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Wenn Mitarbeiter von Buffer oder Zapier an einer Videokonferenz teilnehmen, dann sind sie buchstäblich in der Arbeit. Buffer und Zapier sind eine neue Art von virtuellen Unternehmen, die keinen festen Firmensitz haben. Mitarbeiten wohnen und arbeiten aus vielen Teilen der Welt miteinander. Ohne Videokonferenzlösungen wäre die Zusammenarbeit nicht möglich.

Aber auch für viele andere traditionelle Unternehmen werden Videokonferenzen immer wichtiger. Die Kosteneinsparungen sind einfach enorm. Dazu kommt noch, dass viele Unternehmen auch einen Beitrag zur Umwelt leisten wollen. Mit Videokonferenzen können Sie den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens deutlich verkleinern.

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Die Ausrüstung für eine Videokonferenz ist für Teilnehmer denkbar einfach geworden. Egal ob zu Hause oder auf einem anderen Kontinent – Sie benötigen lediglich einen Computer mit Kamera und eine Internetverbindung.

Um welche Kosten geht es?

Die Kosteneinsparungen mit Videokonferenzen ergeben sich vor allem durch die Einsparung von Reisekosten und die Einsparung von Reisezeit. Manager sind nicht selten die Hälfte ihrer Zeit auf Reisen und Mitarbeiter, die häufig reisen, verbringen sehr viel Zeit mit dem Warten auf Flügen, Taxis oder Bahn.

Weiters zeigt die Erfahrung, dass durch Videokonferenzen sich Meetings selbst verkürzen. Natürlich braucht ein Online Meeting auch so etwas wie eine soziale Anlaufphase, diese ist aber wesentlich kürzer als bei Meetings vor Ort. Selbst die zu besprechenden Themen werden schneller besprochen, schneller werden Entscheidungen getroffen und Deadlines werden besser eingehalten.

Videokonferenzen in Verbindung mit Colaboration-Tools wie zum Beispiel Slack ermöglichen, dass die besprochenen Dokumente auch gleich zentral gespeichert werden. Dadurch entfällt die Dokumentensuche und alle Teilnehmer haben Zugriff auf die aktuellste Version.

Rechenbeispiel Kosteneinsparung mit Videokonferenzlösung

Zwei Unternehmen befinden sich 300 Kilometer voneinander entfernt. Möchten sie ein Meeting abhalten, gibt es zwei Optionen: Ein reales Meeting, das mit Zeitaufwand und Reisekosten verbunden ist, oder ein Videokonferenz Meeting. Die folgende Kalkulation zeigt, welches Einsparungspotenzial die Videokonferenzen im Gegensatz zu herkömmlichen Meetings haben. Berechnungsgrundlage sind vier Teilnehmer in insgesamt 50 einstündigen Meetings pro Jahr.

  Reales Meeting Videokonferenzlösung
Kosten für Reise- und Zeitaufwand

320 €

0 €

Laufende Kosten für Videokonferenzlösung & Verbindungsentgelte, Lizenzkosten

0 €

60 €

Gesamtkosten pro Meeting

320 €

60 €

Gesamtkosten pro Jahr

16.000 €

3.000 €

Einsparungen pro Jahr

-

13.000 €

... in %  

81

Quelle: Comparison of online meeting costs and savings

 

Kalkulator für Videokonferenzen

Mit dem Rechner Conferencing & Collaboration von der Deutschen Telekom lassen sich Reise- und Zeitkosten für Meetings den Kosten für Telefon- oder Web-Konferenzen detailliert gegenüberstellen. Besprechungsdauer, Abreiseort der Teilnehmer, Treffpunkt, Dauer des Meetings sowie Transportmittel auswählen. So bekommen Sie eine übersichtliche Aufschlüsselung aller Kostenpunkte.

Vorteilsrechner T

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Conclusio Kosteneinsparung mit Videokonferenzlösungen

Es geht bei Videokonferenzlösungen um mehr als um die Einsparung eines Flug- oder Zugtickets. Ihr Unternehmen wird insgesamt effizienter. Zusätzlich haben Videokonferenzlösungen auch erhebliche Vorteile für Mitarbeiter. Denken Sie an die Möglichkeit des mobilen Arbeitens, das sich sehr positiv auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter auswirken kann. Aber auch die reinen Kostenvorteile sind beachtlich.

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