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Sie wollen Ihren Verwaltungsaufwand reduzieren? Eine korrekte Abrechnung führen und Prozesse optimieren? Die Investition für die Einführung mobiler Lösungen von Zeit- und Leistungserfassung rechnet sich oft innerhalb kurzer Zeit. Der ungeliebten und ineffizienten Zettelwirtschaft können Sie dank einer mobilen Lösung getrost Lebewohl sagen. Wir sagen Ihnen, worauf Sie dabei Acht geben müssen.

Doch was ist eine mobile Lösung für Zeit- und Leistungserfassung überhaupt? Eine solche Lösung verbindet Ihre Mitarbeiter über Handy, Smartphone oder eigenen Terminals mit einer zentralen Datenbank. Ihre Belegschaft kann so Arbeitszeiten, erbrachte Leistungen und zusätzliche Informationen wie etwa Materialverbrauch selbstständig in diese Datenbank eintragen. Teilweise generiert die mobile Lösung für Zeit- und Leistungserfassung wertvolle Daten wie Standortinformationen völlig automatisch. Mitarbeiter oder Fahrzeuge können Sie so in Echtzeit orten.

Mobiles Arbeiten verlangt nach mobiler Dokumentation

Von all diesen Daten und deren schneller Verfügbarkeit können nahezu alle Branchen profitieren: Die Baubranche, Handwerksbetriebe und Facility-Dienstleister etwa. Deren Mitarbeiter sind an ständig wechselnden Orten tätig und dokumentieren ihre Leistungen zumeist selbst. Weil mobiles Arbeiten auch in anderen Bereichen der Wirtschaft immer wichtiger wird, können auch Betriebe aus völlig anderen Branchen Nutzen aus mobilen Zeit- und Leistungserfassungen ziehen.

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Softwareentwickler, Ingenieurbüros, Medienunternehmen, sowie Kommunikationsagenturen beschäftigen immer häufiger Mitarbeiter, die aus verschiedensten Gründen nicht in den Firmenbüros, sondern von anderen Orten aus arbeiten. Auch deren Leistung gilt es zu erfassen, denn nicht immer erfolgt die Honorierung projektbezogen. Mobiles Arbeiten verlangt eben nach mobilen Abrechnungslösungen.

Den konkreten Nutzen, den Sie durch die Anwendung von Lösungen zur mobilen Zeit- und Leistungserfassung ziehen, hängt sehr stark davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind. Wie ein Unternehmen konkret von einem solchen System profitieren kann, ist am besten anhand von Beispielen ersichtlich.

Beispiel: Pflegedienstleister kann durch mobile Zeit- und Leistungserfassung besseres Service bieten

Ein Anwendungsbeispiel aus dem Gesundheitsbereich zeigt, welchen Nutzen die mobile Leistungserfassung von Pflegeleistungen bringen kann:

Schon vor dem Besuch beim Pflegepatienten kann sich die Pflegekraft via Handy wertvolle Informationen holen: Welcher Kollege war vorher da und was hat er für den Patienten konkret gemacht? Welche besonderen oder dringenden Bedürfnisse hat der Patient? Wo befindet sich der Patient und wie gelange ich am schnellsten zu ihm? Mit dem System kann das Pflegepersonal genau dokumentieren, welche Leistungen es erbracht, wie lange es dafür gebraucht hat und wie viele Kilometer bei der Anreise angefallen sind.

Die Pflegekraft kann kurzfristig einen Dienst eines Kollegen übernehmen, falls dieser ausgefallen ist und der Patient sich in der Nähe befindet. Die Pflegeeinrichtung kann also die Prozesse optimieren. Bei der Abrechnung gibt es keine Ungenauigkeiten oder Missverständnisse, weil die Pflegekräfte das Geleistete sofort dokumentieren und ein Mitarbeiter der Pflegeeinrichtung diese Daten bei Bedarf auch sofort noch einmal gegenchecken kann. Die Abrechnung selber kann der Gesundheitsdienstleister auf Knopfdruck liefern.

Denken Sie sich das eben geschilderte Beispiel ohne einer mobilen Zeit- und Leistungserfassung durch. Die Pfleger senden nach einem Monat oder sogar Quartal ihre Abrechnung und Zeitaufstellung ein, würde da die Pflegeeinrichtung bloß mit Zettel und Telefon ihr Business managen und die Leistungen abrechnen oder sogar überprüfen wollen, dann wäre die Menge an lästiger und ineffizienter Verwaltungsarbeit enorm.

11 Vorteile mobiler Zeit- und Leistungserfassung

Nicht jeder Vorteil der mobilen Zeit-und Leistungserfassung lässt sich auf alle Unternehmen umlegen. Der Nutzen ist von vielen Faktoren abhängig: Anzahl der Mitarbeiter, Branche, Einsatz mobiler Arbeitsweise, Art und Umfang der mobilen Lösung und andere Kriterien mehr. Die wichtigsten Vorteile haben wir hier zusammen gefasst:

  • Kein Warten: Weil Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit und -leistung sofort nach Erbringung selbst ins System eingeben, muss Ihre Verwaltung nicht mehr auf Stundenzettel warten. Oder sogar gemeinsam mit dem Mitarbeiter nachträglich versuchen, Geleistetes zu rekonstruieren .
  • Kein Abtippen: Es gibt keine Medienbrüche: Keine Buchhaltung oder Personalabteilung muss Stundenzettel von Kollegen mühsam in den Computer eingeben.
  • Schnellere Umsätze: Weil die Daten sofort verfügbar sind, können Sie Ihren Kunden auch schneller eine Rechnung legen, und so die Liquidität Ihrer Firma steigern.
  • Schnellere Dokumentation: Die Mitarbeiter müssen nicht selbst aufschreiben, was sie geleistet haben, sondern können standardisierte Zeiten und Leistungen einfach auswählen und anklicken.
  • Kein Arbeitszeitbetrug: Es gibt keine Missverständnisse zwischen dokumentierter und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit. Wenn Ihre Beschäftigten Ihre Arbeitszeit nur um eine Viertelstunde pro Tag „aufrunden“, bedeutet diese bei einem Unternehmen mit 50 Beschäftigten einen täglichen Verlust von 150 Arbeitsstunden. Wie sehr die österreichische Wirtschaft unter dem „Phänomen Arbeitszeitbetrug“ leidet, zeigt eine Studie von der FH Campus 02 aus dem Jahr 2011: bei der Untersuchung gaben 70 Prozent der 414 befragten Unternehmen aus dem Bau- und Nebengewerbe an, davon betroffen zu sein. Und: Knapp 95 Prozent der befragten Firmen verwendete Stundenzettel zur Erfassung der Arbeitszeit
  • Projekte unter Kontrolle: Da Sie Zeit- und Leistungsdaten immer sofort verfügbar haben, können Sie bereits während der Laufzeit eines Projektes überwachen, wie sich die Kosten dafür entwickeln, und bei Bedarf gegensteuern. Bei einer „Zettelwirtschaft“ erfahren Sie die kompletten Projektkosten oft erst im Nachhinein und können nichts mehr tun, wenn die Kosten aus dem Ruder laufen.
  • Klare Dokumentation: Gegenüber Ihren Kunden haben Sie einen klaren Leistungsnachweis, der keinen Raum für Diskussionen lässt. Mit einigen Systemen können Sie auch die Unterschrift des Kunden, etwa auf Lieferscheinen, erfassen.
  • Motivierte Mitarbeiter: Das System kann auf Ihre Mitarbeiter motivierend wirken, da es einen Vergleich von Soll- und Ist-Zeiten zulässt.
  • Besser informiert: Mithilfe der mobilen Erfassungsgeräte, Smartphones oder Handys können Ihre Mitarbeiter auch weitere Daten erheben, wie etwa Materialverbrauch oder sie geben Kommentare zum Projekt selbst ab. Alle am Projekt beteiligten sind dadurch besser informiert.
  • Maschinen integrieren: Sie können auch Leistungsdaten von Maschinen in das System mit einbinden. Dies ist dann praktisch, wenn Sie Ihren Kunden Betriebsstunden von bestimmten Geräten verrechnen.
  • Schnelle Amortisierung: Weil Ihnen viele dieser Vorteile dabei helfen, Kosten zu sparen, amortisieren sich Lösungen für mobile Zeit- und Leistungserfassung sehr schnell. Wie lange es dauert, hängt von sehr vielen Komponenten ab. Bisweilen erzielen Sie aber schon innerhalb von wenigen Monaten einen Return on Investment.

Welche Lösung passt zu Ihnen?

All diese Vorteile machen Lösungen zur mobilen Zeit- und Leistungserfassung äußerst attraktiv. Dennoch sollten Sie sich vor deren Einführung über einige Punkte Gedanken machen. Dies macht letztendlich auch die Auswahl eines geeigneten Systems einfacher:

Alle Mitarbeiter müssen mit der Lösung umgehen können. Achten Sie deshalb darauf, dass die Anwendung leicht und schnell bedienbar ist. Denn wenn Ihre Mitarbeiter viel Zeit mit der Dokumentation ihrer Leistung verbringen müssen, entstehen wiederum hohe Kosten. Lösungen, die mit NFC, RFID oder Barcodes arbeiten können, helfen dabei, viel Zeit zu sparen. Es reicht häufig völlig aus, dass ein Mitarbeiter mit seinem Smartphone einen bestimmten Punkt berührt oder einen Code einscannt und damit bereits die Zeiterfassung durchgeführt hat.

Überlegen Sie sich, ob das System Fahrzeuge und Mitarbeiter über GPS orten soll. Dann wissen Sie immer ganz genau, wo welcher Mitarbeiter mit welcher Tätigkeit beschäftigt ist. Auf Unvorhergesehenes können Sie sehr rasch reagieren und Ihre Prozesse weiter optimieren.

Eine Lösung für mobile Zeit- und Leistungserfassung macht möglicherweise die Anschaffung neuer Geräte notwendig. Über die Servicierung und Wartung müssen Sie sich Gedanken machen. Grundsätzlich können Ihre Mitarbeiter Smartphones, Handies oder eigene Terminals verwenden.

Stellen Sie die richtigen Fragen

Damit Sie die für Sie passende mobile Lösung für Zeit- und Leistungserfassung wählen, sollten Sie sich vorher diese Fragen stellen:

  • Wie genau sollen Ihre Mitarbeiter Zeit- und Tätigkeit dokumentieren? Dokumentieren kostet Zeit, und diese Verwaltungsaufgabe hält Ihre Belegschaft von ihren eigentlichen Aufgaben ab.
  • Wollen Sie die erhobenen Daten auch gleich für Ihre Lohn- und Gehaltsverrechnung weiter verwenden? Sollen die erhobenen Daten auch für die Projektsteuerung und Kalkulation verwendet werden können?
  • Kennen auch Ihre Mitarbeiter den Nutzen der Lösung? Einige von ihnen könnten sich durch die Lösung überwacht fühlen. Sie sollten den Nutzen des Systems für das Unternehmen und letztendlich für den Mitarbeiter selbst vor deren Einführung klar kommunizieren. Da es um die Erfassung und Auswertung von personenbezogenen Daten geht, benötigen Sie auch die Einwilligung Ihrer Mitarbeiter. Eventuell ist eine Betriebsvereinbarung notwendig.
  • Eine mobile Lösung zur Zeit- und Leistungserfassung verändert den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter. Rechnen Sie mit Widerstand nach dem Motto „ich hab schon immer Stundenzettel ausgefüllt, und das hat auch gut funktioniert.“ Überzeugen Sie im Vorfeld mit Information und der Erklärung der Vorteile und Zeitersparnis für den Mitarbeiter.
  • Was machen Sie oder Ihr Mitarbeiter, wenn das System ausfällt - etwa wenn der Akku eines Eingabegerätes leer ist? Wie kann der Mitarbeiter dann in diesem Ausnahmefall seine Leistung dokumentieren?

Fazit mobile Zeit- und Leistungserfassung

Die Vielfalt der am Markt angebotenen Lösungen ist groß. Möglicherweise finden Sie mit einer kostenlosen Cloud-Anwendung wie Time & Bill bereits das Auslangen. Oder Sie entscheiden sich lieber für eine individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Lösung von T-Mobile. Diese umfasst je nach Bedarf neben der Software auch Mobilfunktarife, Smartphones, Handys oder Terminals und entsprechende Wartungs- und Serviceverträge.

 

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