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28.10.2014     Veronika Schindelar

Ein oder zwei Tage Urlaub genommen, Sie kehren entspannt und ausgeruht zurück und Sie lesen als Erstes die angefallenen E-Mails. Der E-Mail Client will gar nicht mehr aufhören, neue Nachrichten nachzuladen. Die gewonnene Entspannung versinkt unter einem scheinbar unzähmbaren Berg an E-Mails, die nun durchgearbeitet werden müssen, um den Anschluss an den Arbeitsalltag wieder zu finden.

Viele Berufstätige kämpfen regelmäßig mit einer E-Mail-Flut und verschwenden folglich oft wertvolle Zeit, die Nachrichten zu sortieren, zu lesen und schließlich zu beantworten. Dabei lassen sich solche Probleme sowohl durch das Unternehmen, als auch den Empfänger selbst mit ein paar einfachen Regeln vermeiden.

Schnelle Bearbeitung durch effiziente Regeln

Um derartige Fluten an E-Mails in den Griff zu bekommen, muss nicht nur der Mitarbeiter seine Gewohnheiten ändern. Einige Großunternehmen, vor allem in der Automobilindustrie, haben bereits ihr Vorgehen in Sachen Mailverkehr geändert. Autohersteller Daimler hat beispielsweise einen eigenen Abwesenheits-Assistenten namens „Mail on Holiday“ entwickelt. Ist der Mitarbeiter auf Urlaub, werden alle an ihn adressierten E-Mails gelöscht und der Absender durch eine automatisierte Antwort auf die passende Vertretung hingewiesen. Diese Vorgehensweise kommt laut Angaben von Daimler bisher sowohl bei Mitarbeitern, als auch bei Lieferanten bzw. Geschäftspartnern gut an, da sie nicht nur Entlastung, sondern auch eine raschere Bearbeitung des Anliegens durch die Vertretung bringt.

„E-Mail-Hygiene“ im Unternehmen

Unternehmen können Ihre Mitarbeiter auch mit technischen Lösungen von der E-Mail-Flut befreien. So setzt man bei VW auch an Werktagen auf eine Regulierung des E-Mail Verkehrs. Nachrichten werden dort nach 18.15 Uhr nicht mehr auf die Smartphones der Angestellten weitergeleitet. Ferrari erlaubt lediglich drei Empfänger in der Adresszeile, um nicht mehr Personen in eine Konversation zu verwickeln als es unbedingt notwendig ist.

Soziale Netze statt E-Mail-Flut

Einen radikaleren Schritt wagte das Unternehmen Atos. Der IT-Dienstleister verzichtet bei interner Kommunikation gänzlich auf E-Mails und verwendet stattdessen das für Firmen entwickelte Kommunikationsnetzwerk BlueKiwi. Der Umstieg soll vor allem die Zeitverschwendung beim Bearbeiten der E-Mails stoppen und neue Möglichkeiten in der Zusammenarbeit schaffen. Laut Atos Chef Thierry Breton benötigen Mitarbeiter zwischen fünf und 20 Stunden pro Woche, um Herr ihres Postfachs zu werden.

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Durch die neue Plattform, die einem sozialen Netz ähnelt, sind die Mitarbeiter flexibler in der Kommunikation und werden durch maßgeschneiderte Tools bei ihrer Arbeit unterstützt. So muss ein Dokument, an dem mehrere Personen arbeiten, nicht ununterbrochen an alle Teilnehmer verschickt werden, sondern kann zentral an einem Ort abgelegt werden.

10 Tipps zur Bewältigung der E-Mail-Flut

  1. Spam konsequent ausfiltern
    Wenn Sie noch immer viele Spam E-Mails erhalten, bitten Sie Ihre IT, leistungsfähige Filterprogramme zu installieren. Einzelne Spam E-Mails können Sie in den Spamordner (Junk E-Mail) verschieben und Sie erhalten von diesem Absender sicher keine E-Mails mehr.
  2. Ein leerer Posteingang: Nehmen Sie sich vor, dass Sie am Ende jeden Tages den Posteingang leeren. Das geht in dem Sie sich Ordner und Regeln erstellen. Ein gutes System dazu ist Getting Things Done samt Software.
  3. Ordner erstellen: Legen Sie sich zum Beispiel folgende Ordner an: "zu erledigen", "wartet auf", "zu lesen", "irgendwann erledigen", "privat zu erledigen" etc. Auf keinen Fall sollte Ihr Posteingang die Ablage sein. Hier können Sie auch Unterordner erstellen, damit Sie zum Beispiel Aufgaben bestimmten Projekten zuordnen können. Aber Vorsicht: Alles muss überschaubar bleiben.
  4. Regeln festlegen: Gehen Sie den Posteingang durch, erledigen Sie bei jedem E-Mail den nächsten Schritt. Alles was Sie nur ablegen müssen, legen Sie im entsprechenden Ordner ab. Kurze Erledigungen, die weniger als 2 Minuten brauchen, erledigen Sie am besten sofort. Alles was länger dauert, können Sie in die entsprechenden Aktivitäten-Ordner verschieben.
  5. Delegieren Sie: Überlegen Sie auch gleich was Sie delegieren können. Solche Aufgaben können Sie im Mail-System direkt an Kollegen mit Erledigungsdatum delegieren.
  6. Löschen Sie nichts: Speicher kosten heute kaum Geld. Alles was durch die vorher aufgezeigten Regeln in keinem Ordner landet, schieben Sie in einen Ordner, den Sie am besten "Deponie" nennen. Wenn Sie jetzt vor Ihrem leeren Posteingang sitzen, dann werden Sie ein gutes Gefühl feststellen. Alle brauchbaren Mails sind gut sortiert in Ordnern und alle anderen E-Mails sind auf der Deponie gelandet. Sollten Sie doch eines brauchen, können Sie es per Suchfunktion leicht wieder aus der Deponie holen. Jetzt haben Sie die Kontrolle über Ihre E-Mail-Flut erreicht.
  7. Zu mehreren Zeiten am Tag E-Mails checken: Reservieren Sie sich mehrere Zeitpunkte während des Tages für kurze E-Mail-Checks. So bleibt das Postfach aktuell und wichtige Nachrichten werden schneller beantwortet, als wenn das Postfach nur einmal am Tag bearbeitet wird.
  8. Fassen Sie sich kurz: Versuchen Sie sich bei der Korrespondenz knapp zu halten und trotzdem so detailliert zu schreiben, dass Sie unnötige Rückfragen vermeiden. Weisen Sie in Ihrer Signatur darauf hin, dass die wortkarge Form der Beantwortung keinesfalls unfreundlich zu verstehen ist. Bitten Sie Ihr Gegenüber im selben Atemzug, ähnlich zu verfahren. Vermeiden Sie auch Ein-Wort Nachrichten wie „Danke“.
  9. Kollegen informieren: bitten Sie Ihre Kollegen darum, nicht bei jeder E-Mail in CC gesetzt zu werden und beispielweise nur bei endgültigen Entscheidungen eine Kopie der Nachricht zu erhalten. Ermutigen Sie auch andere, den E-Mail-Verkehr zu reduzieren.
  10. Vermeiden Sie es, allen Empfängern einer E-Mail zu antworten: Schreiben Sie nur an jene Personen zurück, die direkt von der Nachricht betroffen sind.

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