Was 1996 in einem Rohbau auf zu Werkbänken umfunktionierten Biertischen begann, entwickelte sich im Laufe der Jahre zu einem der führenden Anbieter von 3D-Druck, Rapid Tooling und Additive Manufacturing im deutschsprachigen Raum.

160 Mitarbeiter fertigen bei 1zu1 Prototypen Kleinserien und Prototypen aus Kunststoff für Industrie und Gewerbe. Da Kundenaufträge schnell entgegengenommen und abgewickelt werden müssen, war das Unternehmen mit Sitz im österreichischen Dornbirn auf der Suche nach einer effizienten Telefonie-Lösung, die für mehr Effizienz und weiterhin höchste Kundenzufriedenheit sorgt.

Fündig wurden sie bei ihrem langjährigen Digitalisierungspartner Magenta Business, die mit der AIC-Telefonie (All In Communication) genau das richtige Produkt für den Vertrieb anbinden konnte.

„Im Prototyping ist Geschwindigkeit alles. Selbst wenige Stunden nicht erreichbar zu sein, wäre schon zu viel.”  Wolfgang Humml, CEL/CTO | 1zu1 Prototypen

Vom Festnetz zur flexiblen All In Communication

Den Ausgangspunkt für die Umstrukturierung bildete die alte Telefonanlage, die nicht mehr den technologischen Ansprüchen von 1zu1 Prototypen entsprach:

  • Fehlende Übersicht: Mit der bestehenden Telefonanlage fehlte die Übersicht über die Mitarbeiter, die sich womöglich gerade im Außendienst, im Urlaub oder im Krankenstand befanden. Entsprechend schwierig war es, Kunden direkt mit dem richtigen Ansprechpartner in Verbindung zu setzen, qualifiziert Auskunft zu geben und einen sofortigen Rückruf verbindlich zuzusagen.
  • Schlechte Erreichbarkeit: Nicht korrekt gesetzte Rufumleitungen, schickten den Anrufer ins Nirwana. Da dies mit dem Anspruch von 1zu1 Prototypen an den eigenen Kundenservice nicht vereinbar war, galt es die Qualität der Anrufbeantwortung zu verbessern und dezentrales Arbeiten sowie die Erreichbarkeit im Außendienst jederzeit zu gewährleisten.
  • Auswirkungen durch Corona: Auch die Auswirkungen der Corona-Pandemie änderte die Situation dramatisch, denn schlagartig mussten für Lockdown und Home-Office völlig neue Konzepte der betrieblichen Abläufe gefunden werden. 1zu1 Prototypen wurde von der Coronakrise hart getroffen. Dabei erwies sich insbesondere ein Faktor als wahrer Glücksgriff.

Rechtzeitiger Digitalisierungsfortschritt

Bereits einige Zeit vor Beginn der Pandemie hatte man bei 1zu1 Prototypen damit begonnen, die bisherige Telefonanlage durch die cloudbasierte Lösung All In Communication (AIC) von Magenta Business zu ersetzen. Mit der cloud-basierten Lösung konnte die interne und externe Telefonie binnen kürzester Zeit umgestellt werden. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor hierbei: Die Kombination von Mobilfunk und Festnetz durch die AIC ermöglicht es, die Unternehmenskommunikation ortsunabhängig aufrechtzuerhalten, was mit einer herkömmlichen Telefonanlage unmöglich wäre.

„Der Umstieg auf die cloudbasierte AIC-Telefonie gehört zu unseren besten Entscheidungen in den letzten 5 Jahren.” Wolfgang Humml, CEL/CTO | 1zu1 Prototypen

Darüber hinaus hatte man bereits im letzten Quartal 2019 vorausschauend damit begonnen, alle administrativen Aufgabenbereiche auf Notebooks umzustellen. Das Timing war perfekt, die Umstellung auf Home-Office erfolgte quasi auf Knopfdruck.

All Inclusive Communication – 5 unschlagbare Vorteile

Nicht nur für 1zu1 Prototypen ist die AIC-Telefonie gewinnbringend, auch andere Firmen erkennen darin überzeugende Vorteile:

1. Eine Rufnummer – verschiedene Endgeräte

Die nahtlose Integration des Mobilfunks in die Telefonanlage verbessert die Erreichbarkeit spürbar. Denn Anrufe auf die Mobilfunk- und Festnetznummer können mit jedem Endgerät angenommen werden, egal ob Handy, Festnetztelefon oder über die Softphone-App auf Notebook bzw. PC. Damit ermöglicht die AIC-Anlage einen Anruf ortsunabhängig auf allen im System eingeloggten Geräten entgegenzunehmen.

2. Alles in Einem: Auch beim Tarif

Für jeden Mitarbeiter gibt es nur einen einzigen Tarif für alle Endgeräte. Die enthaltenen Freiminuten können sowohl mit dem Mobiltelefon als auch mit dem Festnetz genutzt werden. Die Kombination von Mobilfunk und Festnetz in einem System ermöglicht eine einzige Sprachbox für alle persönlichen Endgeräte, eine einzige Rechnung und einen zentralen Ansprechpartner bei Magenta Business.

3. Sprachqualität und Sicherheit

Das Magenta Netz steht für beste Sprachqualität und die Cloud-Infrastruktur des führenden Digitalisierungsanbieters garantiert höchstmögliche Sicherheit, sowohl was den Schutz der Daten als auch die Ausfallsicherheit betrifft.

4. Flexibilität durch Self-Service

Die Telefonanlage kann selbstständig über ein benutzerfreundliches Web-Interface verwaltet werden. Teilnehmer lassen sich jederzeit und unkompliziert hinzufügen und spezifische Einstellungen selbständig ohne professionellen Techniker ändern.

„Unserer Erfahrung nach sind die Magenta Business Produkte fast so etwas wie ein Rundum-Sorglos-Paket, da man sich nicht mehr um viel kümmern muss und die Betreuung hervorragend ist.”  Wolfgang Humml, CEL/CTO | 1zu1 Prototypen

5. Automatische Updates

Teure Aufrüstungs- und Wartungsverträge entfallen mit der cloudbasierten AIC-Telefonie, denn Aktualisierungen und neue Features werden regelmäßig eingespielt.

AIC im praktischen Einsatz bei 1zu1 Prototypen

Der Einsatz der AIC-Cloud-Anlage hat für 1zu1 Prototypen gleich mehrere Vorteile mit sich gebracht:

  • Direkte Erreichbarkeit – besserer Kundenservice: Die Kunden von 1zu1 Prototypen profitieren nun von einer bestmöglichen Erreichbarkeit ihrer Ansprechpartner ohne endlose Warteschleifen und nervige Gesprächsvermittlung über mehrere Nebenstellen.
  • Besserer Service auch für die Mitarbeiter: Keine verpassten wichtigen Anrufe mehr, nur weil man kurz einmal das Zimmer verlassen hatte. Die Weitergabe der privaten Handynummer aus diesem Grund gehört ebenfalls der Vergangenheit an.
  • Ortsunabhängigkeit: Es spielt keine Rolle mehr, wo sich der Mitarbeiter gerade befindet: am Festnetz-Apparat im Büro, unterwegs im Außendienst am Mobiltelefon oder im Zug über die Softphone-App am Notebook. Die zuständige Ansprechperson ist immer über die Firmen- oder Mobilfunknummer erreichbar.

„Wirtschaftlich gesehen war der Umstieg auf die cloudbasierte Telefonie mit AIC für uns eine der besten Investitionen.”  Wolfgang Humml, CEL/CTO | 1zu1 Prototypen

  • Ausfallsicherheit: Das cludbasierte AIC-System von Magenta Business wird doppelt gespiegelt. Sie ist damit wesentlich besser gegen Ausfälle geschützt, als dies bei einer eigenen Telefonanlage der Fall wäre, die in der Regel nicht über derartige Redundanz verfügt.
  • Kostenneutralität: Die Kosten des Umstiegs wurden durch die Einsparungen neutralisiert, denn neben der Hardware waren mit der bisherigen Telefonanlage auch Wartungsverträge verbunden, die nun weggefallen sind. Außerdem kann das Unternehmen nunmehr auf die Telefonvermittlung verzichten.
  • Einsparungen in der IT: Dadurch, dass mit AIC von Magenta Business die Notwendigkeit einer eigenen Telefonanlage wegfällt, reduziert sich auch der Aufwand für die eigene Infrastruktur-Abteilung, d.h. um Service, Patches und Monitoring der Anlage muss sich 1zu1 Prototypen nicht länger kümmern.
  • Langjährige Geschäftsbeziehung mit Magenta Business: Mit Magenta Business verbindet das Unternehmen eine langjährige Zusammenarbeit, denn die ersten Verträge wurden bereits kurz nach der Unternehmensgründung 1997 geschlossen.

Bei der Vorbereitung auf cloudbasierte Telefonie überließen die Partner allerdings nichts dem Zufall. Drei Monate lang wurde in Zusammenarbeit mit Magenta Business die Umstellung geplant und vorbereitet. Ein Aufwand, der sich allerdings gelohnt hat, denn die Umstellung klappte von Anfang an reibungslos. Mittlerweile ist die AIC-Telefonanlage seit 9 Monaten im Einsatz und die Rückmeldung aller Beteiligten positiv.

Die Entscheidung für AIC von Magenta Business fiel bereits in einem sehr frühen Projektstadium. Ausschlaggebend waren die jahrelangen positiven Erfahrungen aus der Handy-Telefonie mit Magenta.

Auch in Zukunft wird man die Zusammenarbeit mit Magenta Business auf jeden Fall weiterführen. Die Service-Qualität wird hoch geschätzt, insbesondere die Tatsache, dass immer ein kompetenter Mitarbeiter verfügbar ist und Probleme rasch gelöst werden. Eine Herausforderung, die der erfahrende CEL und CTO Wolfgang Humml mit seinem Digitalisierungspartner im nächsten Schritte noch lösen möchte, ist eine ODBC-Anbindung an die Adressdatenbank des Kunden für die Teilnehmeridentifizierung.

„Partnerschaft heißt für uns auch Treue und Loyalität zu unseren Lieferanten und Partnern. Stabilität, Verlässlichkeit, Service – das alles muss zusammenpassen und auf Gegenseitigkeit beruhen.”  Wolfgang Humml, CEL/CTO | 1zu1 Prototypen

Fazit: Effizienter, günstiger, komfortabler: Der Umstieg auf AIC zahlt sich aus

Bei 1zu1 Prototypen hat man den Umstieg auf das AIC-System von Magenta Business nicht bereut, im Gegenteil: Die Erwartungen haben sich mehr als erfüllt. Die cloudbasierte Telefonie ist eine bedeutende Hilfe beim Schritt in die digitale Zukunft.