten gearbeitet. Wir haben Ihnen daher die fünf typischen Herausforderungen im Fuhrparkmanagement zusammengestellt und die Vorteile, die eine digitale Lösung bringt.

So lösen Sie die 5 größten Herausforderungen eines Fuhrparkmanagers

Mit Fuhrparkmanagement von Magenta Business digitalisieren Sie Ihren Fuhrpark ohne großen Aufwand und bekommen folgenden Mehrwert:

1. Von unsichtbaren zu sichtbaren Autos – für mehr Kundenservice

Ein Kunde ruft an und fragt, wann Ihr Service-Mitarbeiter bei ihm ankommt. Sie können keine genaue Auskunft geben, weil Sie nicht wissen, wo er sich gerade befindet. Sie versuchen, ihn am Handy zu erreichen, aber er hebt nicht ab. Somit muss Ihr Kunde genauso wie Sie im Ungewissen warten.

Die Lösung: Sie sehen auf dem Bildschirm Ihre gesamte Fahrzeugflotte und auch den gesuchten Service-Mitarbeiter. So können Sie dem Kunden sofort Auskunft geben, wann der Mitarbeiter da ist.

2. Von unbefugter Nutzung zur Kontrolle mittels Tracking

Ihre Fahrzeuge werden immer wieder von Mitarbeitern oder Unbefugten außerhalb der Geschäftszeiten für eigene Fahrten genutzt – vielleicht sogar für einen Nebenerwerb – doch Sie können das nicht nachweisen. Außerdem kommt es manchmal zu Diebstählen, beispielsweise von Baumaschinen.

Die Lösung: Mittels Tracking wissen Sie jederzeit, wo sich jedes Fahrzeug befindet. Bei unbefugter Nutzung oder Diebstahl werden Sie automatisch per SMS oder Mail alarmiert.

3. Von Zeitverschwendung zu Zeit für das Wesentliche

Jedes Mal bringt die Abrechnung der Dienstleistungen eine mühsame Zettelwirtschaft mit Fahrtenbüchern, Tachodaten und teilweise fehlerhaften Aufzeichnungen. Es kommt vor, dass unzählige Excel-Tabellen von unterschiedlichen Mitarbeitern verwendet werden, diese sind nur auf lokalen PCs gesichert und im schlimmsten Fall gehen Daten verloren.

Die Lösung: Das digitale Fahrtenbuch und automatische Reports bringen Ihnen spürbare Entlastung bei der Abrechnung. Statt manuellem Eintippen von Zahlen werden die Daten von der Auftragszeiterfassung am Smartphone elektronisch in die Zentrale übernommen – schnell und fehlerfrei. Alle Daten sind übersichtlich gesammelt, jederzeit auswertbar und zentral in der Cloud gesichert.

4. Von Frust bei Kunden und Mitarbeitern zur Zufriedenheit mit Service 2.0

Nicht optimierte Routen führen zu Wartezeiten bei Kunden und das sorgt für Ärger. Oft liegt dies am fehlenden Überblick, wo die einzelnen Mitarbeiter gerade unterwegs sind und wer welchen Kunden am schnellsten erreichen kann.

Die Lösung: Mit Tracking in Echtzeit haben Sie die gesamte Flotte stets im Blick. So können Sie auch ad-hoc einen Service-Mitarbeiter zu einem Kunden schicken, dabei unterstützt Sie die digitale Routen-Optimierung. Mit pünktlichem Service und transparenten Informationen steigern Sie die Kundenzufriedenheit.

5. Von hohen Sprit- und Wartungskosten zu effizientem Fahren

Mangelhaft koordinierte Routenwahl, keine schonende Fahrweise, aber auch das Abzweigen von Tankfüllungen können die laufenden Kosten in die Höhe treiben.

Die Lösung: Der Routenplaner optimiert die Fahrten und das Fahrverhalten Ihrer Mitarbeiter wird getrackt und somit transparent nachverfolgbar. Eine Tankstandanalyse verhindert Missbrauch. Das dadurch ausgelöste angepasste und optimierte Fahren spart Kosten und nützt auch der Umwelt.

Fazit: Mit der Fuhrparkmanagement-Lösung von Magenta Business sparen Sie Zeit und Geld

Digitales Fuhrparkmanagement macht Fahrzeuge und Mitarbeiter sichtbar, indem es Informationen mittels Telematik in Echtzeit auf einem Dashboard in der Zentrale liefert. Die Lösung erstellt optimierte Routenvorschläge und verbessert den Service, denn Fuhrparkmanager können unmittelbar auf dringende Anforderungen reagieren und ihre Kunden genau informieren, wann der Service-Mitarbeiter vor Ort sein wird.

Wichtig besonders für kleinere Unternehmen: Um den Fuhrpark zu optimieren brauchen Sie keine aufwendigen Consulting-Projekte. Mit wenigen digitalen Tools und wenig Aufwand werden Ihre Prozesse effizienter und der Kundenservice besser.