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Die DSGVO verpflichtet Unternehmen zum besseren Schutz der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter. Ohne Informationen dieser Art kommt das Fuhrparkmanagement  aber nicht aus. Lesen Sie in diesem Beitrag, was Flottenmanager beim Schutz der Privatsphäre von Fahrern zu beachten haben und wie ihnen digitale Fuhrparkmanagement-Lösungen dabei helfen.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schützt personenbezogene Daten strenger als zuvor und macht ein Zuwiderhandeln wirklich teuer. Beim 14. Europäischen Datenschutztag am 28. Jänner 2020 hat die Europäische Kommission klar gemacht, dass sie die Einhaltung der EU-weiten Regelung noch entschiedener umsetzen will, als bisher. Für jeden Betrieb ist damit das Thema Datenschutz vom Randthema zu einer causa prima geworden.

Fuhrparks lassen sich ohne Daten nicht managen

Die DSGVO gilt dabei nicht nur für Kunden des Unternehmens, sondern natürlich auch für Mitarbeiter. Deren personenbezogene Daten muss der Arbeitgeber wirksam schützen. Im Fuhrparkmanagement fallen ganz besonders viele solcher Daten an. Informationen, die im Führerschein eines Mitarbeiters enthalten sind, oder Angaben, die ein handgeschriebenes Fahrtenbuch enthält, fallen etwa in diese Kategorie. Klar ist: Fuhrparks können gar nicht datenneutral arbeiten.

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Die DSGVO schützt nur personenbezogene Daten

Doch nicht alle Daten, mit denen ein Fuhrparkmanager zu tun hat, fallen unter den Schutz der DSGVO. Denn diese Regelung bezieht sich auf personenbezoge Daten. Das sind Angaben über natürliche Personen, deren Identität damit identifiziert oder identifizierbar ist. Zu beachten gilt dabei: Diese Identifizierbarkeit kann sich auch durch eine Kombination aus verschiedenen Daten ergeben. Anonyme Daten, die keinerlei Rückschlüsse auf eine einzelne Person zulassen, sind von der DSGVO nicht betroffen.

Digitale Fuhrparkmanagement-Lösungen generieren mehr Daten

Digitale Fuhrparkmanagement-Lösungen generieren viel mehr Daten als handgeschriebene Fahrtenbücher, die noch weit verbreitet sind. Bei vielen dieser Informationen handelt es sich auch um personenbezogene Daten. Darunter fallen etwa Fahrdynamikdaten wie Weg, Zeit, Geschwindigkeit, Kraftstoffverbrauch oder Fahrstilanalyse oder durch das Tracking generierte Standortdaten.

Bei manuell geführten Fahrtenbüchern ist der Schutz der Privatsphäre von Fahrern aufwändig 

Das handgeschrieben Fahrtenbuch hat im Hinblick auf die DSGVO allerdings keine Vorteile gegenüber digitale Flottenmanagement-Lösungen. Ein Beispiel illustriert, warum genau das Gegenteil der Fall ist: Will ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen wird, die Daten über seine mit dem Firmen-PKW privat absolvierten Fahrten gelöscht haben, dann muss das Unternehmen diesem Wunsch rasch nachkommen. Ansonsten drohen empfindliche Strafen. Mit digitalen Fuhrparkmanagement-Lösungen ist dies auf Knopfdruck möglich. Bei handgeschriebenen Fahrtenbüchern ist der Aufwand dafür hingegen weit höher.

Digitale Fuhrparkmanagement-Lösungen helfen Unternehmen, Zeit, Geld und Aufwand zu sparen. Sie nehmen Flottenmanagern und Disponenten lästige Routinearbeiten ab und erstellen ganz automatisch ein finanzamtskonformes Fahrtenbuch. Darüber hinaus garantieren sie den Überblick über den gesamten Geschäftsbetrieb der Fahrzeuge, sowie den Einsatz der Mitarbeiter. Doch auch beim Einhalten der DSGVO unterstützen sie die Betriebe und ihre Flottenmanager.

  1. Mit digitalen Flottenmanagement-Lösungen lassen sich dienstliche und private Fahrten ganz automatisch trennen. Damit entgeht das Unternehmen der Gefahr, unbeabsichtigt personenbezogene Daten gespeichert zu haben, die geschäftlich nicht relevant sind.
  2. Die Daten, mit denen eine digitale Flottenmanagement-Lösung arbeitet, sind schnell verfügbar, einige davon sogar in Echtzeit. Der Betrieb bzw. insbesondere der Flottenmanager, weiß zu jedem Zeitpunkt ganz genau, über welche Daten er überhaupt verfügt. Nur mit diesem Wissen ist es möglich, die DSGVO auch tatsächlich einzuhalten. Unternehmen, die selbst nicht wissen, welche personenbezogene Daten sie gespeichert haben, riskieren eine teure Strafe für die Verletzung des Datenschutzes.

  3. Ein sogenannter Datenschutzfilter, den die Flottenmanagement-Lösungen von Magenta Business an Bord haben, gewährt zum Beispiel im Fall einer privaten Fahrt nur dem Fahrer selbst Einblick in bestimmte Informationen wie Route oder Fahrtzeiten. Dabei werden also jene Daten, die keine Rückschlüsse auf die einzelne Person zulassen, auch weiterhin angezeigt.

  4. Der Fahrer bzw. andere dazu berechtigte Personen, können bestimmte Daten selbständig löschen.

Auf diese 6 Punkte sollten Unternehmen achten, um den Schutz der Privatsphäre von Fahrern zu wahren

Obwohl digitale Flottenmanagement-Lösungen im Unternehmen den Schutz der Privatsphäre von Fahrern erheblich erleichtern, muss die Geschäftsführung und insbesondere der Fuhrparkmanager einige Punkte beachten:

  1. Das Unternehmen muss die Einwilligung der Mitarbeiter einholen, damit es deren personenbezogene Daten überhaupt speichern und verarbeiten darf. Es ist also notwendig, genau darzulegen, welche Daten ein Unternehmen zu welchem Zweck erhebt. In der Praxis wird es beim Einholen einer solchen Einwilligung keine Probleme geben: Denn auch jeder einzelne Mitarbeiter profitiert von der Verwendung seiner persönlichen Daten: Mithilfe von GPS-Tracking kann ihm der Disponent dabei helfen, Staus zu umfahren, die nächstgelegene Tankstelle zu finden oder auch Alarm auslösen, wenn sich der Fahrer in einer Notsituation befindet. Darüberhinaus kann ihm das Unternehmen auch Firmenwägen zur persönlichen Nutzung überlassen, wenn es die dafür notwendigen persönlichen Daten dafür erheben und verarbeiten darf.
  1. Ein Grundsatz der DSGVO gebietet zur Datenvermeidung und -sparsamkeit. Das bedeutet, dass Unternehmen bzw. Fuhrparkmanager nur jene Informationen erheben dürfen, die für den Betrieb auch notwendig sind. Die personenbezogenen Daten müssen also einem ganz konkreten Prozess zugeordnet sein.

  2. Viele digitale Fuhrparklösungen speichern die Daten in der Cloud und geben sie dadurch automatisch an einen Drittanbieter weiter. Das Unternehmen muss aber darauf achten, dass dieser so genannte „Auftragsdatenverarbeiter“ die DSGVO einhält. Kommt der Drittanbieter etwa aus den USA, muss er unter dem so genannten Privacy Shield agieren. Bei den Flottenmanagement-Lösungen von Magenta Business werden die Daten im EU-Inland und damit DSGVO-konform gespeichert.

  3. Werden Fuhrparkmanager von der Geschäftsführung konkret mit der Datenverarbeitung beauftragt, dann tragen sie auch selbst die datenschutzrechtliche Verantwortung und sind bei Verstößen selbst haftbar.

  4. Wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ein hohes Risiko für Rechte und Freiheiten von Mitarbeitern birgt, dann sollte das Unternehmen sicherheitshalber eine Datenschutz-Folgeabschätzung Ob eine solche Abschätzung notwendig ist oder nicht, muss das Unternehmen selbst beurteilen.
  5. Der Betriebsrat muss die Einhaltung der DSGVO innerhalb des Unternehmens überwachen. Die Geschäftsführung sollte deshalb mit der Belegschaftsvertretung eine Betriebsvereinbarung treffen. Diese regelt ganz genau, welche Daten auf welche Weise genutzt werden.

Fazit: Data Privacy: Schutz der Privatsphäre von Fahrern

Die DSGVO regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und garantiert damit auch den Schutz der Privatsphäre von Fahrern. Gleichzeitig bedeutet die Umsetzung der Richtlinie für fast jeden Betrieb einen erheblichen Mehraufwand - insbesondere beim Flottenmanagement. Fast kein Unternehmen kommt heute ohne Firmenflotte aus. Doch auch wenn diese bloß ein einziges Fahrzeug umfasst - ohne das Erheben und Verarbeiten persönlicher Daten ist das Managen von Fahrzeugen unmöglich. Digitale Lösungen senken den Aufwand dafür erheblich, sie ersparen Unternehmen eine Menge Zeit und erleichtern darüberhinaus auch die Einhaltung der DSGVO.

Leitfaden Digitales Fuhrparkmanagement

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