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Virtuelle Meetings mit Teilnehmern, die auf der ganzen Welt verteilt sind, oder die Zuschaltung von externen Beratern – mit einer Web-Konferenz bringen Sie alle an einen Tisch. Egal zu welcher Uhrzeit und an welchem Ort. Web-Konferenzen haben darüber hinaus ein hohes Einsparungspotenzial. Als Unternehmen sparen Sie damit vor allem bei den Reisekosten.

Um aber Web-Konferenzen effizient zu nutzen und ihr Potential voll ausschöpfen zu können, gilt es, einige Grundregeln zu beachten. Hier sind Praxis-Tipps, wie Sie Ihre nächste Web-Konferenz professionell gestalten und bei den Beteiligten einen positiven Eindruck hinterlassen.

Web-Konferenz Praxis-Tipps:


1. Gute Vorbereitung ist wichtig

Senden Sie zeitgerecht den Termin an die Teilnehmer und stellen Sie alle Unterlagen zur Verfügung, sofern eine thematische Vorbereitung notwendig ist. Achten Sie, wenn Personen aus anderen Ländern teilnehmen bei der Festlegung des Termins auf mögliche Zeitverschiebungen und stellen Sie klar welche Zeitzone gemeint ist.

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2. Vorstellrunde

Erstellen Sie als Moderator eine Teilnehmerliste und prüfen Sie bei Konferenzbeginn, ob alle eingeladenen Personen tatsächlich verbunden sind. Als Moderator bzw. Leiter der Web-Konferenz sollten Sie sich zunächst vorstellen und danach alle Teilnehmer bitten, dies ebenfalls zu tun. Sollte sich ein Teilnehmer später zur Web-Konferenz zuschalten, dann unterbrechen Sie und heißen den neuen Teilnehmer ebenfalls willkommen und bitten ihn kurz sich vorzustellen.

3. Die Agenda und das Ziel der Web-Konferenz klar machen

Der Moderator leitet die Web-Konferenz ein, brieft zu Beginn die Teilnehmer mit den notwendigen Informationen zum Thema des virtuellen Meetings und gibt die Agenda bekannt und klärt auch das Ziel. Was soll mit diesem Online Meeting erreicht werden?

4. Auf gerechte Redezeit achten

Aufgabe des Moderators ist es auch, auf die gerechte Verteilung der Redezeit zu achten. Geben Sie diese Vorgehensweise am besten zu Konferenzbeginn bekannt, damit im Falle von Unterbrechungen die Teilnehmer Verständnis dafür haben.

5. Auf die Verbindungsqualität achten

Achten Sie als Moderator auch immer auf die Verbindungsqualität. Treten etwa bei einem bestimmten Teilnehmer krachende Geräusche auf, bitten Sie ihn, entweder die Audioeinstellungen zu überprüfen oder sich gegebenenfalls mittels Telefon in die Konferenz einzuwählen. Zu langsame Internetverbindungen können die Sprachqualität drastisch reduzieren.

6. Auf die Audioqualität achten

Wer gerade nicht spricht, sollte sein Mikrofon auf „stumm“ schalten. Somit blendet man Atem oder sonstige störende Geräusche aus. Für eine bessere Audioqualität benutzen Sie am besten ein Headset. Durch die im Computer integrierten Lautsprecher und das Mikrofon kann es mitunter zu Rückkopplungen kommen, welche die Konferenz stören. Auf beides sollten Sie die Teilnehmer zu Beginn der Web-Konferenz hinweisen.

7. Fassen Sie am Ende zusammen

Am Ende der Web-Konferenz sollte der Moderator das Besprochene in groben Zügen zusammenfassen und die next Steps und die Aufgabenverteilung klar besprechen. Damit vermeiden Sie Unklarheiten und geben den Teilnehmern eine Struktur als Basis für die Erledigung von Aufgaben.

8. Eine Dokumentation zusenden

Die einfachste Art einer Dokumention wäre ein Audio-Mitschnitt, aber wer hat Zeit das anzuhören. Viel besser und vor allem effizienter ist es ein kurzes Ergebnisprotokoll anzufertigen und die Aufgaben samt Verantwortlichen und Deadlines zurVerfügung zu stellen.

9. Sichere Web-Konferenzen

Bevor Sie eine Web-Konferenz durchführen, stellen Sie sich auch die Frage der Sicherheit. Sehr vertrauliche Themen sollten abhörsicher besprochen werden. Welche Voraussetzungen dafür notwendig sind finden Sie in diesem Blogbeitrag: „So wird Ihre Webkonferenz abhörsicher".

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