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Technologische Entwicklungen haben das Tempo im geschäftlichen Alltag rasant steigen lassen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen auch Geschäftsprozesse an diese Rahmenbedingungen angepasst werden. Laut IDC Studie kann durch mobile Lösungen die Produktivität um 40 Prozent gesteigert werden.

Es lohnt sich daher, die "Zettelwirtschaft" von mobilen Außendienstmitarbeitern durch mobile Plattformlösungen zu ersetzen, um Außendienstprozesse optimal zu steuern und Zeit und Kosten zu sparen. Wie solche mobile Lösungen im Bereich der Arbeitszeiterfassung, Auftragsentwicklung sowie Betriebsmittelerfassung umgesetzt werden können, möchten wir Ihnen hier beispielhaft kurz darstellen.

Mobile Arbeitszeiterfassung auf Baustellen

Mitarbeiter, die beispielsweise auf Baustellen tätig sind, füllen ihre Stundenzettel häufig noch händisch aus. Der Baustellenleiter bringt die Listen dann irgendwann im Büro vorbei, dort werden sie mühsam und zeitaufwendig manuell ausgewertet - mitunter auch fehlerhaft, da nicht gut leserlich. Nach einigen Wochen weiss dann auch der Projekt-/Bauleiter, wieviele Stunden geleistet wurden. Ist er damit weit über Plan, hat er keine Möglichkeit mehr, darauf zu reagieren.

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Werden Arbeitszeiten direkt über eine mobile Lösung auf dem Smartphone oder Tablet eingegeben und an die Zentrale übermittelt, sieht der Projektleiter im Webportal sofort, wieviele Stunden geleistet wurden. Die erfassten Daten können zudem im Portal nachbearbeitet werden und in die Kostenrechnung übernommen werden. Auf Knopfdruck steht somit täglich ein aktueller Bericht zur Verfügung, wo man im Projekt gerade steht.

Fazit: Mobile Arbeitszeiterfassungen ermöglichen die Reduktion des Verwaltungsaufwandes durch den Wegfall der Zettelwirtschaft. Projektkontrolle auf Knopfdruck schafft zudem Raum zum Agieren anstatt nur zu reagieren.

Auftragsabwicklung ohne "Zetteln"

In vielen Unternehmen erhalten Außendienstmitarbeiter ihre Aufträge immer noch in Form eines "Zettels", auf dem die Auftragsinformationen vermerkt sind. Der Zettel muss ausgedruckt und dem Außendienst ausgehändigt werden. Das braucht Zeit. Ist der Auftrag abgeschlossen, bekommt die Zentrale den Zettel wieder zurück, einschließlich der Informationen, welche Leistungen an den Kunden erbracht wurden. Auch das kostet Zeit. Wesentlich eleganter und vor allem effizienter lässt sich die gesamte Auftragsabwicklung über mobile Lösungen, wie Smartphone oder Tablet mit entsprechender App abwickeln:

  • Elektronische Auftragsübermittlung

Die Auftragsinformationen - früher Zettel - werden dem Außendienst elektronisch auf das Smartphone geschickt. Der Kunde kann direkt aus dem Auftrag heraus angerufen werden, alle wichtigen Informationen sind auf dem Smartphone vorhanden.

  • Elektronische Erfassung und Dokumentation der Aufträge

Leistungen, die der Außendienst beim Kunden erbracht hat, werden vor Ort über das mobile Gerät erfasst. Der Leistungsnachweis (Tätigkeits-, Reparaturbericht) oder Lieferschein kann mit dem Kunden noch besprochen und ausgedruckt oder per Email an ihn geschickt werden. Mit Fotos und der Unterschrift des Kunden direkt am Endgerät erfolgt eine zusätzliche Dokumentation. Auch GPS Daten können gespeichert werden, wenn man wissen möchte, wo der Kunde unterschrieben hat. Ein händisch geschriebener Leistungsnachweis/Lieferschein wird somit überflüssig.

  • Elektronische Übermittlung der Informationen an die Zentrale

Sobald der Mitarbeiter seine Arbeit beim Kunden beendet hat, wird der Leistungsnachweis/Lieferschein einschließlich der Fotodokumentation an die Zentrale geschickt. Der Disponent weiß somit, dass der Mitarbeiter wieder verfügbar ist und einen neuen Auftrag annehmen kann. Die Terminkoordination kann optimiert und Rechnungen noch am selben Tag gestellt werden.

Fazit: Mit mobilen Anwendungen können Aufträge sowohl schneller als auch besser abgewickelt werden. Mitarbeiter im Außendienst werden von Verwaltungsaufgaben entlastet und gewinnen Zeit für ihre eigentliche Aufgabe. Mit einer qualitativ hochwertigen Dokumentation des Auftrages und der zeitnahen Übermittlung des Leistungsnachweises an die Zentrale kann sowohl die Terminkoordination effizient gestaltet werden als auch die Fakturierung der Leistungen wesentlich früher erfolgen - und das ganz ohne Zettelwirtschaft.

Mobile Betriebsmittelerfassung

Die Ausgabe von Betriebsmitteln an Mitarbeiter im Außendienst wird aufgrund der mühsamen Zettelwirtschaft oft nur recht lückenhaft, teilweise auch gar nicht dokumentiert. Da kann es dann schon passieren, dass beispielsweise in einer Baufirma Werkzeuge im Wert von 100.000 Euro im Jahr verschwinden.

Über eine Applikation auf dem Smartphone z.B. des Lagerverwalters lassen sich Betriebsmittel, die an den Außendienst ausgegeben werden, bequem ohne Zettelwirtschaft erfassen. Zusätzlich bestätigt der Außendienstmitarbeiter mit seiner Unterschrift direkt auf dem Smartphone den Erhalt des Betriebsmittels. Somit ist alles im System hinterlegt und man hat jederzeit Überblick darüber, welcher Mitarbeiter z.B. welches Werkzeug haben sollte.

Fazit: Mobile Betriebsmittelerfassung schafft Transparenz, minimiert den Schwund und ermöglicht die optimale Auslastung von Betriebsmitteln.

Welche Anbieter von mobilen Lösungen?

Sie finden unzählige Anbieter über Google und andere Suchmaschinen. Die Experten bei T-Mobile Business haben sich die besten mobile Lösungen angesehen und arbeiten mit ausgewählten Partnern gemeinsam an diesem Thema. Zum Beispiel arbeiten wir sehr eng und erfolgreich mit iLogs zusammen. iLogs bietet unter anderem Lösungen für elektronische Leistungsnachweise, Lieferscheine, Einsatzplanung, Fahrzeugortung oder Auftragsdisposition etc. an. 

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