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E-Mails beantworten, Telefonate führen und an Meetings teilnehmen, beansprucht pro Woche rund zwei Arbeitstage. Schlimmstenfalls können vermeidbare Zeitkiller einem Mitarbeiter jährlich ein Monat Arbeitszeit stehlen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der AKAD Universität Leipzig und des Consultingunternehmens tempus.

Ziel der Studie war es herauszufinden, wie sich neue technische und organisatorische Veränderungen auf die Arbeitsbelastung auswirken. Wir haben uns die Studie angeschaut und einige technische Tipps für ein besseres Zeitmanagement zusammengestellt.

E-Mails sind die größten Zeitkiller

Insgesamt wurden bei der Studie der AKAD Universität 1.500 Teilnehmer befragt. Fünf von sechs Personen gaben an, das Gefühl zu haben, zu wenig zu arbeiten, da Zeitkiller unerwünschte Beifahrer im Büroalltag sind. Als besonders störend empfanden die Befragten unsachliche E-Mails mit ablenkenden Inhalten. Die Stiftung „Produktive Schweiz“ hat herausgefunden, dass Büroangestellte bis zu 40 mal pro Stunde ihren E-Mail Posteingang checken. Pro Mitarbeiter kostet dies ein Monat pro Jahr an Arbeitszeit.

Informationsflut und unproduktive Meetings

Verlorene Arbeitszeit geht häufig auch auf das Konto der vielen Ablenkungen durch die steigende Informationsflut, die es zunehmend schwieriger macht, sich auf einzelne Dinge zu konzentrieren. Sich nach Ablenkungen wieder auf eine Sache zu konzentrieren, nimmt viel Zeit und Kraft in Anspruch – im Fachjargon heißt das „Sägeblatt-Effekt“.

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Auch um die Effizienz von Meetings ist es nicht gut bestellt, denn nur knapp zwei Drittel dessen, was in Meetings vereinbart wird, kommt tatsächlich zur Umsetzung. Noch geringer – etwa zwischen 30 und 40 Prozent – liegt die Ausbeute bei großen Konzernen. Ebenso problematisch bei Meetings: Sie beginnen häufig nicht pünktlich und Ziele werden nicht klar definiert.

Tipps für eine besseres Zeitmanagement

  • Alternativen zu Email: Das französische Unternehmen Atos hat eine Zero Email Strategie umgesetzt. Intern sollen keine Emails mehr versendet werden. Stattdessen werden Chat-, Social Media- und Kollaboration-Tools eingesetzt. Sehr einfach zu nutzen ist zum Beispiel das Kolaboration-Tool: Basecamp
  • Schluss mit der Zettelwirtschaft: Wenn Sie zum Beispiel mit Evernote, einem digitalen Online Tool Ihre Notizen ordnen und Ihre Ablage organisieren, haben Sie einen sehr guten Überblick und gleichzeitig können Mitarbeiter auch auf Ihre Unterlagen zugreifen.
  • Getting Tings Done: Das ist eine Selbstmanagement Methode, die nach einem klarem Konzept Aufgaben ordnet und so eine systematische Bearbeitung zulässt. Dazu gibt es auch eine Software, die Ihr Zeitmanagement wesentlich unterstützt.
  • Online Meetings und Telekonferenzen: Starten Sie Online Meetings und Webkonferenzen mit Ihrem Team bzw. auch mit Ihren Kunden. Sie werden überrascht sein. Sie sparen Sich nicht nur den Weg zum Meeting und zurück. Sie werden auch viel effizienter im Meeting arbeiten. Für Online Meetings gibt es mittlerweile sehr günstige Tools, wie zum Beispiel GoToMeeting oder Webex.
  • Home Office: Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile, wenn Mitarbeiter einen Tag oder mehr in der Woche zu Hause arbeiten. Sie sparen nicht nur die Anfahrtszeit ins Büro, Sie können auch manche Aufgaben viel konzentrierter erledigen. Sie müssen allerdings auf die technischen Voraussetzungen, wie zum Beispiel eine sicheren Internetverbindung achten. Bei T-Mobile gibt es sogar Home Office Tage für die Call Center Agents.

Schließlich muss auch gesagt werden, dass besseres Zeitmanagement sicher nicht nur mit technischer Unterstützung verbessert werden kann. Viel hängt natürlich von Ihren persönlichen Managementerfahrungen, wie zum Beispiel dem Delegieren von Aufgaben zusammen. Trotzdem lohnt es sich die vielen Tools, die uns heute meist Online sehr kostengünstig zur Verfügung stehen zu testen.

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