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Trello ist eine Anwendung, die aus dieser Masse der Produktivitäts-Apps heraussticht. Denn mit kaum einer anderen Anwendung ist es einfacher, die Übersicht über Ihre Projekte zu behalten, und alle Teammitglieder immer und überall auf dem neuesten Stand zu halten.

Egal, wo Sie und Ihre Mitarbeiter sich gerade befinden. Denn Trello gibt es als App für die wichtigsten Tablet- und Smartphonebetriebssysteme Android, iOS, Windows und Kindle Fire.

Die Anwendung selbst ist ein echter E-Mail-Killer. Im positiven Sinne. Denn Mails, in denen ein Kollege den anderen über den aktuellsten Stand eines Projektes informiert, sind mit Trello überflüssig. Wir haben uns für Sie schlau gemacht, wie Sie diese Anwendung nutzen können um 100 mal besser zusammenzuarbeiten.

Basisversion ist für Vieles ausreichend

In der Basisversion, die für viele Unternehmen und Projekte völlig ausreichend ist, ist die Anwendung der New Yorker Software-Schmiede FogCreek gratis. Es kostet Sie also nur ein bisschen Zeit, Trello auszuprobieren. Da das Arbeiten mit Trello so einfach ist wie das Hantieren von Notizzettel auf einer Tafel, dauert es nur ein paar Minuten, um sich mit der Anwendung vertraut zu machen.

Beispiel: Projekt Unternehmensblog

Um die Funktionen von Trello greifbarer zu machen, nehmen wir einen konkreten Anwendungsfall. Sie betreiben eine größere Gärtnerei. Um neue Kunden zu gewinnen, haben Sie eine Agentur damit beauftragt, regelmäßig Blogbeiträge für Ihre Unternehmensseite zu erstellen.

Die Agentur selbst arbeitet mit mehreren freien Mitarbeitern zusammen, die diese Blogbeiträge schreiben. Bei regelmäßigen Redaktionskonferenzen, an denen der Auftraggeber, die Agentur und alle freien Mitarbeiter teilnehmen, fixieren Sie die Themen für die einzelnen Blogbeiträge und wann diese erscheinen sollen.

1. Richten Sie Ihr Redaktions-Board ein

Um das Projekt „Unternehmensblog“ zu starten, ist zunächst einmal eine Registrierung bei Trello notwendig. Eine E-Mail-Adresse und ein Passwort reichen aber aus. Gleich danach begrüßt Sie das Programm mit einer Übersicht auf der Sie „Meine Boards“ finden. Was ein Board in Ihrer Organisation darstellt, hängt von Ihnen ab. Ein Board kann Ihre gesamte Firma sein, es kann einer Ihrer Stammkunden sein oder auch ein bestimmter Auftrag. Sie können so viele Boards erstellen, wie Sie brauchen.

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Um bei unserem Beispiel „Unternehmensblog“ zu bleiben, kreieren wir ein Board für einen Redaktionsplan. Klicken Sie dafür einfach auf die graue Schaltfläche „Neues Board erstellen“ und geben Sie den Titel „Redaktionsplan“ ein. Es erscheint ein blauer Bildschirm, auf dem Sie eine graue Schaltfläche mit dem Titel „Eine Liste hinzufügen“ finden. Nun können Sie für jeden Monat eine eigene Liste eingeben. Sie können so weit voraus planen, wie Sie wollen. Das Menü zum Board finden Sie auf der rechten Seite des Bildschirms. Dort können Sie Mitglieder zum Board einladen und andere Zusatzfunktionen abrufen.

2. Jeder Blogbeitrag ist eine Karte

Sobald Sie eine Liste eingegeben haben, finden Sie unter dem Titel die Option „Eine Karte eingeben.“ Die Karte ist auf Trello jener Ort, wo die eigentliche Projektarbeit stattfindet. Wo die User Ideen beschreiben und diskutieren, Checklisten verfassen und Fristen festlegen. In unserem Gärtnerei-Beispiel steht eine Karte idealerweise für einen Blogbeitrag, den Sie bei Ihrer Agentur in Auftrag geben.

3. Briefing schreiben

Nehmen wir an, Sie wollen im September drei Artikel auf Ihrer Website veröffentlichen. Einer davon soll den Titel „Warum Sie einen Holunderstrauch nicht aus Ihrem Garten entfernen sollten“ tragen. Unter „Die Beschreibung bearbeiten …“ können Sie nun alle Informationen eintragen, die für die Realisierung des Blogbeitrages notwendig sind: Eine Inhaltsangabe, was in dem Artikel stehen sollte. Webseiten, unter denen weitere Informationen zu finden sind, und zu denen der Beitrag hinverlinken sollte. Telefonnummern und Namen von Ansprechpartnern, die der Verfasser unbedingt kontaktieren sollte. Und vieles mehr.

4. Teammitglieder einladen

Um diese Informationen Ihrer Agentur und einem der Autoren zur Verfügung zu stellen, müssen Sie diese als Mitglieder hinzufügen. Das können Sie mithilfe des Buttons „Mitglieder“ bewerkstelligen. Wenn die betreffende Person bereits auf Trello registriert ist, dann finden Sie seinen Namen auf der angeführten Liste unter dem Eingabefeld. Sollte die Person nicht auf Trello sein, dann geben Sie die E-Mail-Adresse ein, und der Betreffende erhält eine Nachricht.

Alle Mitglieder können Ihre Informationen nicht nur lesen, sondern auch selbst Kommentare verfassen. Wenn etwa der Agenturchef noch eine Website gefunden hat, auf der hilfreiche Informationen zu finden sind. Oder der Redakteur weiß bei seinen Recherchen nicht mehr weiter, und bittet die anderen Mitglieder, ihm einen Ansprechpartner zu nennen. Dank eines des Mitgliedsnamens direkt vorangestellten „@„ können Sie Teammitglieder direkt ansprechen. Kurz gesagt: Auf einer Karte ist es möglich, per Chat über das Projekt zu diskutieren.

5. Labels erleichtern die Übersicht

Jede Karte lässt sich mit einem Namen und/oder einer Farbe kennzeichnen. Die listenübergreifende Suche (ganz oben links am Bildschirm zu finden) erfasst diese Bezeichnungen. Sie können mit diesen Labels also ein von Ihren Listen und Boards unabhängiges Ordnungssystem realisieren. In unserem Beispiel könnten Labels für ein Themengebiet stehen, wie etwa „Garten neu gestalten“. Wenn Sie bereits zahlreiche Blogbeiträge zu diesem Thema auf ihrer Website publiziert haben, könnten Sie diese zu einem Whitepaper zusammenfassen. Trello hilft Ihnen bei der Zusammenstellung dieser Publikation.

6. Checkliste erstellen und abarbeiten

Was wäre ein Projekt ohne Checkliste. Diese stellt sicher, dass wichtige Punkte auch tatsächlich abgearbeitet und nicht vergessen werden. Bei Trello trägt jede Checkliste einen Titel, unter dem Sie dann bestimmte Aufgaben eintragen können. Wenn ein Teammitglied eine dieser Aufgaben erledigt hat, kann er es per Mausklick abhacken. Der Redakteur kann etwa ein Häkchen machen, wenn er einen Ansprechpartner kontaktiert hat.

Der Agenturchef hakt ab, wenn er den Artikel durchgelesen hat. Einer Ihrer Mitarbeiter kann abhaken, wenn er den Artikel auf inhaltliche Richtigkeit überprüft hat. Praktisch: Ein farbiger Balken zeigt, wie weit das Projekt, oder auch ein Teil davon, fortgeschritten ist. Denn Sie können bei Bedarf auch mehrere Checklisten auf einer Karte notieren.

7. Frist setzen und einhalten

Damit fixieren Sie die Frist für ein Projekt. In unserem Bespiel kann das etwa das Erscheinungsdatum eines Blogbeitrages sein. Dank einer Kalenderansicht behalten Sie die Übersicht, wann welcher Blogartikel fertig sein muss. Die Kalenderansicht aktivieren Sie, wenn Sie in der Kopfzeile des Boards auf die Schaltfläche „Kalender“ klicken, die Sie auf der rechten Seite finden.

Dort können Sie auch zwischen einer Monats- und Wochenansicht wählen. Praktisch: Die Mitglieder eine Karte bekommen von Trello kurz vor Ablauf einer Frist eine Benachrichtigung auf ihr Smartphone, in ihr E-Mail-Postfach und auf Trello. Eine für die Termintreue durchaus förderliche Funktion. Allerdings: Die Benachrichtigungen lassen sich auch deaktivieren.

8. Dem Projekt Dokumente und Dateien zuordnen

Unter dem Menüpunkt "Anhang" können Sie an eine Karte ganze Dokumente anfügen. Etwa Texte, oder Bilder, die bei der Recherche hilfreich sind. Dabei unterstützt Trello auch Cloud-Speicherdienste wie Google Drive, Dropbox, OneDrive und Box. So können Sie auch relative „große“ Dokumente zu einer Karte hinzufügen. Denn Anhänge an Karten direkt in Trello sind auf 10 Megabyte begrenzt.

9. Aktionen erleichtern Zusammenarbeit

Diese Menüpunkte beinhalten noch weitere praktische Funktionen, die das Zusammenarbeiten erleichtern. Sie können etwa die jeweilige Karte in ein neues Board oder eine neue Liste verschieben. Dies ist innerhalb eines Boards aber auch per Drag&Drop möglich. Sehr angenehm ist die Abo-Funktion. Jedes Teammitglied, das diese aktiviert, bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald irgendeine Aktivität auf der Karte stattgefunden hat.

Wenn Ihnen etwa noch ein wichtiger Ansprechpartner für einen Blogbeitrag eingefallen ist und Sie diese Informationen auf der Checkliste einer Karte einfügen, dann bekommen alle Teammitglieder eine Nachricht. „Archiv“ ist für Karten bedacht, die bereits abgearbeitet wurden. Löschen können Sie in Trello nichts - es wird alles bloß archiviert und ist damit auch später wieder abrufbar.

10. Praktisches als Zusatzfeatures

Unter „Freigabe und Mehr“ finden Sie weitere praktische Tools. So können Sie eine Karte auch ausdrucken, oder als JSON-Objekt in andere Anwendungen exportieren. Hier finden Sie auch eine Webadresse, unter der die jeweilige Karte abgerufen werden kann. Allerdings ist dies nur möglich, wenn Sie das gesamte Board für die Öffentlichkeit freigegeben haben. Eine für geschäftliche Zwecke und für unseren Redaktionskalender wohl selten gebrauchte Option. Denn auch für Gärtnereien gibt es ein Redaktionsgeheimnis.

Arbeiten mit Trello: Vom Kindergeburtstag bis hin zum IT-Support

Das wär’s eigentlich schon. Mithilfe dieser wenigen Schritte lassen sich sowohl einfache als auch komplexe Projekte managen. Wenn Sie Trello noch besser kennen lernen wollen, dann klicken Sie sich selbst durch das Programm. Vieles ist selbsterklärend und logisch. Oder machen Sie sich auf den Hilfe-Seiten von Trello schlau. Von der Organisation einer Kindergeburtstagsparty bis hin zum IT-Support, mit Trello lässt sich jedenfalls vieles schnell auf die Beine stellen. Denn Teams lassen sich dank der Applikation auch sehr kurzfristig bilden, und effizient managen. Ganz gleich, auf welchem Punkt der Erde sich die einzelnen Mitglieder befinden.

Sicherheit: Ihre Daten bleiben bei Trello

Der Herstellerfirma FogCreek sollten Sie bei der Nutzung von Trello allerdings schon ein wenig vertrauen. Denn alle Daten liegen auf deren Servern. Und dort bleiben Sie auch. Sie müssen selbst beurteilen, wie wertvoll die Daten, mit denen Sie auf Trello arbeiten, für andere sein könnten.

Ein Redaktionsplan für einen Gärtnereiblog hat wohl nur für alle daran Beteiligten einen hohen Wert. Eine völlig neue, von Ihnen gezüchtete Nutzpflanze könnte da schon ein attraktiveres Ziel für Hacker sein. Eine solche Züchtung über Trello zu managen, ist also nicht empfehlenswert.

Fazit: Arbeiten mit Trello

Schnell zu erlernen, leicht zu bedienen, auf nahezu allen Plattformen einzusetzen und dabei kostenlos. Was will man von einem Collaboration-Tool mehr? Sicherheit, möglicherweise. Ein etwas höheres Maß davon bietet die kostenpflichtige Enterprise-Version der Software. Diese beinhaltet unter anderem die Übertragung über das sichere Kommunikationsprotokoll SSL und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Auch Ihre eigenen Trello-Daten lassen sich leichter exportieren und somit sichern. Die ebenfalls kostenpflichtige Version Trello Gold offeriert gegenüber der Basisversion vor allem erweiterte Design-Optionen und ein Mehr an Funktionalität. Sie könnten sich den Preis von fünf Dollar pro Monat auch über die Anwerbung neuer Trello User zurückverdienen. 

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