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Durch das Digitalisieren vormals analoger Prozesse können Unternehmen ihre Kosten deutlich senken. Die Digitalisierung erfordert neben Investitionen oft eine Umstrukturierung der Abläufe in Unternehmen. Die Umstellung lohnt sich aber.

Eine Befragung von Pricewaterhouse Coopers belegt, dass Unternehmen mit einem weitgehend digitalisierten Produkt- und Service-Angebot überdurchschnittlich wachsen und erhebliche Umsatzsteigerungen verzeichnen.

Die meisten Unternehmen, auch kleine und mittlere, haben den Trend Digitalisierung und die daraus entstehenden Kostensenkungspotenziale erkannt, aber nur wenige haben konkrete Vorstellung von der Umsetzung. Viele Mittelständler sehen einer Deloitte-Umfrage nach im eigenen Unternehmen einen geringen Digitalisierungsgrad.

Hier sind 4 Bereiche wie Sie mit Digitalisierung im Unternehmen Kosten senken können:

Gewinnen Sie den Papierkrieg

Über das papierlose Büro reden wir schon seit 30 Jahren. Jetzt wird es aber ernst, denn neue wesentlich leistungsfähigere Treiber, wie zum Beispiel Tablets und Cloud Services sind in den Ring gestiegen. Laut dem Report "Paper Wars 2014 -an update from the battlefield" sinkt der Papierverbrauch in 44% der weltweit befragten Unternehmen und Organisationen. Bei 21% steigt er noch. Der Report stammt von der internationalen Association of Information and Image Management (AIIM). Der Fragebogen wurde an die weltweiten 80.000 Mitglieder des Verbands gesendet.

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Unternehmen oder Organisation berichten in diesem Report, dass sich in 77% der Fälle der Einsatz von Scannern und Datenbanklösungen für das papierlose Büro in 18 oder weniger Monaten rechnet. 60% erreichen einen Payback schon innerhalb von 18 Monaten.

Tipp: Laden Sie den Report von AIIM herunter und folgen Sie den Empfehlungen zum Schluss.

Online Meetings senken Reisekosten

Es liegt auf der Hand, dass Sie im Unternehmen Kosten senken, wenn Sie nicht zu einem Meeting 400 km fahren und stattdessen virtuell an diesem Treffen teilnehmen. Viele Unternehmen gehen weiter und nutzen Online Meetings auch im Kundenkontakt. Sicher ist das nicht immer möglich. Auf der Website Online Meeting Software im Test wird ein Rechenbeispiel angestellt, das zeigt, dass Sie mit Web-Konferenzen im Kundenkontakt tausende Euros sparen können.

Bei diesem Rechenbeispiel gehen die Autoren davon aus, dass 50 Meetings pro Jahr mit Kunden in 400 km Entfernung stattfinden. Auf die herkömmliche Art kostet das mit den Fahrtkosten, Stunden etc. insgesamt für alle 50 Meetings € 33.550,-. Die Alternative mit Web-Konferenzen dagegen nur € 1.800,-. Das ist sicher ein drastischen Beispiel, aber wenn Sie nur die Hälfte davon sparen, ist das beachtlich.

Tipp: Machen Sie sich schlau, welche Online Meeting Software für Sie passend ist. Hier finden Sie einen Marktüberblick.

Die Telefonanlage auslagern und Kosten sparen

In modernen IP-Telefonanlagen verschwindet die klassische Trennung von Festnetz und Mobiltelefon komplett. Durch das Zusammenspiel von Mobilfunk und Festnetz können Unternehmen Kosten senken. Laut Handelsblatt soll die Kosteneinsparung bei 30% liegen.

Bei modernen IP-Telefonanlagen handelt es sich nicht mehr um einen Technik Schrank in Ihrem Unternehmen, sondern um eine Software auf einem Server Ihres Anbieters. Unternehmen lagern so ihre Telefonanlage aus. Sämtliche Endgeräte wie Laptops, Tablets und Handys können weltweit angebunden werden. Telfonate können so über ein Headset auch mit dem Laptop geführt werden.

Tipp: Finden Sie heraus wie Sie Kosten sparen können und informieren sich über das Thema IP-Telefonanlagen. Ein Erklärvideo finden Sie auf Youtube.

Kosten senken durch Digitalisierung im Kundenservice

Das Anrufvolumen im Telefonsupport wird sich Schätzungen zufolge in naher Zukunft um 70 bis 90 Prozent reduzieren. An Stelle des klassischen Anrufs bei der Hotline treten digitale, interaktive und multimediale Kontaktmöglichkeiten. Dazu gehört zum Beispiel der Live-Chat. Auf immer mehr Websites werden User über ein Popup-Fenster zu einem Live-Chat eingeladen und so finden wichtige Interaktionen mit Unternehmen statt.

Vor allem Apps haben das Kundenservice in die digitale Welt verlagert. Ein Beispiel ist die Schadens-Service App der Wiener Städtischen Versicherung. Ein sehr interessantes Kundenservice bietet Amazon auf seinem Tablet Kindle Fire HDX an: Wenn User auf den sogenannten MayDay Button drücken meldet sich innerhalb von 15 Sekunden ein Amazon Mitarbeiter und hilft das Problem mit dem Tablet im Live Chat zu lösen.

Oder Unternehmen nutzen ganz bewusst Social Media Kanäle im Kundenservice. Ein bekanntes Beispiel ist der Twitter Dienst von Telekom Deutschland: Telekom hilft. Hier können User über das Twitter Services Fragen stellen und sie bekommen rasch Antworten. Auf solchen Social Media Kanälen werden viele Fragen von anderen Usern beantwortet und so können Unternehmensressourcen für das Kundenservices enorm eingespart werden.

Experten sprechen von einer Transformation des Kundenservices.

Tipp: Analysieren Sie ihre Kundenservice Prozesse. Denken Sie nicht nur an die Ergänzung des Kundenservices um neue Kanäle sondern überlegen Sie eine ganzheitliche Transformation.

Conclusio Digitalsierung Unternehmen

Diese 4 Bereiche sind sicher nur ein kleiner Ausschnitt von viel mehr Möglichkeiten der digitalen Transformation. Achten Sie bei Ihren Digitalisierungs-Bemühungen darauf, dass Sie nicht digitale Inseln bilden. Vielmehr sollten Sie eine durchgängige digitale Strategie für Ihr gesamtes Unternehmen erarbeiten und diese konsequent umsetzen. 

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