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Beim Business-Event "Die Zukunft von Firmenfuhrparks" am 24. September im T-Center präsentierten Fleet Complete und Magenta Business eine smarte Lösung für Firmenflotten: Damit lassen sich das Service verbessern, Ressourcen schonen, Kosten senken und auch die strengen Vorgaben der Steuerprüfer erfüllen.

Durch CarSharing lassen sich knapp ein Drittel der Fuhrparkkosten einsparen. Dieses Versprechen stand auf der Einladung zum Business-Event "Die Zukunft von Firmenfuhrparks - wie Carsharing und Digitalisierung Unternehmen transformieren" zu lesen und macht natürlich neugierig. Eine Lösung von Fleet Complete, eines weltweit führenden Anbieters  von IoT Lösungen für Flotten-, Asset- und Personalmanagement, soll diese erhebliche Kostenreduktion ermöglichen und noch dazu eine bessere Servicequalität, eine umfassende Dokumentation und aussagekräftige Daten über die Nutzung des Fuhrparks bieten.

Wie dies genau funktioniert, schilderte Salvator Kenndler, Sales- und New-Business-Manager von Fleet Complete bei der Veranstaltung, zu der der Fuhrparkverband Austria und Magenta Business am 24. September ins T-Center geladen hatten. Die smarte Lösung, um die es an diesem Abend ging, bieten Magenta Business und Fleet Complete als Business-Partner gemeinsam an.

Stationsbasiertes CarSharing eignet sich für Firmenflotten

Bevor jedoch Kenndler näher auf die CarSharing-Lösung einging, versuchte er seinem Publikum das Thema CarSharing näherzubringen. Zunächst gelte es zwischen free-floating und stationsbasiertem CarSharing zu unterscheiden, so der Experte: Bei letzterem holt der Nutzer die Autos von einer Station ab und bringt sie dort wieder zurück. Beim Free-floating befindet sich das Fahrzeug genau dort, wo es der letzte Nutzer abgestellt hat; der nächste findet es über eine Handy-App. Während bekannte Anbieter wie Share Now (Zusammenschluss von Car2Go und Drive Now) mit dem Free-floating-Modell ganze Städte versorgen, ist die Lösung von Fleet Complete auf stationsbasiertes CarSharing ausgerichtet und eignet sich somit für Firmenflotten ideal.

Telefonische Buchung ist gelebter Standard

Um das Potenzial der Lösung zu illustrieren, schilderte der Fleet-Complete-Manager die Probleme, die die gängigen Lösungen Mitarbeitern, Disponenten und Flottenmanagern bereiten. "Für Mitarbeiter ist schon die Buchung eines Pool-Fahrzeuges meist mit viel Stress verbunden", berichtet Kenndler. So ist der Mitarbeiter am Empfang, der die Buchung von Firmenautos vornimmt, nicht immer erreichbar. Die Buchung über Outlook wäre ein Alternative.

Diese wird aber spätestens dann kompliziert, wenn kein Fahrzeug zum gewünschten Termin frei ist. Dann muss der Mitarbeiter selbst recherchieren, ob einer der Kollegen mit gebuchtem Fahrzeug, vielleicht den selben Weg absolviert. Wenn Termine länger dauern als gedacht, gerät der Buchungsplan überhaupt ins Wanken. Dann kommt der Firmenwagen später zurück als geplant. Im schlechtesten Fall steht ein Mitarbeiter ohne Fahrgelegenheit da und muss dringend zu einem wichtigen Termin.

Schlampig geführtes Fahrtenbuch kann teuer kommen

Der Disponent bzw. Operator wiederum muss einerseits mit den vorhandenen Fahrzeugen die Mobilitätsbedürfnisse der Mitarbeiter so gut es geht befriedigen. Andererseits ist er auf eine saubere Dokumentation angewiesen, um aussagekräftige Reports generieren zu können. "Meist wird man aus dem Gekrakel im Fahrtenbuch aber nicht schlau", weiß Kenndler. Sollte auch der Steuerprüfer bei den Aufzeichnungen nicht durchblicken, kann er das Fahrtenbuch anzweifeln. Dies zieht erhebliche finanzielle Nachteile für das Unternehmen nach sich, weil es nur eine Pauschale und nicht die tatsächlich gefahrenen Kilometer als Aufwand absetzen kann.

Daten über Fuhrparknutzung fehlen oft

"Der Flottenmanager wiederum muss sicherstellen, dass genügend Fahrzeuge im Pool vorhanden sind und gleichzeitig die Kosten dafür im Griff haben", ergänzt der Fleet-Complete-Manager und gibt zu bedenken: "Woher kann ein Flottenmanager wissen, wie viele Fahrzeuge ausreichen, um die Mobilitätsbedürfnisse der Mitarbeiter zu befriedigen?" Aussagekräftige Informationen über die tatsächliche Nutzung des Fuhrparks würden Kenndler zufolge in vielen Betrieben fehlen.

Fahrzeugbuchung innerhalb von 10 Sekunden

Wie die CarSharing-Anwendung von Fleet Complete all die zuvor geschilderten Problem lösen kann, demonstrierte Kenndler anhand eines typischen Use Case: In einer App bucht der Mitarbeiter seine Fahrt und gibt dabei Start, Ziel und Zeit ein. Für den User ist dabei ersichtlich, ob auch ein Kollege zur selben Zeit den gleichen Weg absolvieren muss. Nachdem der Mitarbeiter den Zweck der Reise angegeben hat, ist der Buchungsprozess abgeschlossen. Eine Terminbestätigung landet direkt im E-Mail-Postfach und mit einem Klick ist die Fahrt auch im Terminkalender des Mitarbeiters vermerkt. Kurz vor Antritt der Fahrt, bekommt der Nutzer einen Reminder. Um diesen typischen Buchungsfall zu demonstrieren, benötigte der Fleet-Complete-Manager nicht mehr als zehn Sekunden. Ein Fahrtenbuch wird ganz automatisch geführt.

Unternehmen können CarSharing-Lösung nach ihren Regeln gestalten

Die Lösung ist für viele andere Eventualitäten gewappnet, so wie sie im geschäftlichen Alltag häufig auftreten. "Wenn ein Fahrzeug zum gewünschten Slot nicht frei ist, dann zeigt unsere Lösung die nächste Alternative an", erläutert Kenndler und fährt fort: "Der Betrieb kann etwa festlegen, dass kürzere Strecken verpflichtend mit einem E-Auto aus dem Pool absolviert werden müssen." Es ist möglich, Führungskräften das Recht einzuräumen, andere Mitarbeiter zu überbuchen. "Wenn ein Nutzer das Fahrzeug auf diese Art verliert, bekommt er sofort eine Nachricht und kann rechtzeitig umdisponieren", verspricht Kenndler.

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Für den Fall, dass ein Termin eines Mitarbeiters länger dauert als geplant, bietet die Anwendung eine elegante Lösung: Der Nachnutzer bekommt rechtzeitig eine Nachricht, dass sein gebuchtes Fahrzeug doch nicht frei wird. Ebenso kann der Betrieb seinen Mitarbeitern mithilfe der Anwendung das Recht gewähren, das Fahrzeug selbst zu wählen. "Die Unternehmen können die Funktionen der Lösung und die Nutzungsregeln für den Fuhrpark selbst definieren," fasst Kenndler zusammen.

App informiert über den Füllstand des Tanks

Ein weiteres Feature in der Anwendung hilft dabei, Kosten zu sparen. Denn der Nutzer kann direkt in der Anwendung einen Schaden melden. "Das erhöht die Chance, dass eine solche Meldung überhaupt erfolgt", berichtet Kenndler. Gerade für Schäden am Fahrzeug würde sich niemand zuständig fühlen und das Melden an den nachfolgenden Nutzer "delegieren". Der Schaden wird oft erst dann bekannt, wenn die Funktion des Fahrzeugs stark beeinträchtigt ist und die Behebung teuer kommt. Praktisch ist auch, dass die App den Tankfüllstand des jeweiligen Autos anzeigt. Der Nutzer sieht also, ob er auf seiner Fahrt einen Tankstopp einplanen muss oder nicht.

Die Lösung erlaubt es zudem, Vereinbarung zwischen Geschäftsführung und Betriebsrat hinsichtlich Tracking  abzubilden. Technisch ist es möglich, das Firmenfahrzeug zu jeder Zeit zu orten und damit Bewegungsprofile zu erstellen. Welche Daten dann tatsächlich für den Arbeitgeber sichtbar sind, bestimmen das Unternehmen und die gesetzlichen Vorschriften. Man würde die Kunden darauf hinweisen, dass sie bestimmte Aspekte mit dem Betriebsrat abstimmen müssen, um DSGVO-konform zu agieren, betont Kenndler.

Lösung bietet bereits bei einem einzigen Firmenfahrzeug Vorteile

Ab welcher Fuhrparkgröße sich die Lösung von Fleet-Complete rechnen würde, wollte ein Zuhörer noch wissen. "Das hängt vom Unternehmen ab. Wir haben einen Kunden dessen Firmenflotte aus einem Fahrzeug besteht", antwortete der Fleet-Complete-Manager. Dieser hätte die Lösung aus mehreren Gründen im Einsatz: Weil damit der Füllstand des Tanks remote sichtbar ist, die notwendige Dokumentation (Stichwort Finanzamt) automatisch erstellt wird und sich das Fahrzeug besser servicieren lässt. Das Hauptmotiv für den Einsatz der Lösung sei aber, dass das Unternehmen seinem innovativen Ruf auch bei der Fuhrparklösung gerecht werden will. "Die Mitarbeiter finden die Lösung unglaublich lässig", bringt es Kenndler auf den Punkt.

Grenzschutz und Polizei nutzen CarSharing

Dass die 30 Prozent Kostenreduktion kein leeres Versprechen sind, bewies der Fleet-Complete-Manager anhand einigen Referenzkunden: "Ein Unternehmen aus dem Baltikum konnte seine Flotte von 1200 auf 780 Fahrzeuge reduzieren. 700 davon werden individuell genutzt und 80 geshared", schilderte Kenndler. Nicht nur Unternehmen interessieren sich für die Lösung von Fleet Complete. Kenndler: "In Dänemark verwenden drei Gemeinden unsere Lösung - ebenso wie die Polizei und der Grenzschutz in Litauen."

Die Car-Sharing-Lösung wird nach einem Abo-Modell pro Fahrzeug abgerechnet. Die Fahrzeuge des Kunden werden mit entsprechender Hardware ausgestattet. Die Lösung selbst läuft auf der Plattform von Fleet Complete. Die Server des Unternehmens befinden sich in den Niederlanden und Deutschland - also innerhalb der EU. 

Fazit: Mit CarSharing Kosten senken

Über die Digitalisierung von Prozessen wird zwar viel gesprochen und geschrieben - umgesetzt wird aber erstaunlich wenig: Beim Fuhrparkmanagement sind handgeschriebene Fahrtenbücher immer noch Standard und die Buchung von Fahrzeugen erfolgt häufig noch per Telefon. Mit einer smarten CarSharing-Lösung ist es möglich, einen großen Teil der Kosten zu sparen. Damit können die Firmen ihren Mitarbeitern ein besseres Service mit weniger Fahrzeugen anbieten. Und das automatisch geführte Fahrtenbuch gibt Aufschluss über die tatsächliche Nutzung der Fahrzeuge und dient als verlässlicher Nachweis für die Finanz. 

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