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Das Telefon ist im Geschäftsleben nach wie vor ein wichtiges Werkzeug. Daran haben neue Kommunikationskanäle wie E-Mail, Messenger und Videotelefonie weniger geändert als man vielleicht erwarten würde. Obwohl die Kosten fürs Telefonieren seit der Marktliberalisierung enorm gesunken sind, können sie für Unternehmen noch immer beträchtlich sein.

Zum Aufwand für das Festnetztelefon, auf das wenige Betriebe wirklich verzichten können, kommen die Kosten fürs mobile Telefonieren hinzu. Immer mehr Firmen, auch kleine, bearbeiten heute internationale Märkte. Dies macht grenzüberschreitende und damit kostenintensive Telefonate mit Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern notwendig.

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Mit einigen Maßnahmen lässt sich der Kostenaufwand dennoch in Grenzen halten. In diesem Beitrag finden Sie 7 Tipps wie Sie Telefonkosten senken können:

1. Pool Tarife: Gesamtkontingent statt Einzelverrechnung

Ein Telefon- bzw. Datentarif, auf den alle Mitarbeiter zugreifen können und der genau auf die Bedürfnisse Ihres Betriebes zugeschnitten ist, stellt eine der kosteneffizientesten Varianten dar. Pooltarife eignen sich hervorragend für flexibel agierende Unternehmen, da sich mit ihnen ein passender Mix aus Services, wie Sprachtelefonie, Speed, Datenvolumen für ortsgebundenes und mobiles Surfen und Multi Sim für das gesamte Unternehmen zusammenstellen lassen.

Da sich alle Mitarbeiter aus diesem gemeinsamen Pool bedienen, zahlen Sie nicht mehr den einzelnen Anschluss, sondern das gesamte Kontingent als Fixpreis in einer Rechnung. Im Kontingent können zum Beispiel Telefonminuten oder Datenvolumen von Mitarbeitern mit wenig Nutzung von anderen Mitarbeitern mit höherer Nutzung verbraucht werden. In Summe zahlen Sie also weniger. Wenn sich Ihre Kommunikationsbedürfnisse ändern, dann passen Sie das Kontingent flexibel an.

2. MDM: Nutzung zentral managen

Mit einer Mobile Device Management Lösung (MDM) verwalten Sie die Anwendungen auf sämtlichen mobilen Endgeräten effizienter und reduzieren dadurch Kosten. So ermöglicht es Ihnen MDM auch, Nutzungsgrenzen zentral festzulegen und spezifisch zu verwalten. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel im Ausland mehr Datenvolumen braucht, managen Sie diese Anforderung über die MDM Applikation sehr einfach. Reports geben Ihnen genau Auskunft über die Nutzung einzelner Devices sowie im Überblick, sodass sich bessere Entscheidungen über zukünftige Produkte, Anbieter und Lösungen fällen lassen.
Darüber hinaus haben Sie mit MDM auch die Software der Geräte unter Kontrolle. Nur genehmigte Software kann zentral auf den Endgeräten installiert werden. Das erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern spart auch Kosten, da die Installation neuer Software remote erfolgt, ohne dass ein Techniker vor Ort sein muss.

3. Festnetz und Mobilfunk verbinden

Getrennte Festnetz- und Mobilfunkanschlüsse verursachen gleich mehrfach höhere Kosten, da für beides ein Grundentgelt anfällt und Freiminuten nicht gemeinsam konsumiert werden.

Die Cloud-Telefonanlage All In Communication von Magenta Business verbindet Mobilfunk und Festnetz in einem System. Dies hat den großen Vorteil, dass nur ein Tarif pro Mitarbeiter für Mobilfunk- und Festnetzgerät benötigt wird. Sparen Sie Kosten beim Grundentgelt und nutzen Sie die Freiminuten des Mobilfunkvertrages unabhängig davon, welches Ihrer Endgeräte Sie verwenden.

Eine geeignete Lösung, um günstiger zu telefonieren, ist also eine moderne Telefonanlage wie AIC zu nehmen, gepaart mit einem zuvor beschriebenen Pool Tarif.

Damit nutzen Sie die Kostenvorteile durch die Integration Festnetz und Mobilfunk gemeinsam mit einem Kontingent von Services, Minuten und Datenvolumen. Interne Gespräche, egal ob Festnetz oder Mobilfunknetz, sind hierbei kostenlos.

4. Kombi Vorteile: Services verbinden

Weitere Vorteile durch Verbindung mehrerer Services ergibt sich durch folgende Kombinationen:

  • Internet, TV & Telefonie: die Business Gigakraft Kombi-Pakete sind perfekt auf den modernen Arbeitsplatz zu Hause, Remote und im Büro abgestimmt.
  • Laptop & Internet: Die Gesamtlösungen fürs Homeoffice und mobiles Arbeiten ermöglicht Ihren Mitarbeitern langfristig viel Flexibilität und Performance.

5. Roamingkosten in den Griff bekommen

Die Business Mobile-Tarife von Magenta enthalten unter anderem Roaming Freieinheiten bis zu 120 GB in der EU und 200 Min/200 SMS/1 GB weltweit, zum Teil unlimitiertes Datenvolumen in Österreich und unlimitierte MIN/SMS in AT sowie innerhalb der EU-Zone (Stand: September 2021).

Mit den Teamplay Handytarifen für große Unternehmen bietet Magenta Business zusätzlich ein Tarifmodell an, bei dem sich mehrere Mitarbeiter ein Gesamtkontingent aus Freieinheiten teilen können – ideal für Unternehmen, deren Außendienstmitarbeiter regelmäßig im Ausland unterwegs sind. Kunden von Magenta Business können zwischen sieben zur Verfügung stehenden Poolarten in vielen Größen auswählen und profitieren so von maximaler Flexibilität sowie optimaler Kostenkontrolle.

6. Bei großem Datenverbrauch im Ausland WLAN verwenden

Wenn Sie am Smartphone Ihre E-Mails checken, eine Adresse via Google Maps suchen oder eines Ihrer Social-Media-Profile aktualisieren, ist immer ein Datentransfer im Spiel. Bisweilen verursachen manche Apps im Hintergrund einen Datentransfer, von dem Sie gar nichts merken. Wenn Sie sich im Inland befinden, entstehen durch all diese und weitere Aktivitäten am Smartphone dank inkludiertem Datenvolumen nur selten Mehrkosten. Im Ausland ist das allerdings schnell mal anders.

Je nachdem, in welchem Land Sie sich befinden, können ein paar Klicks schon ziemlich teuer werden. Um Kosten für Datenroaming ganz auszuschließen, deaktivieren Sie die Datennutzung auf Ihrem Handy oder über das Self-Service-Portal Ihres Mobilfunkbetreibers.

Für das gelegentliche Checken Ihrer Mails und Social-Media-Aktivitäten kommen Sie mit einem Roaming Paket zumindest in den EU-Mitgliedsstaaten ganz gut aus. Sollten Sie ein größeres Datenvolumen für Up- & Downloads benötigen, dann nutzen Sie dafür am besten ein sicheres WLAN Netzwerk. Denn öffentliche Hotspots sind i.d.R. nicht ausreichend gesichert.

Mit der VoWiFi Roaming Option sind unsere Kunden noch besser erreichbar, indem sie sich ins WLAN einwählen. So kann auch an Orten telefoniert werden, die baulich bedingt keinen ausreichenden Mobilfunkempfang ermöglichen.

  • Im WLAN erreichbar: Einfach mit einem WLAN verbinden und telefonieren und SMS versenden wie gewohnt. Alle Gespräche und SMS werden so abgerechnet, als ob der Kunde sich im Magenta Mobilfunknetz befinden würde
  • Weltweit mobil telefonieren: Alle Gespräche und Nachrichten über WLAN Call im Ausland kosten genau soviel, als wenn der Teilnehmer aus Österreich in das jeweilige Land anrufen würde
  • Keine App notwendig: Weder der Kunde noch der Gesprächspartner benötigt für einen WLAN-Call eine eigene App. Die Funktion ist regulärer Bestandteil der Telefon-Einstellungen. So können sowohl unsere Kunden als auch deren Gesprächspartner wie gewohnt über die normale Mobilfunk- oder Festnetznummer erreicht werden, ganz ohne WhatsApp, Skype etc.

7. Videotelefonie einsetzen

MS Teams, Zoom, Google Meet und andere Videotelefonie-Tools sind eine beliebte Alternative zum Telefon, die sich besonders gut für Online Meetings im geschäftlichen Umfeld eignen. Für MS Teams ist zwar eine kostenpflichtige Lizenz notwendig, doch ist das Tool auch sehr vielfältig in Bezug auf produktive Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitern einsetzbar. Für Zoom und Google Meets stehen sogar Premium Versionen zur Verfügung.

Fazit: Telefonkosten im Business Alltag senken

Wie Sie sehen, gibt es einige konkrete Möglichkeiten, um Ihre Telefonkosten zu senken. Moderne Lösungen, wie Telefonanlagen in der Cloud, Kollaboration Tools und günstige Videokonferenztools sparen nicht nur Geld, sondern machen Ihr Unternehmen langfristig auch effizienter.

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