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In der Studie Arbeitsweisen im Wandel der HMP Beratungs GmbH geben 83% der Befragten an, dass Ihnen zeitliche Flexibilität wichtiger ist als das Gehalt. Für immerhin 78% ist räumlich flexibel arbeiten wichtiger als das Gehalt. Das mobile Büro ist ein wichtiger Indikator der neuen Welt des Arbeitens. Für 70% steigt die Lebensqualität durch die neue Welt des Arbeitens. 

In diesem Beitrag finden Sie praktische Tipps für das mobile Arbeiten. 

Ihr mobiles Arbeitszimmer: Technische Infrastruktur für Ihr mobiles Büro

Es versteht sich von selbst, dass Sie für Ihr mobiles Büro ein tragbares Gerät – Smartphone, Tablet oder Notebook – benötigen. In den meisten Fällen müssen Sie damit auch online sein und womöglich auch auf Daten in Ihrem Firmennetzwerk bzw. auf Ihrem Firmenserver zugreifen. Und so sind Sie unterwegs online:

  • Öffentliches, meist kostenloses W-LAN gibt es zum Beispiel in Kaffeehäusern, Flughäfen, Einkaufsstraßen, etc. (Achtung: Sind nicht abhörsicher!)
  • Zu Hause können Sie Ihr privates W-LAN nutzen
  • Mit Ihrem Smartphone können Sie fast überall einen Hotspot einrichten (Anleitung für Android, Anleitung für iOS). Danach einfach am Notebook oder Tablet mit diesem W-LAN verbinden. Fertig.
  • Oder Sie haben eine SIM Karte bereits in Ihrem Notebook oder Tablet eingebaut und haben so Zugang zum Internet.

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Aber: Mobiles Arbeiten bedeutet nicht automatisch, mit dem Internet verbunden sein zu müssen. Wer „asynchron“ arbeitet, der füllt beispielsweise elektronische Formulare aus, schreibt Angebote und Rechnungen oder erstellt Tabellenkalkulationen offline. Ist man wieder zurück im Büro, werden die Dokumente in das Firmennetzwerk eingespielt bzw. synchronisiert.

Ihr mobiler Besprechungsraum: Web-Konferenzen

Laden Sie Ihre Mitarbeiter doch einmal zu einer Web-Konferenz ein. Damit können Sie sich die Fahrt ins Büro sparen und haben trotzdem alle Besprechungsteilnehmer an einem virtuellen Tisch und führen die Besprechung im mobilen Büro. Notwendig ist dazu lediglich ein Notebook bzw. Tablet samt entsprechender Web-Konferenz-Lösung. Auf der gemeinsamen Oberfläche können Sie Präsentationen zeigen, Tabellen gemeinsam besprechen und To-Do-Listen abarbeiten. Die Teilnehmer sind über eine Sprachverbindung sowie optional per Video miteinander verbunden.

Web-Konferenz-Lösungen für Ihr mobiles Büro:

Ihre mobile Sicherheitstüre: Datensicherheit

Sobald Sie außerhalb des Büros arbeiten, sind Firmendaten automatisch „außer Haus“. Denn einerseits tragen Sie Daten auf mobilen Geräten (Smartphone, Table, Notebook) mit sich, andererseits verbinden Sie sich außerhalb des Firmennetzwerkes mit dem Internet. In der Öffentlichkeit, etwa im Kaffeehaus, sind die Daten besonders großem Risiko ausgesetzt, in unbefugte Hände zu gelangen. Daher empfehlen wir für Ihr mobiles Büro folgende Sicherheitsvorkehrungen:

  • Greifen Sie auf das Firmennetzwerk mittels einer gesicherten VPN-Verbindung zu.
  • Vermeiden Sie, „heikle“ Daten im Internet abzurufen (z. B. Telebanking), wenn Sie sich in einem öffentlichen W-LAN befinden. Kein W-LAN ist zu 100 Prozent abhörsicher.
  • Achten Sie an öffentlichen Plätzen darauf, dass der Bildschirm Ihres Notebooks uneingesehen ist, und dass niemand Ihre Telefonate mithören kann. Damit Ihr Sitzplatz-Nachbar, etwa im Zug nichts auf ihrem Bildschirm lesen kann, gibt es Blickschutzfilter.
  • Versehen Sie alle Geräte mit Passwort-Sperre, damit im Falle des Verlusts niemand Zugriff darauf hat.
  • Ein guter Schutz vor Datenklau ist auch die Verschlüsselung der Festplatte. Wenn Ihr mobiles Gerät verloren geht, hat niemand Zugriff auf die Daten.
  • Installieren Sie eine Firewall, um unbefugte Zugriffe auf Ihrem Gerät zu unterbinden (z. B. „ZoneAlarm“)
  • Hardware kann leicht entwendet werden. Wenn Sie alle Daten in der Cloud haben, spielt es in Bezug des Datenverlustes keine Rolle ob Hardware gestohlen oder verloren wird. 

Ihr mobiles Gästezimmer: Erreichbarkeit

Wenn Sie unterwegs sind, müssen Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Erreichbarkeit kommunizieren. Teilen Sie Ihnen mit, wie man Sie während Ihrer Abwesenheit kontaktieren kann – sowohl in „Notfällen“, als auch bei kleineren Fragen. Das kann etwa telefonisch sein, zum Beispiel wenn Sie einen Mobile Working-Tag einlegen, oder per E-Mail, wenn Sie im Ausland sind, oder von einer Besprechung zur nächsten pendeln.

Nicht vergessen: Möchten Sie alle Anrufe, die an Ihr Festnetzgerät im Büro eingehen, am Mobiltelefon entgegennehmen, müssen Sie eine Weiterleitung einrichten. Im Sinne der Konvergenz von Mobilfunk und Festnetz werden diese Technologien in Zukunft ohnehin verschmelzen. Moderne c ersetzen die alten Nebenstellenanlagen.

Ihre mobile Bürotüre: Ungestört arbeiten

Sie möchten von zu Hause arbeiten, haben aber Angst davor, dass Sie von der Familie zu sehr abgelenkt werden? Damit Sie im mobilen Büro ungestört arbeiten können, müssen Sie zu Hause unter anderem folgende Regeln aufstellen und den Familienmitgliedern klar machen:

  • Festlegung von Arbeitszeiten, während denen Sie nicht gestört werden wollen (Eine geschlossene Tür zum Büro kann dies zum Beispiel signalisieren)
  • Unterbrechung nur bei Notfällen
  • Machen Sie auch Nachbarn und Freunden klar, dass Sie zwar zu Hause sind, aber nicht für Kaffeetratsch zur Verfügung stehen.

Wo wird mobil gearbeitet?

In der oben genannten Studie wurde auch erhoben wo das mobile Büro aufgeschlagen wird. Zu Hause wird am meisten mobil gearbeitet. 

  • in der Bahn: 12%
  • im Kaffeehaus: 12%
  • zu Hause: 34%
  • bei Kunden: 18%
  • bei Partner: 15%
  • bei Lieferanten: 6%

Conclusio Mobiles Büro

Sie haben Gusto auf ein mobiles Büro bekommen? Bedenken Sie, wie viel Zeit Sie insgesamt außerhalb Ihres Unternehmens arbeiten können. Um noch produktiv arbeiten zu können, macht in der Regel der Anteil im mobilen Büro bis zu einem Drittel der Gesamtarbeitszeit aus. Das hängt natürlich ganz von Ihrer Tätigkeit ab.

Ein mobiles Büro gibt es aber auch in der extremen Dimension: Die digitale Nomadin Conni Biesalski berichtet in ihrem Blog „Planet Backpack“, wie man Weltreisen und Arbeiten unter einen Hut bekommt und ganz ohne Büro auskommt. Zum Beispiel, wie man am Strand von Mexiko sein mobiles Büro aufschlägt.

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