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Die „New World of Work“ bringt Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Wir haben drei Betriebe ausgesucht, die bereits Erfahrungen mit flexiblen und mobilen Arbeitsformen in Österreich gemacht haben. In diesem Praxisbericht werden Sie viele Gemeinsamkeiten erkennen, wie T-Mobile, Microsoft und IBM die neue Form des Arbeitens konkret umsetzen. Lernen Sie von diesen Pionieren.

IBM: Leistung zählt mehr als Anwesenheit

Bei IBM Österreich können nahezu alle Mitarbeiter in Absprache mit der Führungskraft die Möglichkeit nutzen, flexibel zu arbeiten. Das Spektrum reicht hier von wenigen Stunden pro Wochen bis zum ausschließlichen Arbeiten von Zuhause aus. „Wir sind davon überzeugt, dass Leistung mehr zählt als Anwesenheit, daher hat Teleworking bei IBM bereits eine lange Tradition“, meint Tatjana Oppitz, Generaldirektorin von IBM Österreich. Bereits seit 1996 gibt es die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten. „Viele Mitarbeiter sind heute ‚mobile employees‘. Das bedeutet, dass sie keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern an unterschiedlichen Orten arbeitet, etwa beim Kunden, von zuhause aus, in einer unserer Betriebsstätten oder auch von unterwegs.“ An einem durchschnittlichen Arbeitstag wäre etwa die Hälfte der IBM-Belegschaft auch physisch im Büro anwesend.

Technik und Kultur entscheiden

Über Erfolg oder Misserfolg von flexiblen Arbeitsformen entscheiden laut Oppitz vor allem zwei Dimensionen: „Zum einen die Technik, die man als Unternehmen zur Verfügung stellen muss, und zum anderen der Mut aller Beteiligten zu einer veränderten Unternehmenskultur.“ Auf der technischen Ebene ist der Einsatz von Collaboration-Software unerlässlich, da dies erst die echte digitale Zusammenarbeit ermögliche. „Das reicht von schneller informeller Kommunikation via Instant Messaging und interner Social Media Tools bis hin zu tiefergehender Projektzusammenarbeit über Wissensmanagement-Plattformen und Videokonferenzen“, präzisiert Oppitz.

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Mitarbeiter müssen immer und überall Zugriff auf all ihre Arbeitsdokumente haben, sonst funktioniere mobiles Arbeiten nicht. „Dabei muss sich das Unternehmen mit Security-Fragen beschäftigen, denn die maximale Datensicherheit muss gewährleistet bleiben; egal von wo und über welches Endgerät Mitarbeiter arbeiten“, warnt die IBM-Generaldirektorin.

Weniger Kontrolle über Mitarbeiter

Die veränderte Arbeitskultur erweist sich laut Oppitz oft als Stolperstein für Unternehmen. „An erster Stelle steht Vertrauen, denn mobiles Arbeiten heißt auch, weniger ‚gefühlte Kontrolle‘ über seine Mitarbeiter“, rät die Managerin. In der Theorie sei man sich zwar oft einig, dass Leistung mehr zählt als Anwesenheit im Büro. „Dies im täglichen Arbeitsleben so umzusetzen, ist jedoch eine Herausforderung für das ganze Unternehmen; für Führungskräfte wie Mitarbeiter“, sagt die IBM-Österreich Chefin. Da IBM schon sehr früh mobiles Arbeiten angeboten hat, fragt dort keiner mehr, ob dieser oder jener Mitarbeiter im Büro ist oder nicht. „Man checkt einfach, ob jemand ‚grün‘ in unserem Instant Messaging Tool Sametime ist, denn das bedeutet: online und verfügbar“, so Oppitz. Auch sei es mittlerweile selbstverständlich, gemeinsam mit Besprechungen auch Telefonkonferenzen in die Kalendereinladung anzugeben. „Wir gehen gar nicht mehr davon aus, dass alle Mitarbeiter vor Ort sind“, sagt Oppitz.

Microsoft: Umgebauter Standort und Vertrauensarbeitszeit

Microsoft Österreich bietet seit dem Umbau des Standortes im Jahr 2011 allen Mitarbeitern einen flexiblen Arbeitsplatz, wie Microsoft Österreich-Sprecher Thomas Lutz betont. Microsoft zeigt sein neues Office übrigens gerne her. Virtuell oder bei Führungen. Das neue Microsoft Office verfügt seit der Umgestaltung über unterschiedlich große Räume für die verschiedenen Bedürfnisse der Mitarbeiter. Das reicht von kleinen Besprechungsräumen, über Bereiche für Videokonferenzen bis hin zu größeren Arbeits- und Kommunikationsbereichen. „Die Architektur ist genauso flexibel, wie die Arbeitsweise von heute und morgen. Sie lässt sich jederzeit weitest möglich an die Anforderungen der Mitarbeiter anpassen“, sagt Lutz.

Zudem ist jeder Microsoft Mitarbeiter mit einen Laptop und einem Smartphone ausgestattet. „Das ermöglicht Home Office, sowie maximale Flexibilität der Mitarbeiter“, versichert der Microsoft-Sprecher. Bei Microsoft gilt der Grundsatz der Vertrauensarbeitszeit, bei der sich die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit weitgehend frei einteilen können. Äußerst wichtig ist Microsoft die Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Karenzierte Mitarbeiter sollen nicht den Kontakt zum Unternehmen verlieren. „Wir informieren im Rahmen von ‚Stay Connected Breakfasts“ karenzierte Mütter und Väter über die wichtigsten Neuigkeiten bei Microsoft.

Selbstverantwortung und "Rules of Engagement"

Welche Kriterien entscheiden aus Sicht von Microsoft über Erfolg oder Misserfolg in der „New World of Work“? Den Einsatz von Social Collaboration Tools wie SharePoint, Yammer, Lync oder andere sieht Microsoft-Sprecher Thomas Lutz jedenfalls als eine wichtige technologische Voraussetzung für die „New World of Work“. Neben der Technologie wäre eine gemeinsame Philosophie notwendig, die durch Selbstverantwortung, Management by Objectives und hohe Flexibilität geprägt ist. „Daher wurden die Microsoft Mitarbeiter bei der Einführung neuer Arbeitsprozesse und -welten aktiv, und bereits von Anfang an eingebunden“, betont Lutz.

Die Belegschaft konnte auch ihr Wissen und ihre Kreativität bei der Neugestaltung des Bürogebäudes und der Meetingräume einbringen. Gemeinsam mit den Mitarbeitern habe das Microsoft-Management „Rules of Engagement“ definiert, die für alle Mitarbeiter von Microsoft Österreich gelten. „Mit dieser Minimaldefinition an Regeln gelingt es, die richtige Balance zwischen persönlicher Freiheit und produktivem Arbeiten zu finden“, ist Lutz überzeugt. Microsoft ist es jedenfalls wichtig, Zielvereinbarungen zu definieren. „Diese können von den Mitarbeitern aber örtlich und zeitlich flexibel erreicht werden“, sagt der Microsoft-Sprecher.

T-Mobile Österreich: Abschied vom eigenen Schreibtisch

Mobile Working ist bei T-Mobile Österreich schon seit 2003 möglich. Die Art und Weise, wie T-Mobile-Mitarbeiter arbeiten, hätte sich seit diesem Zeitpunkt stark verändert, betont HR-Director Karin Margetich. Getreu dem Motto „my office is where I am“ nutzen die Mitarbeiter ihr Büro, ihr Zuhause und sehr viele verschieden Orte dazwischen, um produktiv zu sein. Seit Anfang letzten Jahres gibt es für viele T-Mobile-Mitarbeiter auch keinen eigenen Schreibtisch mehr. Sofern er nicht von zuhause aus arbeitet, entscheidet der Mitarbeiter am Beginn jedes Arbeitstages, wo er seine Zelte im T-Center aufschlägt. „Quiet-, Collaborations- und Meetingrooms, temporäre Arbeitsplätze Sozialzonen und ihre zugeordnete ‚Homebase’ sind nur einige Beispiele dafür, wo wir unseren Mitarbeitern aufgabenorientierte Arbeitsumgebungen zur Verfügung stellen. Selbst Call Center Mitarbeiter können Home Office benutzen. 

Dass soll für spezielle Tätigkeiten besser funktionieren, als der gewohnt klassische Schreibtisch-Arbeitsplatz“, erläutert Margetich. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, in Abstimmung mit der Führungskraft bis zu 40 Prozent seiner Zeit mobil, also von zuhause aus oder von unterwegs zu arbeiten. T-Mobile setzt flexible Arbeitsmodelle aber nicht überall im Unternehmen gleich stark ein. Margetich erklärt warum: „Das ist von Team zu Team und Bereich zu Bereich unterschiedlich, da es von den Funktionen, Arbeitstypen und deren besonderen Anforderungen abhängig ist.“ So gibt es Teams, in denen alle Mitarbeiter flexible Arbeitsplätze haben und Teams mit einer niedrigen Beteiligung.

Erfolgskriterien Mensch, Raum und Technologie

Über Erfolg oder Misserfolg der „New World of Work“ entscheidet das Zusammenspiel von Mensch, Raum und Technologie, ist T-Mobile HR Director, Karin Margetich, überzeugt. Dazu zählt sie gleich mehrere Punkte auf. „Zu Beginn muss das Commitment des Managements stehen und die Vision, wie man in Zukunft arbeiten möchte.“ Was die Auswirkungen von flexiblen Arbeitsformen betrifft, muss das Unternehmen die Führungskräfte bei verschiedenen Themen begleiten. Etwa bei Transparenz, Regeln, die eigene Vorbildrolle oder auch Selbstorganisation. „Die Mitarbeiter müssen stark in den Veränderungsprozess eingebunden werden, damit sie ihr Umfeld mitgestalten“, rät Margetich.

Ein technisches und räumliches Umfeld zu schaffen, das Innovation, Kollaboration und Produktivität ermöglicht, ist ebenso wichtig. „Für die technische und räumliche Planung ist eine Analyse aller Arbeitstypen essentiell“, meint die HR-Managerin. Jeder Arbeitstyp hat besondere Anforderungen, um sich wohl zu fühlen und effizient zu arbeiten. „Manche brauchen mehr Quietrooms, da sie viel in Telefonkonferenzen sind“, erklärt Margetich. Andere wiederum würden mehr Collaboration-Rooms für den schnellen und flexiblen Austausch über Teamgrenzen hinweg brauchen. Margetich rät zu einer zielorientierten Kommunikation und Workshops, die den Veränderungsprozess unterstützen. 

Fazit: mobiles Arbeiten zahlt sich aus

Die Benefits, die die IBM, T-Mobile Austria und Microsoft durch die Einführung von mobilen und flexiblen Arbeitsformen lukrieren, sind vielfältig. Microsoft-Sprecher Thomas Lutz nennt etwa die höhere Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Microsoft braucht seit der Neugestaltung im Jahr 2011 weniger Fläche und spart Strom-, Telefon- und Betriebskosten. Außerdem wird das Unternehmen regelmäßig zum besten Arbeitgeber des Jahres gekürt und erreicht immer wieder Top-Platzierungen bei Great Place to Work, meint Lutz stolz.

Höhere Produktivität aber auch Kreativität fallen T-Mobile HR Director Karin Margetich ein, wenn man sie auf die Vorteile der „New World of Work“ anspricht. „Das ‚neue Arbeiten‘ hilft uns, weiterhin ein attraktiver Arbeitgeber zu sein und verhilft uns zu einer größeren Auswahl an Talenten“. Schließlich ist ein Arbeitsplatz dadurch nicht mehr an einen geographischen Ort gebunden, so Margetich. „Unsere Mitarbeiter können mit unserem Konzept Familie, Beruf und Freizeit einfach besser miteinander vereinbaren“, ergänzt Margetich.

IBM-Österreich-Generaldirektorin Tatjana Oppitz zählt viele der bereits genannten Vorteile ebenso auf und fasst die Erfahrungen von IBM so zusammen: „Wenn Mitarbeiter nach Absprache mit der Führungskraft selbst entscheiden können, auf welche Art und Weise sie ihre Arbeit erledigen, dann profitiert auch das Unternehmen.“

Ihren individuellen Weg in die „New World of Work“ müssen Sie für sich und Ihr Unternehmen selbst finden. Ihn zu beschreiten, wird Ihnen aber nicht erspart bleiben. Flexible Arbeitsformen bieten sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitern eine ganze Reihe von Vorteilen. Wenn Ihre Konkurrenz in Richtung „Neue Welt des Arbeitens“ aufbricht, sollten Sie schon einen Teil dieses Weges vorausgegangen sein.

 

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