Mobiles Arbeiten und Home Office liegen bei den Arbeitnehmern voll im Trend. Die mobilen Technologien verändern aber nicht nur das Arbeits- und Freizeitverhalten der Menschen, sondern brechen kontinuierlich auch Standards auf, die bisher in Büros galten. Das betrifft etwa Arbeitszeiten, Arbeitsorte oder Arbeitsgewohnheiten. Insbesondere die physische Anwesenheit im Büro verändert sich hin zum digital verbundenen Zusammenarbeiten abseits eines fixen Arbeitsplatzes.

Mobiles Arbeiten bringt aber auch neue Sicherheitsrisiken mit sich, da sensible Geschäftsdaten auf den unterschiedlichsten Geräten gespeichert sind. Der Smartphone-Hersteller Samsung hat eine Studie zum Thema „Mobiles Arbeiten“ veröffentlicht und zeigt darin sowohl die vielfältigen Möglichkeiten, als auch die Risiken der schönen neuen Arbeitswelt auf. Lesen Sie im folgenden Blogbeitrag, wie moderne mobile Technologien das Arbeitsverhalten der Menschen verändern und welche Möglichkeiten es gibt, um diese auch sicher nutzen zu können.

Keine klaren Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit

Laut der Samsung-Studie, die in 10 europäischen Ländern durchgeführt wurde, verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr und das Arbeiten wird flexibler. Die Flexibilität mobiler Technologien ermöglicht es, auch außerhalb der Büroumgebung an ganz unterschiedlichen Orten effizient zu sein. Das Office ist dort wo ein Mitarbeiter den Laptop aufklappt oder auf dem Smartphone E-Mails checkt. Aber das Arbeiten außerhalb des Unternehmens als Home Office zu bezeichnen kommt heute sicher zu kurz. Mit Smartphones, Tablets, Notebooks und sehr leistungsfähigen mobilen Internetanschlüssen findet Arbeit überall statt. So nutzen laut der Studie die Schweizer die Mobile Arbeitskonzepte auf dem Weg zur Arbeit am meisten. Im Schnitt werden knapp zwei Stunden pro Woche mit dem Abrufen von E-Mails und Anrufen auf dem Arbeitsweg verbracht.

„Arbeitsabläufe, oder Geschäftsprozesse werden in Unternehmen durch leistungsfähige mobile Endgeräte und deren automatisierten Lösungsprozessen wie App-Enrollment, oder Konfiguration genauso digitalisiert werden, wie wir es im privaten Alltag schon längst gewöhnt sind. Dieser digitale Wandel ist auch in den meisten Unternehmen voll im Gange denn starre Arbeitssysteme werden vermehrt durch flexible Systeme ergänzt und da spielen integrative Businesslösungen oder spezielle Individuallösungen welche auf mobilen Endgeräten per Apps seitens der IT ausgerollt werden eine immer größere Rolle. Dadurch verschwimmen immer mehr unsere traditionellen Vorstellungen, wann, wo und wie wir arbeiten immer stärker und wir sollten in diesem Kontext die Digtalisierung als Chance sehen“, erklärt Christian Wehner, Head of B2B bei Samsung Electronics Österreich

Den „klassischen“ Arbeitstag gibt es nicht mehr

Der Einzug von E-Mail und anderen Kommunikationslösungen in den Arbeitsalltag hat die Auffassung vom „sichtbaren Arbeiten“ verändert und die Rahmenbedingungen für den bislang klassischen Arbeitstag im Büro neu definiert. Die physische Anwesenheit wird durch das digital verbundene Arbeiten – unabhängig vom Aufenthaltsort – ergänzt. 45 Prozent der Befragten gaben laut der Studie an, außerhalb des Büros und den üblichen Bürozeiten für Arbeit zu Verfügung zu stehen.

Aber während mobile Arbeitsmodelle bereits adaptiert werden, differieren die Meinungen zur Effizienz und Effektivität der unterschiedlichen Arbeitsstile noch. Während fast 60 Prozent der Befragten angeben, dass mobiles Arbeiten Mitarbeiter produktiver macht, sagen dennoch über 70 Prozent, dass sie an einem festen Arbeitsort bzw. Büro am produktivsten sind.

Mobile Arbeitskonzepte erhöhen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz

Die neuen Möglichkeiten und die erhöhte Mobilität der Mitarbeiter bringen aber massive Herausforderungen für die Unternehmens-IT mit sich was etwa den Datenschutz und die Datensicherheit angeht. Besonders seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 müssen Unternehmen wissen und nachvollziehen können, wie sie die Daten der Mitarbeiter und Unternehmensdaten schützen.

Ohne sicheren, schnellen sowie betriebssystem- und geräteunabhängigen Datenzugriff von unterwegs ist produktives und vor allem sicheres Arbeiten jedoch nicht möglich. Die Unternehmens-IT muss also mit sauberen IT-Lösungen die technischen Voraussetzungen für mobiles und gemeinschaftliches Arbeiten ermöglichen.

Samsung bietet mit Knox Manage eine cloudbasierte EMM (Enterprise Mobility Management)-Lösung, mit der die Unternehmensdaten geschützt werden können. Mit Knox Manage können IT-Administratoren über eine cloudbasierte Befehlszentrale auf Geräte mit unterschiedlichen Betriebssystemen per Fernzugriff zugreifen und diese verwalten. Zu diesen Geräten gehören sämtliche Samsung Geräte mit Android, Tizen und Windows 10  sowie Smartphones und Tablets anderer Hersteller mit den Betriebssystemen iOS, Android und Windows 10.

Mit der Lösung kann ein Unternehmen die Verwendung der mobilen Geräte einschränken, um zu verhindern, dass vertrauliche Geschäftsdaten durch unbeabsichtigte Aktionen der Mitarbeiter nach außen dringen. Es stehen dafür mehr als 280 Richtlinien zur Verfügung, darunter Apps für Positivlisten und Negativlisten und Websites. IT-Administratoren können die Geräte zudem nach vordefinierten Ereignissen verwalten, z.B. den Zugriff auf die Kameras der Mitarbeitertelefone während der Arbeitszeit sperren oder eine Ausnahmeregelung für einen bestimmten Benutzer für eine bestimmte Zeitspanne festlegen.

Geräteüberwachung in Echtzeit

Die IT-Verantwortlichen können zudem alle im Unternehmensnetzwerk aktiven Geräte via GPS verfolgen und allen Nutzern eine Nachricht senden ohne die einzelnen Telefonnummern zu benötigen. Voraussetzung ist natürlich die Zustimmung der Mitarbeiter. Umgekehrt kann ein Außendienstmitarbeiter bei einem Problem einem Administrator den direkten Zugriff auf sein Smartphone oder Tablet für die Fehlersuche gewähren. Wenn ein Gerät als verloren oder gestohlen gemeldet wird, kann die IT-Abteilung es aus der Ferne lokalisieren, sperren, neu starten und den Inhalt löschen.

Die Vorteile von Samsung Knox Management sind zusammengefasst:

  • Negativ-/Positivliste für Apps
  • Einschränkungen für App Store
  • Schnittstellensteuerung
  • Funktionale Einschränkungen
  • Zurücksetzen auf Werkseinstellungen blockieren
  • GPS an/aus
  • Datennutzungsbeschränkungen
  • Ereignisbasiertes Management

Fazit: Mobile Arbeitskonzepte

Die örtlich flexible Arbeit hat in den vergangenen Jahren mit den verfügbaren mobilen Geräten eine stetig wachsende Verbreitung gewonnen. Die Produktivität kann dadurch optimiert werden und sie gibt den Mitarbeitern die Flexibilität, neue Arbeitsformen auszuprobieren. Damit verschwimmen die traditionellen Vorstellungen davon, wann, wo und wie gearbeitet wird. Die neue mobile Arbeitswelt birgt aber auch erhebliche Risiken wie Datenschutz- und Datensicherheit. Dank Lösungen wie Samsung Knox Management  können Unternehmen aber die Vorteile der neuen Arbeitskonzepte nutzen und gleichzeitig für einen optimalen Schutz der Daten sorgen.