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27.11.2014     Veronika Schindelar

Ihr Chef ist ein Chaot, aber trotzdem sehr erfolgreich. Und Sie sind die leidtrangende Assistentin bzw. Assistent? Sie können Ihren Chef erziehen. Fachleute nennen das "Cheffing". In diesem Artikel verraten wir, wie Sie das in die Praxis umsetzen können. Am Schluss gibt es noch Bonus-Tipps mit welchen Tools Sie Zeit sparen und damit mehr Lebensqualität gewinnen.

Goldene Regeln für den Umgang mit dem Chef

  • Erinnern Sie Ihren Chef mehrfach an Termine und Aufgaben. Das unterstreicht die Wichtigkeit und Sie können damit auch forcieren, dass Ihr Chef sich mehr und mehr an strukturiertes Arbeiten gewöhnt.
  • Bringen Sie durch gezieltes Fragen (z. B. nach Deadlines, Fortschritt und Wichtigkeit) Ihren Chef auf Kurs.

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  • Fordern Sie konkrete Arbeitsanweisungen. Zum Beispiel Listen, die Sie systematisch abarbeiten können. So vermeiden Sie, dass die Vorstellungen Ihres Chefs sowie Ihre weit auseinander klaffen. Im Gegenzug sollten Sie ihn aber auch mit genauen Ablaufplänen ausstatten – etwa einen Zeitplan für Dienstreisen. Je nach Geschmack, entweder digital oder in Papierform vorbereiten.
  • Loben Sie Ihren Chef. Er ist genauso ein Mensch wie Sie und freut sich, wenn Sie für kleine Gesten „Danke“ sagen oder sich darüber positiv äußern, dass er beispielsweise Neuigkeiten schnell und klar an die Mitarbeiter kommuniziert hat. Aber bitte kein „Einschleimen“.
  • Blamieren Sie Ihren Chef nicht vor anderen. Sollten Sie bemerken, dass er zum Beispiel während einer Besprechung Falsches sagt, dann machen Sie Ihn so darauf Aufmerksam, dass es niemand anderer bemerkt.
  • Den Arbeitstag organisieren Sie im Idealfall schon am Vortag. Somit bleibt Ihnen Stress zum Tagesbeginn erspart und Sie können Ihren Chef auch schon für den nächsten Tag briefen.
  • Aufgaben priorisieren: Je dringender, desto wichtiger. Dies deckt sich nicht immer mit der eigentlichen Wichtigkeit einer Aufgabe. Führen Sie eine To-Do-Liste!
  • Puffer einplanen: Wenn möglich, setzen Sie Deadlines für Ihre To-Dos mit etwas Zeitpuffer. Sprechen Sie auch mit Ihrem Chef über rechtzeitige Entscheidungen von seiner Seite, damit Sie genügend Zeit für die Erledigung haben.

Das sollten Sie nie tun

  • Keine Manipulation: Versuchen Sie nicht, Ihren Chef unterschwellig zu manipulieren. Bringen Sie eigene Ideen in den Entscheidungsfindungsprozess und zeigen Sie damit Interesse am Unternehmen und Freude an Ihrem Job. Versuchen Sie aber nicht, durch Argumente Arbeit zu vermeiden oder abzuwälzen.
  • Keine Rache: Handeln Sie nie aus einer Laune heraus – sonst kommen Ihnen vielleicht Worte über die Lippen, die Sie später bereuen. Auch kleine Racheakte sind definitiv keine Lösung. Beispiel gefällig? „Sollen Sie dem Chef Kaffee kochen, obwohl er Ihnen zwei Minuten zuvor wichtige Akten gegeben hat, die dringend kopiert werden müssen, gibt es eine gute Methode, ihm das abzugewöhnen: Verbinden Sie beide Aufgaben miteinander, indem Sie schöne Kaffeesatzabdrücke auf seine wichtigen Schriftstücke machen.“ – schreibt die Bild-Zeitung mit einem Augenzwinkern.

Tools zum Zeitsparen

Wenn Sie einen chaotischen Chef zu betreuen haben, freuen Sie sich über jede Zeitersparnis. Hier sind Tools, die Ihnen bei Ihrer Arbeit helfen schneller voran zu kommen:

  • Wunderlist: To-Do-Liste für Smartphone und Computer. Durch Synchronisation haben Sie immer die aktuellste Version im Blick. Listen können von mehreren Benutzern (z. B auch Ihrem Chef) geführt werden. Für Projekte lassen sich Sub-Listen erstellen und mit Kommentaren versehen.
  • Evernote: Digitale Notizverwaltung in der Cloud. Damit können Sie nicht nur Listen, Tabellen und Textdokumente erstellen, sondern für andere Nutzer freigeben und gemeinsam bearbeiten. Tipp: Sharen Sie Projektpläne, Abläufe, Konzepte und Ideen. Ihr Chef kann es auch bequem unterwegs auf Tablet und Smartphone lesen.
  • Doodle: Der Klassiker unter allen Abstimmungs-Tools. Termin- oder Entscheidungsfindung zwischen mehreren Alternativen ganz einfach online erledigen.

Fazit: Ihr Chef ist ein Chaot und was sie tun können

Chef ist nicht gleich Chef. Achten Sie auf die Persönlichkeit Ihres Chefs. Einem launischen Chef müssen Sie anders behandeln als einen sturen Chef. Es lohnt sich sicher, wenn Sie aktiv werden und Sie werden auch sicher eine Weg finden, wie Sie Ihren Chef "managen" können. Und testen Sie die vorgeschlagenen Tools um Zeit für Sie selbst zu gewinnen.

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