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Arbeiten überall und im Team, Software nach Bedarf mieten, automatisches Backup, einfache Installation im Self-Service – immer mehr KMU entdecken die Vorteile von cloudbasierten Anwendungen. Sie haben viele Aufgaben im Geschäftsalltag, wir stellen Ihnen dazu passende Lösungen vor.

Cloud Lösungen bringen speziell kleinen und mittleren Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Sie müssen sich nicht mehr um Installation und Updates der Software kümmern und haben somit immer die aktuellste Version. Dokumente werden zentral gespeichert, d.h. die unternehmenskritischen Daten sind hochverfügbar in einem professionellen Rechenzentrum gesichert, damit ersparen sich KMU viel Aufwand für Backup.

Vor allem in der täglichen Zusammenarbeit kommen die Vorzüge von Cloud Anwendungen zum Tragen, denn Teams können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, jeder hat immer die letztgültige Version und kann auch von unterwegs auf Daten zugreifen. Das sind genau die Anforderungen, die Mitarbeiter heute an den Digitalen Arbeitsplatz haben. Die Zukunft ist eine personalisierte Arbeitsumgebung, die sie mit allen Geräten an jedem Standort nutzen können, so wie es mit der cloudbasierten Festnetzlösung AIC von Magenta Business möglich ist.  

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Die Vorteile der Cloud werden von KMU immer mehr genützt, daher sind in den letzten Jahren viele spezifische Anwendungen auf den Markt gekommen, die kleine und mittlere Unternehmen im Arbeitsprozess unterstützen. Wir haben für Sie 10 Empfehlungen, geordnet nach Aufgaben, zusammengestellt.

1. Rechnungswesen

Lästig aber ein Muss. Hier wird Ihnen bei Buchhaltung und Zeiterfassung geholfen.

ChillBill: Keine Rechnung geht mehr verloren

Zettelwirtschaft ade, diese digitale Schuhschachtel sorgt für das automatische Verwalten, Archivieren und Verarbeiten von Rechnungen. Sie erhalten eine persönliche ChillBill Email-Adresse, an die Sie Ihre Rechnungen senden. Eine Rechnungssoftware extrahiert die relevanten Daten, überprüft und legt die Belege strukturiert ab. Diese Daten kann auf Wunsch der Steuerberater in sein Programm importieren. Das Team von ChillBill ist ein österreichisches Start-Up.

Starter-Paket ab € 19 monatlich

KingBill: Die Finanzen im Überblick

Das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer und Einzelhändler schafft seit 20 Jahren verlässlich Ordnung im Rechnungswesen. Mehr als 40.000 Kunden vertrauen auf die Lösung Made in Austria. Sie behalten den Überblick über Ihre Finanzen und können Rechnungen, Lieferscheine und Angebote aus der Software erstellen. Skalierbar für Ihren tatsächlichen Bedarf, Sie zahlen nur für Funktionen, die Sie benötigen.

KingBill online € 24,67 monatlich, Einzelplatzlizenz

Clockodo: Arbeits- und Projektzeiten einfach erfassen

Zeiterfassung ist mühselig aber ganz wesentlich für die Abrechnung von Projekten und Leistungen. Mit intuitiver Bedienung und freundlich designten Oberflächen macht Clockodo das Erfassen von Arbeitszeiten einfach wie ein Spiel. Nach Kunden, Projekten oder Aufgaben getrennt können die Zeiten ausgewertet werden, das schafft Freiberuflern und KMU klaren Überblick über verfügbare Ressourcen. Mit automatisch generierten Stundenzetteln können Sie schnell und genau abrechnen.

Preis € 6,50 pro Nutzer monatlich

2. Mit Dokumenten arbeiten

Ohne Dokumente geht es nicht, aber statt Papier heißt es heute: digital und zentral

Adobe Document Cloud: Dokumente im PDF-Format bearbeiten, weiterleiten, unterzeichnen

Mit Document Cloud und der neuen Version von Adobe Acrobat DC schöpfen Sie das maximale Potenzial aus Ihren PDFs. Sie können von jedem Gerät aus auf Ihre PDFs zugreifen und beispielswiese ein Angebot bearbeiten oder Kommentare zu einer Präsentation schreiben. Mit Adobe Sign können PDFs auch unterschrieben werden.
Wer MS Office 365 nutzt, findet darin übrigens bereits Funktionen der Adobe Document Cloud integriert, so kann etwa aus Office-Programmen direkt ein Unterschriftsprozess initiiert werden, das steigert die Effizienz.

Acrobat Standard DC ab € 15,59 monatlich         

Evernote: Alle Infos organisiert

Notizen in verschiedener Form, also Texte, aber auch Bilder, PDFs oder Audiodateien, können Sie mit Evernote ablegen, sortieren, durchsuchen und versenden. Die Inhalte können auf allen Geräten von Desktop bis Smartphone synchronisiert werden und stehen damit überall zur Verfügung. Mit strukturierten Ideen, Projekten oder To-Do Listen arbeiten auch Teams besser zusammen.

Basic-Version kostenlos
Business-Version € 13,99 pro Nutzer monatlich
Magenta Business Kunden nutzen die Evernote Premiumversion 12 Monate gratis. Nach Ablauf können Sie auf die Gratisversion umsteigen oder die Premiumversion verlängern (€ 4,17 /Monat netto). Gespeicherte Daten gehen nicht verloren.

3. Sales und Marketing - Der Kunde im Mittelpunkt

webCRM: Alles über Ihre Kunden

Das gesamte Wissen aus Vertrieb, Marketing und Service über die Beziehungen zu jedem Ihrer Kunden ist in webCRM übersichtlich gesammelt. Erfahrene Vertriebsmitarbeiter haben webCRM entwickelt. Das Ergebnis sind praktische Funktionen für den Alltag, wie selektierter E-Mail Versand, Newsletter Verwaltung, E-Mail oder Kontakt-Historie zu einem Kunden, Aufgabenverwaltung, Monitoring von geplanten Aufträgen und Umsätzen, Dashboards für Berichte, u.v.m.

Preis ab € 24 pro Benutzer monatlich

Prezi: Präsentationen, die wirken

Jeder hat das schon erlebt: Langweilige Powerpoint-Vorträge voller Zahlen oder Texte, wo nichts hängenbleibt. Prezi macht es anders, denn diese Software wurde auf Grundlagen von neurowissenschaftlichen Erkenntnissen entwickelt. Bausteine für Visualisierungen und Storytelling unterstützen Ihr dialogorientiertes Präsentieren, so können Sie die Aufmerksamkeit des Publikums gewinnen und Ihre Botschaften werden verankert.

Prezi Premium ab € 59 monatlich            

4. Teamwork
Gemeinsam geht’s besser. Die Cloud ist ideal für Teamarbeit

GoToMeeting: Jederzeit und überall mit dabei

Mit GoToMeeting organisieren Sie Besprechungen schnell und zuverlässig. Ob im Konferenzraum, am Schreibtisch oder remote über Ihren PC, Mac oder Ihr Mobilgerät – Sie können sofort an Video-, Audio- und Online-Meetings teilnehmen, oder diese organisieren bzw. verwalten. Ein virtuelles Whiteboard unterstützt das Brainstorming. Alle Meetings können auch aufgezeichnet werden. Und noch ein Vorteil: der virtuelle Besprechungstisch spart Reisekosten.

Starter-Paket für 10 Teilnehmer € 19 monatlich                              

Trello: Besser zusammenarbeiten und mehr erledigen

Mit Boards, Listen und Karten von Trello können Sie Projekte organisieren, planen und verwalten. Kommentare und Checklisten helfen bei der Arbeit im Team, es können auch gegenseitig Aufgaben zugewiesen werden. Fälligkeitsdaten sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Alle Aktivitäten werden archiviert, so sind sie jederzeit nachvollziehbar. Ob PC oder Smartphone, Sie sind immer am aktuellen Stand, denn Trello bleibt über all Ihre Geräte synchronisiert.

Das Tool ist kostenlos,
Trello Business bietet erweiterte Funktionen um USD 9,99 monatlich pro Benutzer

Mindmeister: Ideen entwickeln

Ob allein oder im Team, innovative Ideen brauchen Raum und Kreativität, um entstehen und wachsen zu können, bis zur fertigen Lösung. Mindmaps auf Papier haben mit MindMeister ihr Online Pendant bekommen, sodass Ideen einfach visualisiert, ausgearbeitet und geteilt werden können. Änderungen werden im integrierten Chatfenster besprochen und die Mindmap kann in Sekunden in eine dynamische Slideshow verwandelt werden, um Ihre Ideen professionell zu präsentieren.

Teamfähige Version ab € 8,25 pro Benutzer monatlich

Fazit: Cloud Anwendungen vereinfachen viele Aufgaben, die Zukunft ist der digitale Self Service

All diese Anwendungen sind einfach zu nutzen, sie müssen – aufgrund der Cloud-Architektur – nicht auf lokalen Rechnern implementiert oder eingerichtet werden, sondern sind sofort einsatzbereit. Magenta Business sieht bei solchen Anwendungen ein großes Potenzial für Unternehmen. Das Paradebeispiel einer Web-Anwendung für kleine und mittlere Unternehmen ist Microsoft Office 365: Alle bekannten Programme wie Word, Excel & co werden als Online Version genutzt. Dazu gibt es Werkzeuge, um die Teamarbeit zu unterstützen, wie Chats oder Videoanrufe. Last but not least bieten integrierte Datenschutz- und Compliance Tools einen Rundumschutz für alles, was IT-Sicherheit betrifft.

Voraussetzung für die einfache Nutzung ist das Konzept digitalen Self Service, d.h. all diese Cloud Anwendungen werden nicht mehr gekauft, sondern als Web-Anwendung online genutzt, indem eine monatliche Miete, oft als Abo-Gebühr bezeichnet, gezahlt wird. Der digitale Self Service Channel wird künftig immer mehr genutzt werden, daher startet Magenta Business den „Cloud Marketplace“. Microsoft Office 365 ist dort als erstes Produkt erhältlich, gefolgt von weiteren Anwendungen rund um den digitalen Arbeitsplatz, wie etwa Security Services.  

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