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Die ERGO Versicherung, Ihre Wirtschaftstreuhänder (IWTH), die techbold-Gruppe und Smarter Ecommerce sind vier Unternehmen aus völlig verschiedenen Branchen. Die Corona-Krise stellte sie vor eine gemeinsame Herausforderung: Wie schickt man alle oder zumindest fast alle Mitarbeiter innerhalb weniger Tage ins Home Office? Lesen Sie in diesem Beitrag, wie dies den vier Betrieben gelang und welche Erfahrungen sie dabei auch für die Zukunft nützen werden.

Die Corona-Krise stellte so wie viele anderen Unternehmen die ERGO Versicherung, Ihre Wirtschaftstreuhänder (IWTH), die techbold-Gruppe und Smarter Ecommerce vor eine Mammutaufgabe. Wie kann es gelingen, in kürzester Zeit die Voraussetzung für die Mitarbeiter zu schaffen, damit diese von Zuhause aus weiter arbeiten können? Die Voraussetzungen für die vier Unternehmen war dabei völlig unterschiedlich.

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Christoph Thiel, Vorstandsmitglied der ERGO Versicherung verantwortet die IT, das ERGO Service Team, die Digitalisierung, das Innovationsmanagement und Risikomanagement des Unternehmens. Er schildert: Bei ERGO in Österreich sind rund 625 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Beginnend mit 13. März 2020 haben wir innerhalb von drei Werktagen im Prinzip 100 Prozent der Belegschaft erfolgreich ins Home Office geschickt.Etwa 3 Prozent Präsenz wären für wenige Tätigkeiten wie die Poststelle im ERGO Center notwendig gewesen.

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Das Linzer Unternehmen Smarter Ecommerce ist Anbieter f
ür die Automatisierung von Paid-Search-Kampagnen. Christian Mondl, Teamlead IT und Sabine Past, Head of HR, schildern die Ausgangslage vor den Ausgangsbeschränkungen durch Corona folgendermaßen: Insgesamt beschäftigen wir 145 Mitarbeiter an drei Standorten. Über acht Wochen haben ausnahmslos alle Mitarbeiter aus dem Home Office gearbeitet.

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hnlich gestaltete sich die Situation für das IWTH-Netzwerk, zu dem vier Steuerberatungskanzleien, eine Wirtschaftsprüfungskanzlei und die Dachgesellschaft IWTH Steuerberatung GmbH gehören. Stephan Greiner, einer der drei Gründer des IWTH Netzwerkes und Geschäftsführer der B&G Wirtschaftstreuhand GmbH, bestätigt: Alle 50 Mitarbeiter wurden Mitte März in Teleworking geschickt.

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Die techbold-Gruppe wiederum begann in der Kalenderwoche 11 mit dem schrittweisen Wechsel der rund 60 Mitarbeiter ins Home Office. Chief Marketing Officer (CMO) Werner Dauschek erläutert: Rund 90 Prozent der Mitarbeiter arbeiteten aus dem Home Office. Für den Betrieb der IT-Infrastrukturen, der Warenannahme und den Versand unserer Computersysteme waren immer zwei abwechselnde Kernteams an Mitarbeitern am Standort präsent.“

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Herausforderungen gestalteten sich für jede Firma anders

Die verschiedenen Ausgangspositionen hatten zur Folge, dass sich die vier Betriebe auch unterschiedlichen Herausforderungen gegenübersahen:

Für die techbold-Gruppe schildert dieses CMO Werner Dauschek so: Die techbold-Gruppe hatte im Zusammenhang mit COVID-19 bereits zu Beginn der Krise weitreichende Maßnahmen zur Bewältigung der Situation beschlossen.Dafür habe man ein eigenes COVID-19-Krisenteam installiert, das die Lage rund um die Uhr auch an den Wochenenden beurteilt und entsprechende Maßnahmen daraus ableitete und zeitgleich intern und extern kommunizierte.

Da die techbold-Gruppe selbst Betreiber kritischer Infrastruktur in Österreich ist, wurden die folgenden Punkte sichergestellt, wie Dauschek betont: Der gesamte Bürobetrieb wurde schrittweise auf Home Office umgestellt. Das Rechenzentrum wurde vorsorglich mit weiterer Infrastruktur ausgestattet, um einen störungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Die IT-Support Hotline wurde mit mehr Kapazitäten ausgestattet, da die Nachfrage an Home Office Installationen und Hardware zu Beginn der Krise enorm war. Dauschek verrät: Der schnelle Wechsel ins Home Office hat erstaunlich wenige Herausforderungen ergeben.

Innerhalb von zwei bis drei Tagen wäre das ganze Team eingespielt gewesen. Nachdem wir ein IT-Dienstleister sind, hatten unsere Mitarbeiter auch keine Probleme mit den selbstständigen Einrichtungen der Home Offices, meint der CMO der techbold-Gruppe und ergänzt: Tools, die im Home Office wichtig sind, wie Slack, Trello, Zoom, MS Teams, VoIP Telefonie usw. waren bei uns davor schon im Einsatz.

Bedenken, dass die Produktivität sinkt habe man schon gehabt. Diese sind aber nicht eingetroffen. Stellenweise konnten wir auch eine Steigerung der Produktivität bemerken, da durch den Wegfall von üblichen Störungen im Büro, die Konzentration beim Arbeiten höher ist.

Beim IWTH-Netzwerk bestand die Herausforderung in der kurzfristigen Beschaffung der notwendigen IT-Ausstattung wie etwa Notebooks, der Schaffung einer ausreichenden Internetanbindung, der Einrichtung des VPN-Zuganges für alle Mitarbeiter und der Beschaffung von 45 Mobiltelefonen. Weiters musste sichergestellt werden, dass die berufsübliche Verschwiegenheit sowie der Datenschutz auch während Teleworking vollumfänglich eingehalten werden, betont IWTH-Gründer Greiner.

Dank der schon vorhandenen Digitalisierung der Kanzleiabläufe und eines guten Dokumentenmanagementsystems wie auch einer großen Anzahl an digitalisierten Klientenbuchhaltungen wäre der Wechsel der Arbeitsumgebung zur Leistungserbringung aber weniger problematisch gewesen

Smarter Ecommerce musste sich mit Gesundheits- und Sicherheitsfragen und vor allem der Organisation der weiteren Zusammenarbeit aus dem Home Office und der technischen Grundausstattung beschäftigen. IT-Teamlead Christian Mondl und Sabine Past, Leiterin der HR-Abteilung, präzisieren: In den ersten Tagen waren die Führungskräfte gefordert, eine neue Struktur der remote Zusammenarbeit zu definieren.Eine wesentliche Herausforderung wäre dabei die unterschiedliche Ausstattung der Home Office-Arbeitsplätze angefangen beim Internetzugang bis hin zu den Endgeräten und Möbeln gewesen.

Christoph Thiel verweist auf drei Aufgaben, die die ERGO Versicherung zu erfüllen hatte: So galt es sehr rasch, zusätzlichen Endgeräten wie Laptops und Mini-PC´s zu beschaffen, um mehr Mobile-Working zu ermöglichen. Zudem hätte man die Kapazitäten der Remote-Desktop-Services-Farm ausbauen müssen, um den Zugriff auf das Firmennetzwerk mit privaten Endgeräten zu ermöglichen. Und schlussendlich musste man das Kollaboration-Tool Microsoft Teams ausrollen.

Magenta Business leistete einen wertvollen Beitrag für den Umstieg ins Home Office

Um den raschen Umstieg ins Home Office zu schaffen, wurden alle vier Unternehmen durch Services und Produkte von Magenta Business unterstützt.

Smarter Ecommerce nutzte Magenta Business Teamplay VPN (Minutenpool), Magenta Business Mobile Tarife mit unlimitierten Daten und Magenta Business All In Communication (AIC). Bei AIC handelt es sich um eine VoIP-Telefonanlage, die Mobilfunk-Teilnehmer nahtlos ins System integriert, ohne dabei die Vorteile des GSM-Netzes zu verlieren. Durch das Einnummern-Konzept waren die MitarbeiterInnen telefonisch immer erreichbar, da es keinen Unterschied macht, ob die MitarbeiterInnen vom Mobiltelefon oder Festnetztelefon aus telefonieren, ergänzen Mondl und Past.

Einige der Mitarbeiter von Smarter Ecommerce verfügten zu Hause über keinen oder keinen leistungsfähigen Internet-Anschluss. Für diese Gruppe nutzte das Unternehmen den Mobile Gold Tarif und versorgte sie so mit einer schnellen und stabilen Verbindung ohne Datenlimit. Die Umstellung auf diesen Tarif war sehr einfach und wurde je MitarbeiterIn noch am selben Tag umgesetzt, so der Teamlead IT und die HR-Leiterin. Magenta Business spielte also eine zentrale Rolle für die erfolgreiche Umstellung auf den Home Office Betrieb, resümieren die beiden Führungskräfte von Smarter Ecommerce.

Für das IWTH-Netzwerk konnte Magenta Business sehr rasch alle erforderlichen Mobiltelefone und erforderliche Telefontarife für ein VPN zur Verfügung stellen. Weiters haben wir kurzfristig die Erweiterung der Internetanbindung auf ein Glasfaserkabel mit hoher Bandbreite vereinbart, ergänzt Greiner. Diese Arbeiten würden demnächst abgeschlossen werden. All das wurde in einer sehr unkomplizierten und kooperativen Art und Weise mit uns abgewickelt, fasst Greiner zusammen.

Bei der ERGO Versicherung wurde durch Magenta Business die Infrastruktur mit zusätzlichen Firmenhandys und Datenkarten im Rahmen des seit November 2019 bestehenden Mobilfunkvertrags umgehend erweitert.

Für einige Mitarbeiter der techbold-Gruppe ermöglichte rasches und unbürokratisches Handeln den Wunsch nach einer höheren Bandbreite zu verwirklichen.

Viele Erfahrungen aus der Krise sind auch für die Zukunft wertvoll

Ob die Corona-Pandemie so wie jede Krise auch neue Chancen bietet, sei dahingestellt. Der Shutdown hat allen Unternehmen jedenfalls sehr viel Flexibilität abverlangt. Die vier Unternehmen haben insbesondere beim Wechsel ins Home Office digitale Stärke gezeigt, denn sie alle konnten eine bis dato allen noch unbekannte Herausforderung meistern. Jeder Betrieb konnte für sich auch wertvolle Erfahrungen für die eigene Zukunft sammeln und deshalb auch anderen Unternehmen Tipps geben:

Werner Dauschek, CMO der techbold-Gruppe betont: Für erfolgreiches Home Office sind klare Anweisungen wie etwa Dienstpläne, Vertrauen, Selbstdisziplin und schnelle, umfangreiche und regelmäßige Kommunikation noch wichtiger als sonst.Führungskräfte wären gefordert regelmäßig am besten täglich Kontakt mit den Mitarbeitern zu halten. Und zwar nicht wegen der Kontrolle, sondern um die emotionale Bindung aufrecht zu erhalten, wie Dauschek betont. Er ergänzt: Wir haben auch ein wöchentliches Stimmungsbarometer eingeführt, um rechtzeitig zu erkennen, ob es den Mitarbeitern an etwas fehlt - angefangen von Arbeitsmittel bis soziale Kontakte. Im Rahmen von „All Hands-Video-Meetings“ informieren die Vorstände 14-tägig alle Mitarbeiter über aktuelle Themen.

Das IWTH-Netzwerk richtete ihr Augenmerk auf die Kommunikation. Greiner betont: Ganz wesentlich für ein funktionierendes Teleworking erscheint uns, dass neben einem hohen Grad der Digitalisierung der Kanzleiabläufe und einem guten Dokumentenmanagementsystem vor allem eine gut funktionierende Kommunikation vorhanden sein muss.Neben der Telefonie- und Internetanbindung müssten auch Kommunikationsmittel wie Microsoft Teams, Skype, Zoom, Teamviewer et cetera verfügbar sein und eingesetzt werden.

Neben allen technischen Vorkehrungen müsse aber auch ein großes Augenmerk auf die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse, auch den sozialen, gelegt werden. Denn, so der Mitbegründer des IWTH-Netzwerkes: Die Veränderung der gewohnten Arbeitsumgebung, der Sozialkontakte und die neuen Herausforderungen in kurzer Zeit können sehr schnell zu einer zusätzlichen Belastung führen.Durch regelmäßige Teammeetings oder Telefongespräche könne man diese neue Distanz gut überbrücken.

Bei Smarter Ecommerce waren alle Mitarbeiter bereits mit Laptops ausgestattet. Deshalb war ein rascher Wechsel ins Home Office ohne Probleme möglich, betonen der Teamlead IT und die Leiterin der HR. Zudem konnten sich die Kollegen Monitor und Docking Station und sogar den Bürostuhl aus dem Büro abholen.

Es hat sich nach einigen Wochen Home Office gezeigt, dass eine gute Ausstattung wichtig ist, um gut und effizient arbeiten zu können, argumentieren Mondl und Past. Smarter Ecommerce habe jedenfalls davon profitiert, dass der Betrieb schon im Vorfeld sehr gute Erfahrung mit Software wie Google Hangouts gemacht hat und die Mitarbeiter schon davor mit der Kommunikationsplattform Slack gearbeitet haben. Somit hätte es keine Berührungsängste oder technische Hürden gegeben.

Ganz entscheidend in dieser Zeit war eine transparente und regelmäßige Kommunikation, betonen Mondl und Past. Sie präzisieren: Unser Geschäftsführer hat in den ersten Tagen täglich ein Video erstellt und die Mitarbeiter über laufende Entscheidungen sowie weitere Vorgehensweisen informiert.Grundsätzlich würde man Videos seit Beginn der Coronazeitviel häufiger zur Kommunikation einsetzen. Regelmäßige Abstimmungen in den einzelnen Teams sowie mit dem direkten Vorgesetzten sind notwendig, meinen der Teamlead IT und die Leiterin der HR von Smarter Ecommerce. Einige Teams des Unternehmens haben eine Art Daily Standupeingeführt, bei dem sich alle kurz über Google Hangouts austauschen.

Christoph Thiel, Vorstandsmitglied der ERGO Versicherung, resümiert „Die Erfahrungen mit Homeoffice sind überwiegend positiv. Denn alle wesentlichen Prozesse, sowohl kundenorientierte als auch organisatorische, hätte das Unternehmen in vollem Umfang sicherstellen können. Die volle Erreichbarkeit unserer Serviceteams für Kunden und Vertriebspartner war jederzeit gegeben, so der Vorstand. Aus den gemachten Erfahrungen leitet Thiel auch strategische Maßnahmen ab: So wird die ERGO Versicherung die eigene Home Office Policy überarbeiten. Und: Alle Mitarbeiter werden perspektivisch mit Devices wie Laptops oder Mini-PCs zur Stärkung eines Mobile-Working-Ansatzes ausgestattet. Darauf wird auch die Zugriffsinfrastruktur dauerhaft ausgelegt.

Fazit: Wie Unternehmen beim Wechsel ins Home Office digitale Stärke zeigen

Die Corona-Krise und die damit verbundenen Maßnahmen der Regierung fordert Firmen eine Flexibilität in einem bis dato noch unbekanntes Ausmaß ab. In einer solchen Situation zeigen sich die Stärken und Schwächen einer Organisation sehr deutlich. Die ERGO Versicherung, Smarter Ecommerce, das IWTH-Netzwerk und die techbold-Gruppe haben die Herausforderung, ihre Mitarbeiter mittels Mobile Working weiterzubeschäftigen, sehr gut meistern können. Alle vier haben in der Corona-Krise digitale Stärke bewiesen.

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